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La factura es un documento de tipo mercantil que contiene los datos de una operación comercial. Su emisión es obligatoria para las empresas y autónomos al cobrar sus productos o prestar sus servicios.
Pero también puede ser emitida para realizar correcciones de facturas anteriores o para agrupar facturas en cierto período.
Cómo ves, existen diferentes clases de facturas. Y si eres autónomo o administras tu empresa es preciso que las distingas. Por esto te traemos una explicación detallada de los tipos de facturas, en qué se diferencian y cuándo utilizarlas.
Qué tipos de facturas existen
En el mundo comercial se pueden registrar o documentar las operaciones en 6 tipos de facturas: ordinaria, simplificada, proforma, rectificativa, recapitulativa y electrónica
Estas facturas pueden distinguirse de acuerdo a su contenido, como la factura ordinaria, la rectificativa o la recapitulativa. También pueden clasificarse de acuerdo al valor legal que posean, distinguiéndose la factura proforma de las ordinarias o completas.
Otra manera de clasificarlas es según las formas de emisión de una factura, pudiendo encontrarse las facturas de papel o la factura electrónica. Cada una de estas facturas presenta una función diferente, veamos a continuación sus detalles:
Factura simplificada o ticket
Este tipo de factura es el ticket de compra que siempre han entregado los comercios o tiendas, por ejemplo, cuando compras prendas de vestir. Pero con la entrada en vigor del nuevo reglamento de facturación, el ticket pasa a ser una factura simplificada con validez fiscal, siempre que:
- El importe no supere los 400 €.
- La operación no exceda los 3000 €, solo si para dicha operación se hubiera permitido la emisión de tickets en el reglamento de facturación anterior.
La diferencia entre la factura simplificada y la completa radica en su contenido, puesto que la simplificada no contiene los siguientes datos:
- Datos del destinatario: domicilio y NIF, solo si el receptor no solicita su inclusión.
- El desglose del IVA. Solo se indica el importe con el IVA incluido.
Factura completa ordinaria
Entre todas las clases de facturas, la factura ordinaria o completa es la que se utiliza en las operaciones comerciales de compraventa o en la prestación del servicio.
Su estructura es estándar, conteniendo todos los datos, sin falta, de la operación que refleja. Como el número de factura y los datos fiscales tanto del emisor como del receptor del documento, entre otros datos obligatorios.
Factura proforma
La factura proforma es una factura que se entrega al cliente para indicarle una oferta comercial o presupuesto. Es decir, le muestra los datos de una futura operación.
Por lo tanto, una factura proforma puede considerarse como una factura provisional o informativa, sin validez fiscal ni efectos contables.
Pero pudiera tener validez jurídica. Cuando existe algún problema de pago con un cliente que alega falta de acuerdo, la factura proforma es un documento que acredita una actividad previa de acuerdo o de información.
Factura rectificativa
La factura rectificativa es la que se emite para corregir o añadir alguna información a las facturas ordinarias o completas, siempre que no hubiesen transcurrido más de 4 años a partir del devengo de la factura errónea. Pero se debe tener presente que la factura original siempre debe permanecer intacta.
Existen dos formas de emisión de una factura rectificativa:
- Con todos los datos. En este caso se está sustituyendo a la factura original.
- Solo con los datos que se corrigen o se añaden. Caso en el que serán válidas ambas facturas (original y rectificativa).
Es muy común realizar facturas rectificativas cuando existe un error de concepto, una aplicación inadecuada del impuesto o un error en los datos del cliente.
Factura recapitulativa
La factura recapitulativa es muy útil para agilizar el proceso de facturación. Se realiza para agrupar, en un único documento, las diversas operaciones de compra/venta con un mismo cliente, que se hayan celebrado en el mismo mes natural y que correspondan a igual período.
Por ejemplo, si has emitido varias facturas ordinarias a un cliente, dentro de un mismo mes, puedes realizar una factura recapitulativa que muestre toda la información de esas facturas.
Pero debes tener en cuenta que esta factura recapitulativa sustituirá a las anteriores (ordinarias), por lo tanto, las sustituidas deben declararse nulas.
Factura electrónica
La factura electrónica posee la misma validez legal y fiscal que una factura en papel. La única diferencia entre estas facturas es el medio de expedición. Puesto que las formas de emisión de una factura electrónica son los medios telemáticos o electrónicos.
Para que sea realmente válida, la factura electrónica debe contener todas las partes de una factura ordinaria. Además, al transmitir la factura electrónica, debe existir consentimiento tanto del emisor como del receptor.
Por esto, aunque no sea obligatorio la inclusión de la firma electrónica en dicha factura, sí que es recomendable a efectos legales.
Datos que debe incluir una factura comercial
Para que la factura comercial sea válida debe cumplir con los requisitos formales que estipula el “Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación”, comúnmente conocido como Ley de facturación. Según este texto legal, las partes de una factura son:
- Número y serie. La numeración debe ser correlativa. Y en caso de que el emisor cuenta con diversos establecimientos o sus operaciones comerciales sean de distinta naturaleza, podrán crearse series de numeración.
- La fecha de expedición.
- Datos fiscales del emisor y del destinatario:
- Nombre y apellidos / razón social.
- CIF o NIF.
- Domicilio o dirección fiscal.
- Concepto o descripción de la operación comercial.
- Base imponible.
- El tipo de impuesto aplicado.
- La cuota tributaria.
- El Importe total de la operación.
- La fecha de la operación que se documenta.
No olvides que estos datos deben incluirse tanto en las facturas en papel como en las electrónicas. Siendo más ventajoso emitir facturas electrónicas, porque agilizan el proceso comercial, se localizan de forma rápida y ayudan a ahorrar tiempo y dinero.
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