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Si se analiza el funcionamiento de una empresa a lo largo de los años, se notará cómo sus procesos han ido cambiando, y, en especial, cómo los métodos de resolución se han ido adaptando a la coyuntura. La tecnología ha revolucionado la forma de operar, simplificando y eficientizando aquellas tareas que antes se hacían de forma física. Este es el caso de la firma electrónica, la cual evita desplazamientos, acelera procesos, y elimina el uso de papel y tinta, además de ser completamente segura y más cómoda.
Al utilizar un programa para firmar electrónicamente un documento se pueden obtener varias ventajas, ya que, además de permitir firmar con certificado digital, puede ofrecer otras funciones como, por ejemplo, enviar y recibir contratos, crear flujos de firma o validar su autenticidad.
Contar con este software se ha vuelto imprescindible para las empresas, por lo que en esta nota te contaremos qué es un programa de firma electrónica, para qué sirve, cómo funciona y cuáles son sus ventajas.
Qué es y para qué sirve un software de firma electrónica
El software de firma electrónica es una herramienta que permite firmar un documento de forma digital, así como gestionar el proceso de firma y validarlo. Gracias a él se agilizan las tareas y se puede acceder a otras funciones necesarias para la correcta administración de los documentos firmados.
Por ejemplo, cuando se desea enviar un contrato a un cliente, firmar un documento público, realizar una transacción bancaria o cualquier otro trámite o procedimiento que requiera de la identificación, autorización o conformidad de una persona, se puede recurrir a esta herramienta y lograr, así, ahorrar tiempos y tener que estar presencialmente en algún sitio, a la vez de que posibilita llevar un registro exhaustivo y en tiempo real del proceso, entre muchos más beneficios.
Cuando se utiliza un certificado digital la firma de un documento se vuelve igual de válida que una manuscrita, pero es mucho más conveniente. La identidad del firmante queda verificada, así como la validez del documento, indispensable para la realización de trámites públicos o transacciones sensibles, tal como mencionado anteriormente. Los programas de firma electrónica permiten firmar con certificado digital, y hacer, así, que sea lo mismo firmar en papel presencialmente que electrónicamente a distancia.
Aplicaciones de un software de firma electrónica
Los siguientes son algunos ejemplos de cuándo se suele utilizar un software de firma electrónica:
- Celebrar contratos
- Firmar transacciones o documentos comerciales o bancarios
- Realizar declaraciones tributarias
- Llevar a cabo trámites de la administración pública
- Votar electrónicamente
- Para el historial clínico
Cómo funciona un software de firma electrónica
Los pasos a seguir para firmar un documento dependen del programa instalado. No obstante, y en términos generales, cuando el usuario necesita firmar un archivo y cuenta con un certificado digital, a través del software de firma electrónica se generará un documento único que no podrá ser modificado. En caso de ser cambiado, se creará otro. Durante el proceso se requerirá de una contraseña para validar la identidad.
Usos de un software de firma electrónica
Algunas de las acciones más típicas que puedes realizar con los programas de firma digital son:
- Seleccionar qué tipo de firma utilizarás.
- Sellar un documento.
- Firmar varios archivos en simultáneo.
- Dar seguimiento al proceso de firma.
- Verificar la autenticidad del documento.
- Personalizar la firma.
Ventajas de contar con un software de firma electrónica
Utilizar un software de firma electrónica para firmar un documento o gestionar procesos de firma trae grandes ventajas para cualquier organización o individuo. Como resultado, hoy en día es muy inusual encontrar empresas que no hayan adquirido el hábito de usar estos sistemas en sus operaciones diarias. Los siguientes son algunos de los beneficios que proveen:
1. Elimina la distancia
No importa dónde estés ni la hora que sea, siempre podrás firmar documentos mientras cuentes con un certificado digital y un programa de firma electrónica.
2. Mayor seguridad
Gracias a la utilización de certificados digitales la identidad del firmante queda corroborada, así como la veracidad del documento. Los software de firma electrónica aseguran que los documentos no han sido manipulados y reduce de esta manera el riesgo al fraude. En adición, el archivo puede ser encriptado con contraseña privada, convirtiéndolo en más seguro.
3. Mayor productividad
Con los programas de firma digital ya no es necesario imprimir papel, firmarlo, escanearlo y enviarlo. Puedes firmarlo directamente desde tu móvil, tablet o desktop, lo que reduce el riesgo a errores y eficientiza los tiempos. Además, puedes encontrar todos los documentos centralizados en una misma herramienta, fundamental para reducir el tiempo de búsqueda o evitar que los archivos sean perdidos.
4. Mayor satisfacción de clientes, partners y empleados
Optimizar el proceso de firma trae ventajas para cualquier parte involucrada en él. Además de ser más cómodo y prolijo, resulta más sencillo y rápido, incrementando la satisfacción de quienes participen en el proceso.
5. Reduce costos
Almacenar los documentos firmados digitalmente evita la necesidad de espacio físico de guardado, así como de materiales administrativos. Además, ahorra viáticos en desplazamientos, servicios de mensajería y tiempo que podría ser dedicado a otra tarea.
6. Cuida el medio ambiente
La firma electrónica pone fin a la impresión de documentos, ahorrando papel y tinta. Además de tener un beneficio económico, esto contribuye al cuidado del medio ambiente.
7. Más posibilidades de negocios
Poder cerrar acuerdos rápidamente en el momento indicado resulta fundamental para el equipo de ventas de una empresa. Gracias a la utilización de softwares de firma electrónica los tiempos en el proceso de firma se verán reducidos, permitiendo aprovechar las oportunidades cuando surgen.
Software de firma electrónica para empresas y particulares GoSign
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GoSign Desktop
GoSign Desktop es un software gratuito con el cual podrás firmar, sellar y verificar todos tus documentos de forma rápida y sencilla.
GoSign PRO
Con la versión PRO podrás firmar, sellar y validar varios archivos a la vez, enviar contratos a firmar y descargar informes
GoSign BUSINESS
GoSign Business ofrece funciones avanzadas para el proceso de firma, como la creación de flujos más complejos o la gestión de procesos de validación. Permite compartir los documentos con cualquier persona y monitorear cada instancia en tiempo real, tanto desde tu desktop como desde tu teléfono o tablet.
Son muchas las ventajas de contar con un software de firma digital, y cada vez son más las empresas que eligen GoSign para sus procesos de firma electrónicos. Si tienes dudas o consultas respecto a nuestros productos, puedes contactarnos haciendo clic aquí.
