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Con la transformación digital, las empresas han logrado aumentar su competitividad a través de soluciones tecnológicas, y el aumento del teletrabajo ha representado dinamismo en las operaciones.
Cada vez son más las empresas que se encaminan en dirección a las nuevas herramientas, pero en el proceso de adaptación al mundo digital, viene la búsqueda y aumento de la ciberseguridad para la protección de la información.
Durante años, la gestión de la custodia documental ha sido un reto para muchas empresas, ya que cada día se generan grandes cantidades de documentos con información corporativa que deben ser almacenados, organizados y gestionados adecuadamente.
Desde facturas, contratos y pedidos hasta albaranes, imágenes, vídeos y grabaciones de audio, todos estos documentos exigen mucho espacio de almacenamiento.
Y es que la información se ha convertido en el mayor activo de las organizaciones, ya que se utiliza para tomar decisiones, evaluar estrategias y aprobar transacciones.
A pesar de su importancia, encontrar rápidamente la información necesaria no siempre resulta fácil, tal como reflejan las estadísticas: un trabajador medio pasa el 20% de su jornada laboral buscando documentos o información.
¿Qué es SafeLTA para la custodia documental digital?
La gestión documental (también llamada gestión de oficina o gestión de negocio) permite a las empresas y a las personas físicas obtener muchas ventajas como:
- Organizar la información
- facilitar su manejo por múltiples personas
- Buscar y encontrar la información necesaria en cada momento
- Reducir el espacio de almacenamiento (evitando el papel, las copias…)
La progresiva implantación de la gestión documental en los procesos empresariales ha conseguido digitalizar gran parte de la información. Y a pesar de los beneficios también genera nuevos problemas: la custodia.
Cuando trabajábamos en papel, este problema estaba solucionado: se eliminaba la documentación innecesaria y se guardaba en cajas en un custodio.
Sin embargo con los documentos digitales no existe esa solucíon: un gestor documental está diseñado para guardar documentos durante un tiempo corto (el de negocio u oficina, que no supera los 5 años).
Así pues nos enfrentamos a los siguientes problemas:
- Almacenamiento (espacio). Esto se resuelve con servicios en la nube
- Asegurar la disponibilidad en el largo plazo
- Validar la integridad de la información
- Certificar la autenticidad (el origen)
- Y por supuesto, el coste de los recursos necearios.
A esto hay que añadir el problema del valor legal de los documentos: las firmas digitales, sellos y sellos de tiempo requieren de procesos específicos para mantener su validez.
Estos son los problemas que resuelve el archivo a largo plazo, también conocido como preservación o custodia (o LTA por sus siglas en inglés: “Long Term Archivin”)
¿En qué consiste la custodia SafeLTA?
Ante esta necesidad, Camerfirma presenta su servicio SafeLTA.
Una solución personalizada de custodia documental a largo plazo, diseñada para empresas u organismos que necesitan preservar el valor legal de su información y documentos a lo largo del tiempo. Y en algunos casos, cumplir con los requisitos normativos de seguridad.
Gracias a SafeLTA, se reduce el riesgo jurídico de las empresas al preservar el valor probatorio de los documentos y sus firmas, y al hacer que la responsabilidad recaiga en Camerfirma como Prestador Cualificado del Servicio de Custodia (* Este servicio lo define la eIDAS 2 que se está discutiendo en el triálogo europeo y que se espera aprobar a finales de este año. Hasta su aprobación, no existe como tal un servicio cualificado)..
La preservación no es únicamente una tecnología, sino que incluye herramientas, procesos, estándares y estrategias, para proteger la autenticidad y la integridad de los objetos digitales.
Como bien indica nuestro CEO Alfonso Carcasona: “Con SafeLTA está garantizada la validez jurídica de los documentos archivados y custodiados. Sectores como la banca, seguros y utilities han de guardar la documentación por un largo periodo de tiempo, durante el cual pueden necesitarla para aportarla a otra empresa o, incluso, en un proceso judicial.
Por ello, es vital contar con una solución que garantice que el proceso de custodia es impecable, como la que realiza Camerfirma como prestador de servicios de confianza cualificado”.
Otros sectores no regulados también se pueden aprovechar de la externalización de la custodia de documentos con valor legal (contratos, pedidos, facturas, consentimientos, pruebas y evidencias, logs de servidores, etcétera)
¿Cómo funciona el sistema de custodia digital SafeLTA?
En aras de llevar a cabo un proceso de conservación riguroso, Camerfirma genera «paquetes de información» que se ajustan al estándar Open Archival Information System (OAIS) y a los requerimientos establecidos por las normativas europeas, nacionales e internacionales (Dublin Core, METS, EAD, PREMIS, ENI…).
Estos paquetes almacenan no solo el documento, sino también toda la información relevante, incluyendo:
- Índices o atributos de negocio. Es decir la información que se necesita para buscar y recuperar los documentos (por ejemplo, fecha de factura, NIF del proveedor, tipo de documetno…), lo que enriquece y simplifica el acceso a los mismos para el cliente a lo largo del tiempo. De esta manera, se garantiza que la información se mantenga disponible durante el período de almacenamiento acordado.
- Metadatos de custodia. Es decir, toda la información sobre el objeto y su proceso de custodia que va a permitir certificar la validez del documento y su integridad aunque se den cambios tecnológicos (formatos, firmas, cifrados…) que permiten asegurar la validez y legibilidad en el largo plazo.
Camerfirma cumple con todos los estándares técnicos de interoperabilidad promovidos por la Unión Europea (proyecto CEF, estándar E-ARC) . De ese modo, los clientes están tranquilos sabiendo que su información es legible ya que usa estándares abiertos y no depende del proveedor.
Los documentos almacenados en Camerfirma están disponibles para su descarga y búsqueda por parte de los usuarios autorizados, quienes tienen acceso a copias con metadatos asociados dentro de su espacio de almacenamiento.
También puede definir Áreas de negocio y tipos documentales para dar permisos restringidos a los usuarios (ya sean internos o auditores externos).
Una vez que se completa el período de retención (el tiempo de almacenamiento establecido por el cliente para cada tipo documental), el cliente tiene la opción de eliminar, mantener o transferir los datos a otro archivo.
¿Qué beneficios ofrece la custodia documental SafeLTA para las empresas?
- La validez de los documentos digitales dado que el sistema garantiza la autenticidad, integridad y legibilidad a lo largo del tiempo.
- La disponibilidad y recuperación de los documentos aseguran un acceso rápido a la información que contienen en el momento que se necesite.
- La usabilidad. Gracias al sencillo interfaz de SafeLTA todas las tareas necesarias para interactuar con el sistema, como almacenar, buscar, verificar y difundir información se realizan sin dificultad.
- Integración fluida con aplicaciones externas: SafeLTA se ha concebido como un sistema integrado. Es decir, dispone de un API (o capa de integración) que permite a los clientes realizar todas las tareas necesarias a lo largo de la vida del contrato sin tener que acceder manualmente al sistema. Además, pueden incorporarse conectores que permiten una interoperabilidad con diversas aplicaciones de terceros, como por ejemplo LegalCare para formatos y sistemas médicos estándar.
- Reducción de gastos operativos: disminución de los gastos operativos relacionados con la gestión de documentos archivados, lo que conlleva una reducción de costes.
- Universalidad europea: La arquitectura de SafeLTA es escalable para cumplir con los requisitos reglamentarios de cualquier país de Europa, y se pueden agregar funciones adicionales previas a la custodia (validación de firmas, revisión de antivirus o malware, transformación de formatos…) o durante la misma (generación de nuevos formatos para la visualización, expurgos automáticos…).
- Garantía de cumplimiento normativo: la conservación de documentos y firmas a través de Camerfirma, como Prestador de Servicios de Confianza Cualificado, asegura que se cumplan con los requisitos legales y normativos en cuanto a la validez y autenticidad de los mismos, lo que disminuye el riesgo jurídico.
En Camerfirma queremos ponértelo fácil, así que no dudes en contactar con nosotros si necesitas ayuda o tienes alguna pregunta. Los expertos en custodia documental de nuestro equipo te asesorarán y te proporcionarán una solución adaptada a tus necesidades.
