El sistema OCR es una herramienta que permite la rápida digitalización de documentos en archivos de texto completamente editables, permitiendo a las empresas elevar su capacidad operativa y competitiva.

Se trata de un sistema que puede emplearse como estrategia comercial para facilitar el crecimiento del negocio y proporcionar al cliente la mejor experiencia. 

En este nuevo artículo te explicamos todo sobre el OCR: qué es, cómo funciona y qué ventajas trae a tu empresa…

¿Qué es OCR o reconocimiento óptico de caracteres?

El reconocimiento óptico de caracteres, también conocido como OCR por sus siglas en inglés optical character recognition, es una solución tecnológica e informática que sirve para extraer texto de imágenes, sean documentos digitales o de fotografías, siempre con el fin de reutilizar los datos.

El OCR es un sistema que combina hardware y software con la capacidad de reconocer las letras, destacarlas y convertirlas en palabras y en oraciones, facilitando la edición del texto original y dejando atrás la entrada de datos de manera manual. Es muy empleado en el procesamiento de documentos legales.

Cuando el sistema OCR emplea algoritmos basados en la inteligencia artificial, estamos en presencia del ICR (reconocimiento inteligente de caracteres) que agrega técnicas más avanzadas, como la identificación del idioma y el reconocimiento del texto manuscrito.

¿Cómo funciona el sistema OCR?

En primer lugar, el documento o imagen debe ser escaneado o digitalizado por un software o aplicación OCR para obtener un mapa de bits o bitmap, compuesto por una serie de pixeles (puntos negros y blancos).

Después, el sistema de reconocimiento óptico de caracteres realiza un procesamiento detallado de la imagen en el que evalúa pixel por pixel para determinar las formas y rasgos que coincidan con alguna de las formas de los caracteres (número o letra).

De esta forma transforma la información extraída en datos entendibles y editables, dentro de un archivo informático, como el PDF u otro archivo de texto.

Por supuesto, el resultado será más o menos exitoso dependiendo de la nitidez y homogeneidad de la imagen. Mientras ésta tenga mayor claridad y se encuentre bien estructurada, el trabajo del OCR tendrá mejores resultados.

La capacidad de reconocimiento y precisión del OCR también dependerá del nivel de desarrollo del software. Por lo que la búsqueda de coincidencias puede efectuarla mediante comparaciones con las mismas fuentes que se hayan registrado previamente en el programa o puede implementar un análisis avanzado de las formas y características de los caracteres, mediante el aprendizaje automático y continuo.

Ventajas y beneficios de un sistema OCR

La capacidad que tiene el reconocimiento óptico de caracteres, para la búsqueda rápida y precisa dentro de un determinado contenido, facilita los trabajos en entornos empresariales y de oficina, sobre todo los asociados a la digitalización y escaneo de grandes volúmenes de documentos, a la recopilación de información en imágenes, etc.

En consecuencia, el OCR optimiza la capacidad operativa de cualquier organización, facilita la toma de decisiones porque pone mayor información al alcance y ayuda a que la empresa ofrezca un mejor servicio a los clientes.

Pero veamos con detalle cada una de las ventajas que aporta el reconocimiento óptico de caracteres:

• Fácil acceso a la información. Contar con la integración de la tecnología OCR, en los sistemas de gestión empresarial o en los sistemas para la relación con los clientes, ofrece la oportunidad de acceder más fácil y más rápido a la información o documentos que se encuentran almacenados como imágenes. Permite que el usuario busque información dentro de grandes bases de datos que contienen imágenes, con solo indicar algún nombre o número de referencia.
• Ahorro de tiempo. La tecnología OCR ayuda al ahorro de tiempo en cualquiera de las operaciones comerciales, gracias a la gran capacidad que tiene de revisar rápida y automáticamente un gran volumen de imágenes y encontrar las coincidencias.
• Reducción de costes. Porque ayuda a las organizaciones a reducir la captación y contratación de personal especializado en la digitalización y extracción de datos. Además, el OCR minimiza o elimina los gastos asociados a la impresión, envío y fotocopiado de los documentos.
• Reducción de errores. Un sistema OCR ofrece alta precisión debido a la automatización de la entrada de datos y elimina problemas como la pérdida de información.
• Mayor seguridad. Los documentos físicos pueden ser hurtados, pueden destruirse y perderse con mayor facilidad. Mientras que, con los datos escaneados, transformados y almacenados de manera digital pueden aplicarse métodos de resguardo de mayor seguridad, incluso restringiendo y cifrando su acceso. Además, ante desastres naturales o incendios, los datos digitalizados permanecerán seguros y podrán ser recuperados rápidamente.
• Transforma los documentos en formatos editables. El OCR convierte cualquier imagen o documento escaneado en un formato de texto editable, ayudando en las tareas de actualizar contenidos e información de manera periódica.
• Mejor experiencia al cliente o usuario. La tecnología OCR ayuda a almacenar y buscar la información de manera digital y con enorme rapidez. Por lo que las empresas pueden acceder rápidamente a los datos, para procesar pedidos y entregar información a los clientes en el menor tiempo de espera.

¿Para qué se utiliza el OCR?

El sistema OCR se emplea principalmente para convertir los documentos físicos escaneados y no editables (como PDF o PNG) en un formato que puedan leer las máquinas y permita editarse mediante procesadores de texto, como Excel, Word, Docs, etc.

Pero, realmente, los usos de esta tecnología son muy amplios, por ejemplo, se utiliza en:

• La verificación del pasaporte.
• El acceso de ciertos servicios a las personas discapacitadas visualmente, transformando el texto en voz.
• El reconocimiento de la matrícula dentro del sistema de tráfico.
• El seguimiento a las redes sociales.
• Los servicios de traducción automática con fotografías.

Además, también existen softwares OCR diseñados especialmente para la gestión de finanzas, para el proceso de facturas y recibos, para la contabilidad, etc. Y otros softwares OCR personalizados que emplean la IA y el aprendizaje automático para entrenarse continuamente en el reconocimiento de caracteres dentro de cualquier área o tarea que requiera una empresa.  

Aplicaciones del OCR para digitalizar documentos

El reconocimiento óptico de caracteres, para la digitalización de documentos, también puede ser empleado por las empresas para la verificación de datos o la extracción de información de los documentos de identidad.  Por ejemplo, para:

• Verificar datos en los documentos de identidad. El OCR es muy útil en los negocios o websites en los que debe controlarse la edad de las personas que desean acceder. En este caso se debe escanear el documento de identidad y el propio sistema extrae el dato numérico de la edad, lo verifica, válida la identificación y permite el acceso.
• Actualizar los DNIs de clientes. Las empresas emplean sistemas OCR en sus páginas web para efectuar una rápida y precisa digitalización de los DNIs, mediante el escaneo, validación y extracción de la información, para actualizar la base de datos de clientes.
  • Por ejemplo, los sistemas de OCR son muy empleados en las instituciones bancarias para ofrecer a sus clientes aplicaciones móviles y servicios de banca online que les permitan enviar o actualizar sus documentos.
• Verificación de firma electrónica. Una de las aplicaciones de un sistema OCR es la agilización de trámites y autenticaciones de documentos de forma digital, mediante el reconocimiento de las firmas electrónicas. Sin duda, es una manera en la que la empresa o instituciones reducen costes operativos y le permite al cliente o usuario un ahorro de tiempo y tener mayor satisfacción.
  • Por supuesto, en los casos de autenticación de un documento, los archivos que se firmen electrónicamente deben contar con técnicas de cifrado que protejan dicha firma contra la edición o visualización por usuarios no autorizados.

¿Qué tipos de documentos son verificables?

Normalmente, la tecnología OCR es empleada en la verificación de los siguientes documentos:

• Documento Nacional de Identidad DNI.
• Carnet de conducir.
• Pasaporte.

En cada uno de estos casos, un sistema OCR tiene la capacidad de escanear y extraer, en tiempo real, los datos que contiene el documento para agilizar el proceso de validación de la identidad del cliente o usuario.

El reconocimiento óptico de caracteres es muy utilizado en la apertura de cuentas bancarias a distancia o para acceder a servicios que requieran mayor seguridad. Resultando un gran aliado para las empresas y corporaciones del sector bancario, financiero, médico, legal, de la administración pública, de seguros, hipotecario…  

Es un sistema que puede ayudarte a ahorrar tiempo, reducir costes y retener a los clientes, mediante la digitalización de documentos fiscales, facturas, datos de nómina, información de contactos, historiales médicos, etc. 
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