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Desde optimizar la experiencia del huésped hasta facilitar la entrada autónoma con un solo clic, el software de gestión hotelera ideal debe ofrecer un equilibrio perfecto entre facilidad de uso, funciones avanzadas y seguridad.
Dado que cada establecimiento hotelero es único, ¿has considerado qué tipo de solución de gestión podría adaptarse mejor a tus necesidades presentes y futuras? ¿Cuál es el mejor programa de gestión hotelera según las funciones y servicios de tu alojamiento? Es fundamental contar con un sistema extensible que pueda evolucionar junto a las demandas cambiantes de tu hotel. Si aún no dispones de uno, no te preocupes, simplemente, te falta decidir el idóneo.
¿Qué es un programa de gestión hotelera?
Un programa de gestión hotelera, también conocido como PMS (Property Management System), es un software utilizado por establecimientos hoteleros para controlar, organizar y realizar de manera eficiente las actividades diarias. Estos sistemas están diseñados para facilitar la gestión de reservas, check-in y check-out, limpieza, disponibilidad de habitaciones, precios en canales de venta, gestión de ingresos y generación de informes, entre otras funciones.
La mayoría de los PMS actuales están basados en la nube, lo que a su vez ofrece herramientas que automatizan y optimizan las tareas, mejorando aún más, si cabe, la eficiencia operativa y la experiencia del huésped.
Características de un programa de gestión hotelera
Lo mismo que un hotel debe contar con una serie de características, véase diseño y decoración, servicios adicionales como un restaurante de calidad o un spa, para ser considerado de uno normal a un buen hotel, un buen software de gestión hotelera debe contar con una serie de características esenciales para garantizar su efectividad. ¿De cuáles estamos hablando?
Identificación y gestión de huéspedes
A nadie le gusta esperar. Y mucho menos de vacaciones o estando de negocios. Un PMS debe permitir la identificación rápida y segura de los huéspedes, almacenando sus datos de manera protegida. La razón es muy fácil. Esto agiliza el proceso de check-in y mejora la experiencia del cliente, lo que, además, nos permite personalizar su estancia y ofrecer servicios adicionales basados en sus preferencias y/o historial de visitas.
Otros beneficios son:
- Seguridad en la gestión de datos personales.
- Facilita la comunicación con los huéspedes.
- Mejora la fidelización del cliente.
- Optimización de la atención al cliente.
Seguridad de pagos y reservas
Quien más, quien menos, tiene un conocido o ha vivido en sus propias carnes, el temido overbooking. De ahí la importancia de disponer de un PMS que permita la gestión integral de las reservas, asegurándose, en todo momento, que la disponibilidad de las habitaciones se actualice en tiempo real. Por no hablar de contar con sistemas seguros de procesamiento de pagos y protección contra fraudes.
Un PMS fiable asegura que los huéspedes puedan reservar con confianza, sabiendo que sus datos están protegidos y que su habitación los estará esperando, lo que dicho con otras palabras viene a traducirse en tranquilidad para tus huéspedes.
Al ofrecer un proceso de reserva seguro y eficiente, los hoteles ofrecen a sus huéspedes una experiencia sin contratiempos desde el momento de la reserva hasta el check-out. Que es justo lo que queremos todos.
Integración de herramientas
Nos referimos a un software con la capacidad de sincronizar con sistemas de reserva en línea, canales de distribución, sistemas de gestión de ingresos, y otros software de terceros.
Software de terceros como:
- Canales de distribución (OTAs) como Booking.com, Expedia, Agoda o Airbnb.
- Sistemas de gestión de ingresos (RMS) como PriceLabs, RateGain o Duetto.
- Motores de reservas, tales como SynXis, Sabre o Amadeus.
Una API abierta facilitará estas integraciones, dándole a los hoteles la oportunidad de personalizar su stack tecnológico según sus necesidades específicas.
Onboarding digital de empleados
Uno de los temas delicados. Sin embargo, el onboarding para nuevos empleados se puede simplificar enormemente con un PMS que ofrezca una plataforma de integración digital. O con soluciones como la que te ofrecemos con TOP, tanto válida para el onboarding de empleados como el de nuevos clientes.
Nos explicamos. Esto va a permitir a los nuevos empleados familiarizarse rápidamente con los procesos y sistemas del hotel, mejorando su productividad desde el primer día.
Ventajas del onboarding digital para nuevos empleados:
- Reducción del tiempo de formación.
- Mejora de la experiencia del empleado.
- Mayor retención de personal.
- Facilita el cumplimiento de políticas y procedimientos.
- Acceso rápido a recursos y materiales de formación.
- Seguimiento y evaluación del progreso de los empleados.
Gestión de contratos y horarios de los trabajadores
Un PMS moderno debe integrarse sin problemas con sistemas de contabilidad y punto de venta. Esta integración permite automatizar tareas como:
- La facturación.
- El seguimiento de los gastos.
- La generación de informes financieros.
Por no hablar de que, además, facilita la reconciliación de cuentas y garantiza la precisión de los datos financieros.
Marriott International es un claro ejemplo de una cadena hotelera que utiliza un PMS altamente sofisticado y conectado con una amplia gama de sistemas de terceros. Su sistema les permite gestionar de manera eficiente sus miles de propiedades en todo el mundo, optimizando las operaciones y ofreciendo una experiencia consistente a sus huéspedes. También hay que decir que Marriott, ha invertido significativamente en tecnología para, así, mejorar la eficiencia y la personalización en todos los aspectos de su negocio.
Panel y calendario de control
Como habrás podido comprobar, un PMS debe ser muy completo. Y una de sus funciones debe ser el ofrecer opciones de personalización para adaptarse a las necesidades específicas de cada hotel. ¿A qué nos referimos con esto? A que debe incluir la posibilidad de crear plantillas de informes personalizados, configurar alertas y notificaciones, y automatizar tareas repetitivas. Piénsalo. Si liberas a tu personal de esas tareas, las cuales se pueden automatizar, le estarás permitiendo centrarse en tareas más estratégicas y mejorar la atención al cliente.
De nuevo, la cadena americana, Marriott International, utiliza su PMS para automatizar tareas como:
- La asignación de habitaciones.
- La generación de informes de limpieza
- La gestión de las solicitudes de los huéspedes.
Importancia de la identificación del cliente
La identificación digital del cliente, aparte de ser indispensable para cumplir con las normativas de seguridad y protección de datos, también es una herramienta poderosa para personalizar la experiencia del huésped. ¿Por qué? Porque con un sistema de identificación eficaz, los hoteles pueden:
- Conocer mejor a sus clientes y sus preferencias.
- Ofrecer servicios personalizados y promociones específicas.
- Mejorar la satisfacción y fidelización del cliente.
- Optimizar las operaciones internas y la gestión de recursos.
Porque contar con las soluciones TOP de Camerfirma para tu hotel
¿A qué esperas para elevar la experiencia de tus huéspedes? Ya es posible un hotel donde cada interacción con el cliente sea sinónimo de confianza y eficiencia.
Con nuestras soluciones, puedes transformar tu establecimiento o cadena en ese remanso de tranquilidad y modernidad que tus huéspedes anhelan. Desde el check-in digital hasta la firma de contratos de forma segura, nuestras herramientas te permiten ofrecer una experiencia personalizada y sin fricciones.
¿Por qué elegir Camerfirma para tu hotel?
- Por cuestiones de confianza y seguridad digital, ya que protege los datos de tus huéspedes y refuerza la imagen de tu marca como un establecimiento fiable.
- Automatiza procesos, reduce el papeleo y libera a tu equipo para que se dedique a lo que realmente importa: la atención al cliente.
- Ofrece un servicio más personalizado y adaptado a las necesidades de cada huésped, es decir, una experiencia de usuario premium.
- Demuestra que tu hotel está a la vanguardia de la tecnología y comprometido con la innovación.
Identificación online de huéspedes
Un check-in rápido y seguro, ten por seguro que ya estará mejorando la experiencia del cliente desde el primer momento. Utilizando tecnologías avanzadas de identificación digital, los hoteles pueden garantizar la seguridad de los datos de sus clientes y ofrecer un servicio personalizado.
Además de obtener beneficios tales como:
Experiencia del cliente mejorada
- Los huéspedes pueden realizar el check-in a su propio ritmo, desde cualquier lugar y dispositivo, sin esperas en recepción.
- Al contar con los datos del huésped previamente, el hotel puede ofrecer un servicio más personalizado, anticipándose a sus necesidades y preferencias.
- Facilita la gestión de llegadas y salidas fuera del horario habitual, ampliando la ventana de check-in y check-out.
Eficiencia Operativa
- La automatización del proceso reduce el riesgo de errores humanos en la introducción de datos.
- Reduce la necesidad de personal en recepción durante las horas pico.
Seguridad y cumplimiento normativo
- Al utilizar tecnologías de identificación seguras, se garantizan los datos personales de los huéspedes, cumpliendo con las normativas de protección de datos (como el RGPD).
- Facilita el cumplimiento de las obligaciones legales en materia de registro de viajeros, evitando multas y sanciones.
- La verificación de la identidad del huésped ayuda a prevenir estafas y ocupaciones fraudulentas.
Marketing y ventas
- Permite obtener información valiosa sobre los huéspedes, como sus preferencias y hábitos de consumo, para personalizar las ofertas y mejorar las campañas de marketing.
- Potencia el upselling y cross-selling, ya nos facilita la venta de servicios adicionales, como upgrades de habitación o paquetes turísticos, al conocer las preferencias del huésped.
Análisis de datos
- Los datos recopilados a través del proceso de identificación online nos permiten analizar las tendencias de los huéspedes y tomar decisiones más informadas sobre la gestión del hotel.
- Asimismo, estos datos pueden utilizarse para identificar áreas de mejora en el servicio y optimizar las operaciones del hotel.
Firma digital de contratos y reservas
Simplifica la estancia de tus huéspedes con un simple clic, que es justo lo que te ofrece la firma digital, a la hora de gestionar las reservas o tramitar los contratos. Pero también hablamos de procesos administrativos mucho más ágiles, cómodos y que, además, permite a los huéspedes firmar documentos de manera segura.
Plataforma de Onboarding digital
Antes lo hemos visto. Una plataforma de onboarding digital facilita la integración de nuevos empleados, permitiendo una formación rápida y efectiva. Esto va a mejorar considerablemente la retención del personal, además de asegurar que todos los empleados estén bien informados y preparados para sus roles.
Pero ojo, que también puede ser una plataforma de onboarding para nuevos clientes. Unos clientes que, de manera online, pueden acceder a toda la información necesaria. La documentación facilitada al hotel. Cómo proceder ante cualquier imprevisto, cómo gestionarlo, y sobre todo, cómo identificarte digitalmente ante el hotel y demostrar que eres el huésped que reservó o desea reserva una de las habitaciones.
Custodia documental
No, no hablamos del pasaporte que te piden custodiar en la caja fuerte de recepción. Se trata de un proceso integral que abarca la gestión, protección y acceso a toda la documentación relevante para tu negocio hotelero. Desde contratos y facturas hasta registros de huéspedes y permisos, cada documento tiene un valor intrínseco y requiere un cuidado especial.
¿Cómo Camerfirma te ayuda con la custodia documental?
- Almacenamiento en servidores seguros y de alta disponibilidad, protegidos contra cualquier tipo de amenaza.
- Define perfiles de usuario y asigna permisos específicos para garantizar que solo las personas autorizadas puedan acceder a la información.
- Encuentra rápidamente cualquier documento gracias a potentes herramientas de búsqueda por palabras clave, fechas, tipos de documento, etc.
- Asegura la autenticidad y la integridad de tus documentos mediante la firma electrónica avanzada.
- Conecta la custodia documental con otros sistemas de gestión de tu hotel, como el PMS o el CRM, para optimizar tus procesos.
Beneficios de la custodia documental con Camerfirma
- Mayor seguridad y protección de tus datos contra pérdidas, daños y accesos no autorizados.
- Mayor eficiencia al ahorrar tiempo en la búsqueda y gestión de documentos.
- Mayor cumplimiento legal y sectorial.
- Facilita la auditoría y el control de tus procesos.
- Acceso a la información relevante en tiempo real para tomar decisiones más informadas.
Envío de emails y SMS certificado
Este servicio garantiza que los mensajes lleguen de manera segura y que su entrega pueda ser verificada, mejorando la confianza y la eficiencia en las comunicaciones. ¿Y sabes lo mejor de todo? Que con Confye podrás gestionar cualquier tipo de envío, burofax digital incluido, desde la comodidad de tu despacho, recepción, o incluso, desde la orilla del mar.
Los mejores programas de gestión hotelera
En 2025, varios programas de gestión hotelera destacan por sus funcionalidades avanzadas y su capacidad para mejorar la eficiencia operativa. A continuación, presentamos los cinco mejores PMS del mercado.
Cloudbeds
Conocido por su plataforma basada en la nube que unifica diversas herramientas de gestión hotelera. Ofrece PMS, channel manager, motor de reservas, y gestión de ingresos, todo en una sola solución. Su facilidad de uso y la robustez de sus funciones lo convierten en una opción preferida por muchos hoteles.
Opera PMS
Una de las soluciones más populares en la industria hotelera, utilizada por grandes cadenas y hoteles independientes. Ofrece una gama completa de funcionalidades, incluyendo gestión de reservas, check-in y check-out, y generación de informes. Su capacidad para integrarse con otros sistemas y su soporte global lo hacen muy atractivo.
RoomRaccoon
Se especializa en proporcionar soluciones completas para hoteles independientes. Su PMS basado en la nube incluye funciones de gestión de reservas, check-in online, automatización de contabilidad, y una variedad de integraciones con aplicaciones de terceros.
Frontdesk Anywhere
Ofrece un PMS basado en la nube diseñado para mejorar la eficiencia operativa y reducir costos. Sus funcionalidades incluyen gestión de reservas, motor de reservas, channel manager, y sistema de pagos integrado, lo que facilita una gestión integral y segura del hotel.
