Ese paquete de Amazon que recoge en tu nombre tu pareja. Esos documentos que aunque deben ser firmados por tu superior, no son los suficientes relevantes para merecer su rúbrica. Ese paciente que no está en condiciones de firmar un consentimiento médico. 

Como ves, son muchas las ocasiones en las que “la firma por orden” se convierte en una herramienta valiosa. 

Pero,  ¿tiene la validez que pensamos? ¿Es igual que un poder notarial? ¿Que la firma electrónica?

Ni mucho menos. Y a lo largo de este artículo, veremos las diferencias y en qué consiste el firmado por orden.

¿Qué significa firmar por orden?

Técnicamente, la firma por orden es el acto mediante el cual un representante legal, en nombre de otra persona, da su conformidad y asentimiento a un documento específico. 

En otras palabras, un intermediario estampa su firma en un documento que originalmente requiere la firma de la persona que ha delegado esta responsabilidad.

Por desgracia, esta práctica es común en el entorno empresarial, donde se emplea con el propósito de agilizar el flujo de trabajo o debido a la ausencia del destinatario original del documento. Sin embargo, también puede llevarse a cabo por diversas razones, como la aparente falta de importancia del documento a firmar.

A diario, los trabajadores llevan a cabo esta acción con el consentimiento de un superior, convirtiéndola en una práctica habitual en muchas empresas. No obstante, a pesar de su frecuencia, es importante reconocer que esta práctica conlleva implicaciones significativas para la empresa y su seguridad legal.

Es por eso que, con soluciones digitales como nuestra firma electrónica, evitamos cualquier tipo de inconveniente, permitiendo que sea el interesado el que, sin pérdida de tiempo y con la comodidad de firmar desde su propio teléfono móvil, certifique con su rúbrica digital el documento que sea. Ya sea un PDF o para firmar una factura electrónica.

¿Cómo se usa la firma por orden?

La firma por orden, también conocida como firma por ausencia, ¿puede simplificar la gestión de documentos en situaciones en las que el firmante principal no está presente?

La respuesta rápida: sí. 

La respuesta larga dice que también, siempre y cuando no dispongamos de un poder notarial o de una firma electrónica, pero para evitar consecuencias no deseadas y garantizar la legitimidad de la transacción, es esencial seguir un procedimiento adecuado. 

Aquí te presentamos los pasos clave a seguir cuando debas llevar a cabo una firma por orden:

1. Iniciales indicativas

Antes de proceder con la firma, debemos indicar claramente que se trata de una firma por orden o firma por ausencia. 

Para ello, se utilizan las iniciales «P.O.» (por orden) o «P.A.» (por ausencia). 

¿Qué estamos indicando con estas siglas? La naturaleza de la firma y la delegación implícita que conlleva.

A tener en cuenta que en algunas regiones de habla inglesa, es común utilizar las iniciales «P.P.», que corresponden a «per procurationem» o «per pro». Al igual que la forma castellana, estas iniciales indican que el firmante está actuando en calidad de delegado y, por lo tanto, asume la responsabilidad legal de la transacción.

2. Nombre del representado

A continuación, es necesario incluir el nombre completo de la persona en cuyo nombre se está firmando. Con esta simple indicación escrita, garantizamos dos cosas: 

• Que no haya confusiones sobre la identidad del representado.
• Que la firma sea válida.

3. Firma propia y rúbrica

La siguiente etapa implica la firma propiamente dicha. El autógrafo, si lo prefieres. Es decir, debes firmar el documento con tu propia firma y rúbrica, con lo que estás demostrando que actuas en calidad de representante.

4. Nombre completo del firmante

Finalmente, es importante proporcionar el nombre completo del firmante, es decir, de la persona que está llevando a cabo la firma por orden. Esto contribuye a una mayor claridad y transparencia en el proceso.

Al seguir estos pasos de manera adecuada, aseguras que la firma por orden se realice de forma legítima y sin riesgos innecesarios. Esto es esencial para mantener la integridad y la seguridad legal de la empresa en todo momento.

¿La firma por orden tiene validez jurídica?

Afirmar categóricamente que es posible firmar en nombre de otra persona sería una declaración incorrecta. 

Como práctica, exige un requisito esencial: una autorización por escrito de la persona a la que se representa. 

Y aún así e incluso con esta autorización, se abren las puertas a posibles disputas legales que podrían desembocar en procedimientos judiciales. La razón no es otra que el firmado por orden no tiene reconocimiento alguno como figura jurídica establecida.

¿Se puede considerar la firma por orden como un acto arriesgado que, pudiéndose dar el caso, podría tener consecuencias graves?

Sí. Especialmente cuando se trata de documentos legales como pueden ser por ejemplo facturas, cheques o contratos. La falta de un marco legal claro puede dar lugar a disputas y litigios costosos.

Por eso, si no te sientes cómodo con este tipo de firma, decirte que tienes otras alternativas que no solo son legales, sino que también garantizan la validez y la integridad de los documentos.

¿Cómo se deben firmar los documentos?

Firma digital

Sin lugar a dudas, la opción más eficaz y segura.

Combina la comodidad de la tecnología con todas las garantías legales necesarias, algo ideal si tu empresa se encuentra sumergida en la transformación digital. 

Con softwares como la firma digital de Camerfirma, podrás enviar documentos para su firma desde cualquier ubicación, garantizando que solo la persona autorizada pueda hacerlo. Como comprenderás agiliza los procesos y lo que es más importante, ofrece una seguridad total.

Firma por poder

Esta opción se respalda con una validez notarial y requiere una autorización expresa por parte de la persona representada hacia el firmante. La validez legal de esta forma de firma es absoluta y está respaldada por la autoridad notarial. Eso sí, a diferencia de la firma digital, esta será en papel, con los inconvenientes que conlleva su custodia, envío o cuidado del mismo cuando haya que hacer uso de él.

Firma por delegación

Aunque su uso es principalmente en la administración pública, es posiblemente la opción más similar a la firma por orden, ya que, como ocurre con esta, se requiere también una autorización expresa en un documento. 

A tener en cuenta que su validez está condicionada por el marco legal vigente, es decir, solo es válida en los casos permitidos por la legislación correspondiente.

Falsificación de firma

Si alguna vez le firmaste las notas o un parte a un amigo para que sus padres no se enteraran, poco más te tenemos que explicar. 

Como su propio nombre indica, esta práctica consiste en falsificar. En intentar imitar la firma de otra persona, asumiendo su identidad. A menudo se emplea en entornos de gran confianza, como pequeñas empresas. 

Sin embargo, su uso se desaconseja rotundamente debido a que carece de validez jurídica y lo que es más importante, es ilegal. La falsificación de firma se considera un delito de falsedad documental, según lo establecido en el Código Penal.

Ventajas de la firma electrónica frente a la firma por orden

La firma electrónica representa la versión digital de la firma manuscrita tradicional, destacando por ofrecer las máximas garantías jurídicas. De hecho, según el eiDAS (Reglamento Europeo de Identificación Digital) en su artículo 25.2, se indica que la firma electrónica posee un efecto jurídico equivalente al de su contraparte manuscrita.

Es decir. Es lo mismo, pero de manera digital. Ahorro de papel, de almacenamiento, de desplazamientos innecesarios… 

Hay que entender, en el marco de la transformación digital, que la adopción de la firma electrónica en el ámbito empresarial puede resultar altamente beneficiosa, especialmente en situaciones en las que la firma por orden suele ser una práctica común. Ya sea por la falta de tiempo, la necesidad de agilizar procesos, las ausencias temporales o los desplazamientos geográficos, la firma electrónica ofrece dos ventajas notables.

En primer lugar, la firma electrónica se puede llevar a cabo desde cualquier ubicación física y geográfica, lo que elimina la necesidad de delegar la firma de documentos en terceros. Y dos, esta modalidad garantiza una gestión documental segura.

No obstante, es esencial confiar en proveedores de servicios de confianza, como Camerfirma, que ofrecen identidades digitales, firmas electrónicas y certificados cualificados que son 100% seguros y cuentan con respaldo legal. 

Un ejemplo de esta innovación es nuestra solución GoSign, que permite la emisión y custodia de certificados digitales cualificados en la nube, simplificando aún más la gestión de documentos empresariales. 

La inversión en estos servicios se traduce en una mayor eficiencia, seguridad y confianza en el entorno empresarial en constante evolución.

¿Estás listo/a para implementarla en tu negocio o empresa?