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¿Realmente somos conscientes de cuántas citas médicas se pierden cada día, no solo en España, sino a nivel global? ¿O cuánto dinero pierden las clínicas y hospitales por las ausencias de los pacientes? Porque aunque las cifras exactas varían, la realidad es que el absentismo en las citas médicas es un problema generalizado que afecta tanto a la sanidad pública como a la privada. Pero, ¿y si te dijéramos que existe una solución para reducir estas cifras y, al mismo tiempo, mejorar la eficiencia y la seguridad de tu clínica?
En Camerfirma, hemos desarrollado una solución innovadora que te permite enviar confirmaciones de citas médicas certificadas, garantizando que tus pacientes reciban la información de forma segura y con validez legal. Este sistema, además de minimizar las ausencias, también optimiza la gestión y comunicación entre la clínica y el paciente. ¿Que qué significa exactamente enviar una confirmación de cita médica certificada? ¿Y cómo puede beneficiar a tu clínica? A ello vamos.
Qué problemas existen en la gestión y confirmación de una cita médica
La gestión de citas médicas siempre ha sido un problema para las clínicas y hospitales. Desde la coordinación de horarios hasta el manejo de cancelaciones y ausencias, los problemas son… digamos que numerosos, por ser diplomáticos, y pueden afectar significativamente la eficiencia y la rentabilidad del centro. ¿Por qué no aprovechar entonces el que vivimos en un mundo que es cada más digitalizado? ¿Por qué no aprovecharnos de soluciones que permitan optimizar este proceso y mejorar la experiencia del paciente? Porque ese paciente puedes ser tú también. ¿No te gustaría recibir un mejor servicio?
Antes de sumergirnos en la solución, tenemos primero que entender los problemas con los que se encuentran las clínicas y hospitales en la gestión y confirmación de citas médicas. Porque, seamos sinceros, ¿quién no ha tenido alguna vez problemas con este tema? Ya sea por olvido, por cambios de planes o por simple desidia, lo cierto es que las ausencias y cancelaciones de última hora son un quebradero de cabeza para cualquier centro sanitario.
1. Alta tasa de ausencias
La principal piedra en el zapato. Un problema diario. Uno de los mayores problemas que padecen las clínicas y hospitales. Esto no solo genera pérdidas económicas, sino que también dificulta la planificación de la agenda y reduce la eficiencia del centro.
- El tiempo que los profesionales sanitarios dedican a esperar a pacientes que no se presentan se podría utilizar para atender a otras personas que sí lo necesitan.
- Las ausencias imprevistas generan huecos en la agenda que son difíciles de cubrir.
- Cuando un paciente no se presenta, se genera un efecto dominó que retrasa la atención de otros pacientes que sí están esperando.
- La frustración de ver cómo se desperdicia el tiempo y los recursos puede afectar la moral del personal sanitario.
- La falta de continuidad en el seguimiento de los pacientes dificulta la prestación de una atención de calidad y personalizada.
- Si un paciente no acude a su cita, puede que no se detecten a tiempo problemas de salud que podrían haberse tratado de forma precoz.
2. Cancelaciones de última hora
Otro problema común. Cuando sí avisan, pero tarde. Cancelaciones que impiden que la cita pueda ser asignada a otro paciente. Cancelaciones que generan pérdidas económicas para la clínica. Esas llamadas que recibes justo antes de la consulta, ese mensaje que te llega al WhatsApp cuando ya tenías todo preparado… ¿Te suena, verdad? Pero, ¿qué ocurre realmente cuando un paciente cancela a última hora? Pues bien, la cosa no se queda en la simple pérdida de ingresos de esa cita.
En primer lugar, disminuye la disponibilidad de citas disponibles para otros pacientes. ¿Quién no ha tenido necesidad de acudir urgentemente a una consulta, pero no ha podido encontrar una porque todas las citas estaban ocupadas? ¿Y a cuántas de esas citas nunca fue nadie? ¿Cuántas de esas citas habrías podido aprovechar tú?
No nos olvidamos del aumento de carga de trabajo del personal. Que en lugar de centrarse en atender a los pacientes que sí han acudido a la cita, se ve obligado a realizar tareas adicionales. Véase, contactar con otros pacientes para ofrecerles la cita liberada, reorganizar la agenda, informar a los médicos, etc.
Además, el reajustar la agenda de forma constante, tiene peligro, ya que, aumenta considerablemente el riesgo de errores y confusiones, como asignar la misma cita a dos pacientes diferentes o no registrar correctamente la cancelación.
Por eso, para solucionar todos estos problemas, recomendamos implementar soluciones que permitan reducir las cancelaciones de última hora y optimizar la gestión de las citas médicas. El uso de Confye para notificar la cita médica a través de un WhatsApp certificado puede marcar la diferencia, ya que podrás enviar notificaciones certificadas a tus clientes de forma automatizada y segura.
3. Pérdida de ingresos por citas no asistidas
El título del apartado ya lo dice todo.
4. Falta de trazabilidad en la comunicación con los clientes
Pongámonos por un momento en la piel del dueño de una consulta. Una clínica dental, por elegir una. ¿Cuántas veces habremos tenido que batallar con pacientes que no recuerdan su cita, que la confunden con otra fecha o que, simplemente, no se presentan? Y seguro que has probado de todo: llamadas telefónicas, SMS, correos electrónicos… Pero nada parece funcionar al 100%. Pero el problema va más allá de la simple confirmación de la cita.
¿Qué ocurre cuando necesitas demostrar que has informado al paciente de un cambio de horario, de la necesidad de realizarse una prueba específica antes de la consulta o de cualquier otra información relevante? Si no tienes un sistema que te permita rastrear la comunicación, puedes encontrarte en una situación muy desagradable.
¿Por qué las clínicas deberían enviar una confirmación de citas médica y digitalizar su gestión?
Ahora que hemos visto los problemas que afectan a la gestión de citas médicas, es hora de analizar las ventajas de digitalizar este proceso y enviar confirmaciones certificadas. Porque, seamos sinceros, ¿quién quiere seguir utilizando métodos obsoletos cuando existen soluciones digitales que pueden mejorar la eficiencia y seguridad de tu clínica?
A) Cumplimiento normativo y reducción de riesgos legales
Si tu pregunta es si lo cumple, puedes respirar tranquilo/a. Al darnos el paciente su consentimiento para el envío de la información queda garantizado en materia de protección de datos y derechos del paciente, por lo que no tendremos que preocuparnos de sanciones y/o reclamaciones.
B) Mejora en la eficiencia operativa de la clínica
¿Sabías que una confirmación de cita médica online puede reducir hasta en un 30% el número de ausencias y cancelaciones de última hora? Y es que, al recibir una notificación certificada, el paciente es más consciente de su compromiso y se siente más inclinado a asistir a la cita.
Veámoslo con un caso práctico. Somos dueños de una clínica de fisioterapia. ¿Cuántas horas al día dedican tus empleados a confirmar citas por teléfono? ¿Cuántas veces tienen que lidiar con pacientes que no contestan? Muchas clínicas están empezando a cobrar la consulta si no se avisa con determinada antelación. Y con razón.
Sin embargo, con una solución de confirmación certificada, todo este proceso se puede automatizar. Y eso es tiempo para hacer otras cosas. Atender a otros pacientes. Descansar. Formar. Elige tú en qué invertirás ese tiempo que vas a ganar.
C) Integración con otros sistemas de gestión sanitaria
Las soluciones de confirmación de citas médicas certificadas, en muchos casos, pueden integrarse con otros sistemas de gestión sanitaria, como el historial clínico electrónico o el sistema de facturación, lo que facilita la gestión integral de la información del paciente. Pero, ¿qué significa esto en la práctica? ¿Cómo beneficia realmente a tu clínica?
- Centralización de la información del paciente.
- Automatización de tareas administrativas.
- Mejora de la coordinación entre departamentos (recepción, consultas, laboratorio, etc.).
- Optimización de la gestión de inventario.
- Facilitación del seguimiento de pacientes crónicos.
- Mejora de la gestión de listas de espera.
- Facilitación de la investigación clínica.
- Mejora de la experiencia del paciente.
- Posibilidad de ofrecer servicios de consultas online.
- Cumplimiento con las auditorías.
Pasos para enviar una confirmación de cita médica de forma sencilla
Sabiendo ya las ventajas, es hora de explicar cómo hacerlo de forma sencilla y eficaz con Confye. Una herramienta para que enviar confirmaciones certificadas sea un proceso intuitivo y rápido.
1. Regístrate en Confye
El primer paso es crear una cuenta en nuestra plataforma. El proceso es rápido y sencillo, y te permitirá acceder a todas las funcionalidades de Confye. Si ya tienes una cuenta en Camerfirma, puedes utilizar las mismas credenciales para acceder a Confye.
2. Prepara el contenido de la confirmación
Redacta el mensaje de confirmación de cita con toda la información necesaria: fecha, hora, médico, dirección de la clínica, instrucciones especiales, etc. ¿Necesitas mandar un archivo PDF adjunto? Inclúyelo porque también podrás.
3. Selecciona el canal de envío
Elige el canal de envío que mejor se adapte a las preferencias de tus pacientes:
- WhatsApp certificado: Envía la confirmación a través de WhatsApp certificado, el canal de mensajería más utilizado en España. Confye garantiza la validez legal de la comunicación y te proporciona pruebas fehacientes del envío y la recepción.
- SMS certificado: Envía la confirmación a través de SMS, una opción ideal para pacientes que no utilizan WhatsApp o que prefieren recibir la información por este medio.
- Correo electrónico certificado: Envía la confirmación a través de correo electrónico, una opción más formal y que te permite incluir información más detallada sobre la cita.
- Burofax electrónico: Envía la confirmación a través de burofax electrónico, una opción con validez legal reconocida y que te proporciona una prueba fehaciente del envío y la recepción.
4. Envía la confirmación certificada
Una vez que hayas preparado el contenido y seleccionado el canal de envío, solo tienes que pulsar el botón de «enviar». Confye se encargará de generar las pruebas fehacientes del envío y la recepción, que podrás descargar y almacenar como justificante.
5. Gestiona las respuestas y el seguimiento
Confye te permite gestionar la recepción, apertura y lectura de los mensajes. ¿Hemos dicho que también ofrece un certificado con la transacción? Porque lo hace.
Precio de enviar una confirmación de cita médica
El precio varía en función de las necesidades específicas de tu clínica. Sabemos que cada centro sanitario es único, con diferentes volúmenes de pacientes, diferentes canales de comunicación preferidos y diferentes necesidades de personalización. Por eso, en Confye te ofrecemos unas tarifas que se adaptan a tu realidad.
Te invitamos a descubrir cómo Confye puede ayudarte a optimizar tus costes y a obtener el máximo rendimiento de tu inversión. ¿Quieres saber cuánto te costaría enviar confirmaciones de citas médicas certificadas con Confye? Ponte en contacto con nuestros expertos. Nuestro equipo de profesionales estará encantado de analizar las necesidades de tu clínica y de ofrecerte una solución personalizada que se ajuste a tu presupuesto.
Explícanos tus necesidades. ¿Cuántas citas médicas tienes al mes? ¿Qué canales de comunicación prefieres utilizar? ¿Necesitas integrar Confye con tu sistema de gestión actual? Cuanta más información nos proporciones, mejor podremos adaptar nuestra oferta a tus necesidades.
Beneficios de las clínicas sanitarias que utilizan la confirmación de cita médica
Hasta ahora, hemos hablado de cómo la confirmación certificada de citas médicas beneficia a tu clínica en términos de eficiencia, rentabilidad y cumplimiento normativo. Pero, ¿qué hay del impacto en el día a día de tu equipo? ¿Cómo afecta esta solución al bienestar de las personas que trabajan contigo?
A menudo, nos centramos en los resultados económicos y olvidamos que el éxito de una clínica depende, en gran medida, del bienestar y la motivación de su personal. Un equipo contento y comprometido es más productivo, os hace mejores. Os hace, sin ser conscientes de ello, ofrecer una mejor atención al paciente y contribuye a crear un ambiente de trabajo positivo.
Por eso, en este apartado, queremos destacar cómo la confirmación certificada de citas médicas puede mejorar el bienestar de tu equipo y, en consecuencia, el rendimiento de tu clínica:
- Reduce el estrés y la frustración.
- Mejora la organización y la planificación.
- Mejora la comunicación entre el personal y los pacientes.
- Potencia la colaboración entre los diferentes departamentos de la clínica.
- Libera tiempo para la formación y el desarrollo.
- Crea un ambiente de trabajo más positivo.
- Mejora la imagen de la clínica.
- Facilita la captación de nuevos pacientes.
- Permite ofrecer una atención más personalizada.
- Contribuye a la sostenibilidad y cuidado del medio ambiente.
- Facilita la gestión de citas online 24/7.
- Reduce el riesgo de errores y confusiones.
- Permite obtener feedback de los pacientes de forma más sencilla.
- Facilita la gestión de la documentación legal.
Si ya te ha quedado claro que es interesante y le vas a sacar rendimiento, ¿a qué esperas para probarlo?
