Índice
¿Sabías que la optimización de los costes operativos es una de las estrategias más efectivas para incrementar las ganancias de una empresa? Por esa misma razón vamos a ayudarte a optimizar tus gastos y mejorar la eficiencia de tu negocio. ¿Cómo? Mostrándote el camino a seguir. Desde la implementación de tecnología avanzada hasta la digitalización de documentos, descubrirás cómo pequeñas acciones pueden generar grandes ahorros.
¿Qué son los costes operativos?
Antes de nada. ¿Es lo mismo “coste” que “costo”? Una vez ya con tu atención, nos gustaría preguntarte, ¿conoces realmente qué son los costos operativos y por qué son tan importantes para el desarrollo de una empresa? De tu empresa. Comprender por qué un gasto es inherente a la actividad, incluso antes de que esta sea operativa, te ayudará a administrarlos de manera correcta una vez que conozcas sus características.
Una empresa exitosa no se enfoca únicamente en cuántos ingresos tiene, sino en cuánto deja de gastar. Sujeto omitido: el ahorro. Optimizar los gastos operativos es la manera más sencilla de incrementar las ganancias. Por esa razón abordaremos en profundidad estos aspectos y otros puntos de interés. Te invitamos a seguir leyendo hasta el final.
¿Cuáles son los costos operativos de una empresa?
Por cosas como esta creemos que se debería enseñar finanzas en la escuela. Es fundamental conocer y entender los diferentes tipos de costos operativos que una empresa debe enfrentar para gestionarlos adecuadamente y así maximizar la eficiencia y rentabilidad. Además de los costos directos e indirectos, existen otros gastos operativos que pueden variar según la industria y el tamaño de la empresa. Estos costes van desde gastos en tecnologías de la información, seguros y licencias, hasta inversiones en programas de capacitación y desarrollo del personal. La lista es grande. Tener una visión integral de todos estos elementos es lo que le permite a las empresas identificar oportunidades de ahorro y optimización. ¿En otras palabras? Ser más competitivas.
Desglosamos pues, los principales tipos de costos operativos que toda empresa debe considerar:
Gastos generales
Incluyen aquellos costes que no están directamente relacionados con la producción de bienes o servicios, pero son necesarios para mantener el negocio en funcionamiento. Estos pueden ser:
- Salarios del personal administrativo.
- Pagos de servicios públicos (electricidad, agua, internet).
- Alquileres de oficinas y locales.
- Material de oficina y suministros.
- Servicios de limpieza y mantenimiento.
Además de los mencionados, no podemos olvidarnos de otros gastos generales como pueden ser los seguros, los honorarios legales y contables, gastos relacionados con la tecnología, como la adquisición y mantenimiento de software y hardware. Tampoco pueden faltar los gastos de marketing y publicidad, que aunque no están directamente vinculados a la producción, son esenciales para la promoción y crecimiento del negocio.
Costes de productos vendidos / costes de ingresos
Estos están directamente relacionados con la producción de bienes o la prestación de servicios.
- Materia prima.
- Mano de obra directa.
- Gastos de fabricación.
- Transporte y logística.
- Depreciación de equipos y maquinaria.
Adicionalmente, es importante considerar otros factores que influyen en los costes de productos vendidos, como los gastos de mantenimiento de las instalaciones de producción y los equipos.
Los costos de almacenamiento y gestión de inventarios también juegan un papel importante. Porque creemos que todo el mundo estará de acuerdo con que mantener un inventario optimizado reduce significativamente los gastos. Por otra parte, los costos de calidad, como las inspecciones y los controles de calidad durante la producción, viene de perlas para garantizar que los productos cumplan con los estándares. O lo que viene a ser lo mismo, evitar costes adicionales por devoluciones o reclamaciones de clientes.
Costes administrativos
Aquellos necesarios para la gestión y administración de la empresa. Hablamos de los relacionados con la gestión de recursos humanos, que incluyen la contratación, selección de personal, beneficios y programas de bienestar para los empleados. También entran en esta categoría los seguros corporativos, los gastos de cumplimiento normativo y las auditorías internas.
Aunque sobre todo se centran en:
- Sueldos y salarios del personal administrativo.
- Gastos de oficina (papelería, equipos, suministros).
- Servicios profesionales (asesoría legal y contable).
- Gastos de comunicación (teléfono, internet).
- Capacitación y desarrollo del personal.
Claves para reducir los costos operativos
Asumámoslo. Cada céntimo cuenta y reducir costes operativos no es un tema para tomárselo a risa.
¿Quieres una reducción significativa de los gastos operativos? Identifica áreas de mejora dentro de la organización. Aprovéchate de la tecnología. ¿De cuál? Toda. Exprímela al máximo. Fomenta una cultura de ahorro y eficiencia entre los empleados. Y analiza. Analiza continuamente los procesos internos para detectar posibles ineficiencias y ajustar las estrategias conforme evoluciona el mercado.
Invertir en tecnología
La inversión en tecnología puede parecer costosa inicialmente, pero a largo plazo, puede reducir los costos operativos de la empresa. Nos referimos a sistemas de gestión automatizados, como software de contabilidad y CRM, que puede optimizar procesos, reducir errores y mejorar la eficiencia. Suena bien, ¿verdad?
Y para terminar de convencerte, aquí te dejamos unas pocas ventajas más que te ofrece el invertir en tecnología:
- Mejora la productividad y eficiencia.
- Reduce los errores humanos.
- Facilita la toma de decisiones basada en datos.
- Optimiza la gestión del tiempo.
- Mejora la comunicación interna.
- Facilita el acceso a la información en tiempo real.
Implementar el teletrabajo
El teletrabajo se ha convertido en una alternativa viable y efectiva para reducir costos. Hay que reconocerlo. Ha llegado para quedarse. Nadie daba un euro por ella. Y menos en España. Y mira. Se confirma que permitir que los empleados trabajen desde casa disminuye los gastos asociados con el alquiler de oficinas, servicios públicos y otros costos relacionados con el mantenimiento de un espacio físico.
¿Qué problema hay si hasta podemos mandar enviar emails certificados desde casa?
Mantenimiento predictivo
Nos referimos a monitorear y analizar el estado de los equipos y maquinarias, para así, anticipar fallos y repararlos antes de que se conviertan en problemas graves. Reduce los costos de reparación y minimiza el tiempo de inactividad. Dos pájaros de un tiro.
Lo vemos en General Electric que utiliza tecnologías avanzadas como el Internet de las Cosas (IoT) y el análisis de big data para predecir fallos en sus turbinas y otros equipos industriales. ¿A dónde queremos ir con esto? A que General Electric ha recortado los gastos de mantenimiento y evita interrupciones inesperadas en sus operaciones.
Otro caso es el de Airbus, que lo aplica a sus aeronaves. A través de sensores y análisis de datos en tiempo real, Airbus puede prever y solucionar problemas antes de que afecten las operaciones de vuelo. Además de dar una tranquilidad que no está escrita a todo aquel que le de miedo volar, esta estrategia mejora la seguridad y la fiabilidad de sus aviones, y además reduce la salida de dinero de las arcas con reparaciones de emergencia y el tiempo de inactividad de la flota.
Ajustar la cadena de productos y servicios
Revisar y ajustar nos sirve para identificar áreas donde se pueden hacer recortes sin comprometer la calidad. Esto puede incluir negociar mejores términos con proveedores, eliminar productos que no generan ganancias y optimizar los procesos de producción.
Importancia de la digitalización documental en la reducción de costos
Nos gustaría decir que la digitalización documental es una herramienta para reducir gastos operativos en las empresas. Pero estaría mal, porque hablamos de LA herramienta.
Transformar los documentos físicos en digitales no solo ahorra espacio y recursos, sino que también optimiza la gestión de la información, mejora la seguridad y aumenta la eficiencia. Y que estaría bien ir yendo hacia el mundo paperless, ¿no?
Mientras te lo piensas, veamos cómo la digitalización puede impactar positivamente en diferentes aspectos de tu negocio.
Costos del papel
El uso de papel conlleva gastos significativos que pueden ser eliminados o reducidos mediante la digitalización. Estos costos incluyen la compra de papel, impresoras, tintas y tóner, además del mantenimiento de los equipos de impresión y almacenamiento físico.
Tendrás más espacio. Ayudarás al medio ambiente. Reducirás desperdicios. Todo será más accesible. Vamos, creemos que ganamos todos, ¿no? Planeta Tierra incluido.
Optimización de archivos físicos
La gestión de archivos físicos puede ser costosa y consumir mucho tiempo. Pero vamos, eso no hace falta que te lo digamos nosotros. Ya lo tienes tú bien claro. Por eso te recomendamos pasarte a la digitalización de documentos. Se simplifica el almacenamiento, la búsqueda y el acceso a la información, lo que aumenta la productividad y reduce los costes asociados con el manejo de archivos físicos.
¿Lo mejor? Que facilita el cumplimiento de normativas de conservación de documentos y que podemos decirle adiós al miedo de que se prenda fuego o se inunde la zona de archivo.
Custodia de documentación online
Otra solución eficiente para almacenar y gestionar documentos de manera segura. Servicios como nuestra custodia documental digital SAFE-LTA te garantizan la integridad y disponibilidad de los documentos electrónicos a largo plazo, cumpliendo con todas las normativas legales y de seguridad. Sin olvidar que la custodia digital permite el acceso inmediato a la documentación desde cualquier lugar, lo que a su vez, mejora la eficiencia operativa y facilita la toma de decisiones rápidas. Es una matrioska de ventajas y beneficios.
A las que se les pueden añadir también:
- Reducción de riesgos de pérdida o daño de documentos.
- Escalabilidad según las necesidades de almacenamiento.
- Facilita la auditoría y el cumplimiento de regulaciones.
Google, a través de su plataforma Google Drive, nos ofrece soluciones de almacenamiento. A nosotros y otros tantos millones de usuarios y empresas en todo el mundo. La capacidad de Google Drive para proteger los datos mediante cifrado y su integración con otras herramientas de Google Workspace lo convierte en un ejemplo líder en custodia documental digital.
Seguridad
Los documentos digitales pueden ser protegidos por cifrado, autenticación y otras medidas de seguridad más difíciles, por no decir imposibles, de aplicar en documentos físicos. También ganamos en confidencialidad al poder implementar políticas de acceso basadas en roles, lo que significa que solo las personas autorizadas pueden ver o modificar ciertos documentos.
Los servicios que ofrecemos, como la custodia documental digital SAFE-LTA, aseguran que los documentos estén protegidos mediante avanzadas técnicas de cifrado y autenticación. Así como, sistemas de monitoreo y detección de amenazas en tiempo real, para alertar de cualquier actividad sospechosa. La posibilidad de realizar copias de seguridad en múltiples ubicaciones nos garantiza la disponibilidad de los documentos. Incluso en caso de desastres naturales o fallos técnicos.
Eficiencia en la optimización del tiempo
La digitalización permite automatizar procesos y flujos de trabajo, lo que como bien todos sabemos ya, ahorra tiempo y recursos. La gestión de documentos digitales es más rápida y eficiente, lo que pone sobre la mesa la piedra filosofal, con la que hacer de oro nuestra empresa: darles tiempo a los empleados para enfocarse en tareas de mayor valor agregado.
Sistemas como el servicio de firma digital y certificación de documentos, te facilitarán la búsqueda y recuperación de información, eliminando la necesidad de buscar manualmente entre pilas de documentos físicos.
Igualmente, facilita la colaboración en tiempo real. Pensémoslo. Los empleados podrán acceder, editar y compartir documentos desde cualquier lugar y en cualquier momento, lo que es especialmente beneficioso para equipos remotos o distribuidos geográficamente. Acciones como esta, mejoran la toma de decisiones y permiten una respuesta más rápida a las demandas del mercado.
Y eso es lo que queremos todos para nuestra empresa, ¿no?
