Llegó a nosotros en 2013 y desde entonces no ha hecho más que crecer su uso. El avance tecnológico y los cambios regulatorios han transformado la forma en que las empresas y las administraciones públicas gestionan sus transacciones financieras. Por esa misma razón, la facturación electrónica se ha convertido en una herramienta indispensable para cualquier empresa que quiera optimizar los procesos de cobro y pago, mientras a su vez cumple todos los requisitos legales. 

Raro es la empresa que no factura electrónicamente. ¿Es tu caso? Cuando acabes este artículo habrás cambiado de idea. Es una promesa. 

Cómo facturar electrónicamente a administraciones públicas y empresas

La factura electrónica que se envía a la Administración pública ha de crearse en un formato electrónico estructurado, que puede ser diferente según quién sea el receptor. 

Por ejemplo, en España se debe generar y enviar la factura en formato Facturae. En otros países de Europa se debe usar el formato UBL con las especificaciones propias de cada país.

Por estas razones, la transición hacia la facturación electrónica requiere una comprensión clara de los requisitos técnicos y legales. Una vez entendido todo, este proceso facilitará las transacciones, y también se encargará de asegurar la autenticidad y la integridad de los documentos fiscales. 

A) Sello electrónico para facturar a administraciones públicas

Su misión es garantizar la integridad y el origen de la factura electrónica, siendo un requisito indispensable para la facturación a entidades públicas en muchos países. La implementación de sellos electrónicos es clave para validar la autenticidad de la documentación y asegurar su aceptación por parte de las autoridades. 

La utilización de estos sellos contribuye a la automatización de los procesos, reduciendo errores humanos y aumentando la seguridad de las transacciones. Sin olvidarnos de: 

• Conformidad legal.
• Mayor eficiencia. 
• Ahorro de costes.
• Versatilidad.
• Disponibilidad en varios formatos.

B) Certificados de empresa para facturar a administraciones públicas

Fundamentales para la identificación digital en el proceso de facturación electrónica, son los encargados de facilitar el intercambio seguro de información y de verificar la identidad de la entidad emisora. Y sí, también los responsables de poder firmar facturas electrónicas. Especialmente útiles para hacer trámites sin tener que desplazarte, como pueden ser el cambio de una denominación social ante el registro mercantil central.

Pasos para facturar electrónicamente a Administraciones Públicas

Como todo proceso con la Administración Pública se requiere de un protocolo. Y como podrás imaginar se cumple el principio “Ignorantia juris non excusat”. O dicho de otra manera: la ignorancia no exime del cumplimiento de la ley. Por eso no debe haber errores y es tan importante dedicarle un tiempo a familiarizarse con el proceso. Tener un conocimiento detallado de los procedimientos y normativas específicas. 

¿Qué me hace falta? ¿Qué datos son necesarios, cómo debe ser la factura, dónde y cómo se deben presentar estas facturas? Veámoslo a continuación.

1. ¿Qué datos necesito para facturar electrónicamente a la administración pública?

Para facturar electrónicamente a la administración pública, es necesario que se recopilen y figuren una serie de datos específicos que validen la transacción y aseguren su aceptación legal. 

¿A cuáles nos referimos?:

1. Identificación del proveedor: CIF, denominación social y datos de contacto.
2. Información del receptor: CIF y código de la oficina contable, órgano gestor y unidad tramitadora.
3. Detalles de la factura: Número de factura, fecha de emisión y descripción detallada de los servicios o productos proporcionados.
4. Datos económicos: Base imponible, tipo de IVA aplicado, y total a pagar.
5. Referencias legales: Referencia de contrato o acuerdo, en caso de aplicar.
6. Fecha de vencimiento del pago: La fecha límite para realizar el pago.
7. Descuentos o recargos: Cualquier descuento aplicado o recargo por pagos tardíos.
8. Datos bancarios: Información para la transferencia de pagos.
9. Referencias adicionales: Como números de pedido o de proyecto asociados.
10. Código de conducta o ética: En caso de que se requiera por la administración pública.

Revisa y confirma que todos los datos son correctos. Facilitará su procesamiento automático por parte de los sistemas de la administración pública.

2. Cómo tiene que ser la factura electrónica para las Administraciones Públicas

La factura electrónica destinada a las administraciones públicas debe cumplir con ciertos criterios técnicos y legales para ser considerada válida:

• Formato estandarizado: Debe estar en formato Facturae, que como hemos indicado antes, es el formato oficial en España.
• Legibilidad asegurada: Debe ser legible tanto por humanos como por máquinas. Es decir, toda la información debe estar presentada y estructurada de manera que sea fácil su entendimiento y no conlleve pérdidas de tiempo.
• Firma electrónica: Debe incluir una firma electrónica avanzada o sello electrónico que garantice su autenticidad e integridad.

Démosle la importancia que merecen. No son sugerencias. Son exigencias legales para que la factura sea aceptada. 

3. Cómo facturar electrónicamente a las administraciones públicas

Si queremos que la factura sea procesada correctamente y dentro de los plazos legales establecidos, sigue estos pasos estratégicos:

1. Obtención de un certificado digital: Necesario para firmar electrónicamente las facturas. Los certificados digitales los puedes obtener aquí mismo. 
2. Generación de la factura: Utiliza un software que cumpla con el estándar Facturae.
3. Firma de la factura: Asegúrate de firmar la factura con tu certificado digital válido.
4. Envío de la factura: Debe enviarse a través del punto general de entrada de facturas electrónicas de la administración correspondiente.

4. Dónde puedo facturar electrónicamente a las administraciones públicas

El envío de facturas electrónicas a las administraciones públicas se realiza a través de puntos específicos designados para tal fin. Estas plataformas garantizan que las facturas sean recibidas y procesadas de manera eficiente, cumpliendo con todos los requisitos legales vigentes.

1. FACE (Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas): Es el sistema más utilizado en España para la recepción de facturas electrónicas por parte de las entidades públicas.
2. Plataformas autonómicas: Algunas comunidades autónomas tienen sus propios sistemas para la recepción de facturas. Cataluña por ejemplo usa e.FACT. 
3. Sistemas internos de entidades locales: Algunas entidades locales, como ayuntamientos o concejos municipales pueden tener sus propias plataformas para la recepción de facturas.

Pasos para facturar electrónicamente a otra empresa

A medida que avanzamos hacia una economía cada vez más digitalizada, la facturación electrónica entre empresas se posiciona como un elemento transformador en el ámbito comercial. Esta innovación responde tanto a la creciente demanda de procesos más ágiles y seguros, como a la necesidad de cumplir unas normativas fiscales que cada vez se hacen más estrictas. 

1. ¿Qué datos necesito para facturar electrónicamente a una empresa?

Cuando hablamos de facturación electrónica entre empresas, subyace una expectativa de precisión y legalidad que no es negociable. Más allá de ser un mero requisito técnico, cada dato que se solicita y registra refuerza la legitimidad y la eficacia del intercambio comercial. Estamos ante un escenario donde los errores o las omisiones no solo son inconvenientes, sino que pueden tener consecuencias legales y financieras significativas. 

Este énfasis en la exactitud no es trivial; es el corazón de la confianza empresarial y la integridad financiera.

La facturación electrónica entre empresas requiere de datos esenciales para asegurar la validez y legalidad de la transacción, sí, pero, ¿cuáles son?

• Nombre y dirección del emisor y receptor.
• Número de identificación fiscal de ambas partes.
• Descripción detallada de los productos o servicios ofrecidos.
• Términos de pago y condiciones.
• Fecha de emisión y fecha de vencimiento.
• Códigos relevantes como el código de producto o de servicio.
• Información de contacto adicional (Como pueden ser por ejemplo, los emails o teléfonos de las personas responsables de la facturación).
• Número de pedido del cliente (Si aplica, para referencia cruzada con la orden de compra).
• Condiciones de entrega (Que incluyan términos de envío y costos asociados, si son relevantes).
• Detalles fiscales adicionales (Como retenciones aplicadas o exenciones fiscales específicas).
• Total acumulado: (Debe incluir subtotales, impuestos, y el total final a pagar).

De nuevo, es importante recordar que esta información debe ser clara y precisa para evitar errores y asegurar que ambas partes estén de acuerdo con el contenido de la factura.

2. Dónde puedo facturar electrónicamente a una empresa

Las empresas pueden emitir facturas electrónicas a través de diversos canales que incluyen:

• Plataformas de facturación online: Estos sistemas ofrecen herramientas integradas para crear, enviar y gestionar facturas.
• Sistemas ERP (Planificación de Recursos Empresariales): Muchos sistemas ERP tienen módulos de facturación electrónica que permiten integrar la facturación con otros procesos de negocio.
• Servicios de intercambio electrónico de datos (EDI): Utilizados principalmente en transacciones entre empresas grandes, permiten el intercambio automático de documentos.

Elegir la plataforma adecuada dependerá de las necesidades específicas de la empresa y de sus clientes. Además, siempre puedes considerar la integración de las facturas electrónicas con sistemas de gestión contable y financiera, lo que te supondrá una reconciliación automática de las cuentas por cobrar y por pagar, que mejorará la precisión de los registros financieros y facilitará un mejor flujo de caja. 

3. Cómo tiene que ser la factura electrónica para las empresas

Es fácil. Hay unas normas y hay que cumplirlas. ¿Cuáles son esos estándares técnicos y legales?

• Formato adecuado: A menudo XML o PDF, dependiendo de la jurisdicción y las preferencias de la industria.
• Conformidad legal: Se deben incluir todos los elementos requeridos por la ley, como impuestos aplicables y datos de registro.
• Seguridad: Implementación de medidas como cifrado y firmas digitales para proteger la información sensible.

4. Cómo facturar electrónicamente a una empresa

Para implementar la facturación electrónica con otra empresa, sigue estos pasos:

1. Consigue tu sello electrónico o certificado de empresa.
2. Selecciona un proveedor de servicios de facturación electrónica que se alinee con tus necesidades y cumpla con los requisitos regulatorios de tu industria.
3. Configura tu sistema de facturación para emitir facturas en el formato adecuado y asegúrate de que cumpla con los estándares de seguridad necesarios.
4. Coordina con tu cliente para asegurar que sus sistemas sean compatibles y puedan procesar y reconocer tus facturas electrónicas.
5. Realiza pruebas para verificar que el proceso funciona correctamente antes de implementarlo completamente.

Sencillo, ¿verdad?

5 Ventajas de facturar electrónicamente a ayuntamientos o empresas

La adopción de la facturación electrónica que, día a día es cada vez más usada por más negocios, está revolucionando la manera en que las empresas y ayuntamientos gestionan sus operaciones financieras. Más allá de un simple cambio de formato, nos referimos a los múltiples beneficios tangibles que impactan positivamente en la administración y el rendimiento de las organizaciones.

1. Reduce el tiempo de gestión

Facturar electrónicamente reduce significativamente el tiempo dedicado a la gestión de facturas debido a:

• Automatización del proceso de emisión y recepción de facturas.
• Menor tiempo en la reconciliación de pagos y contabilidad.
• Respuestas más rápidas de los clientes debido a la simplificación del proceso de aprobación.

Además, la automatización nos ofrece una mayor precisión en los procesos financieros, al disminuir la necesidad de tener que realizar correcciones posteriores. De esta manera, las empresas pueden invertir y redirigir el tiempo y los recursos ahorrados hacia otras actividades.

2. Ahorro de costes

El ahorro de costes es uno de los beneficios más claros de la facturación electrónica, manifestándose en varias áreas:

• Reducción en el uso de papel.
• Menor consumo de insumos como tinta y envíos postales.
• Disminución de los costos asociados con el almacenamiento físico y la gestión de documentos.

Sin olvidar que la automatización reduce la necesidad de horas de trabajo dedicadas a la gestión manual de facturas. ¿Quieres otro beneficio? También se reducen los gastos indirectos, como los relacionados con el retraso en pagos y las posibles multas por incumplimiento de plazos. ¿Merece o no merece la pena?

3. Digitalización y eficacia

Algunos ya lo imaginarás, pero aquí te dejamos un listado completo de beneficios de facturar digitalmente: 

• Acceso rápido y fácil a los registros de facturación para auditorías y controles.
• Mejora la precisión de los datos (se reducen los errores humanos).
• Integración con otros sistemas digitales utilizados por la empresa, como gestión de inventarios y CRM.
• Proporciona a las empresas información valiosa en tiempo real para tomar decisiones estratégicas.
• Mejor gestión de la cadena de suministro y mayor capacidad de respuesta a las demandas del mercado.
• Potencia la colaboración entre departamentos y socios comerciales gracias de nuevo al acceso rápido y preciso a la información.

4. Reducción de papel y espacio en la oficina

Buscamos no solo ayudar al planeta, sino que también promover una imagen corporativa responsable y moderna. Y segura. Ya que al ser documentos digitales pueden ser protegidos con contraseñas y cifrados, reduciendo el riesgo de pérdida o daño. 

• Minimiza el consumo de papel, contribuyendo a la conservación del medio ambiente.
• Reduce la necesidad de espacio físico para el almacenamiento de documentos.
• Facilita un entorno de trabajo más ordenado y eficiente.

5. Mejora de la trazabilidad y transparencia

Al incrementar la confianza, se reducen las disputas. Al reducirse estas, se mejoran las relaciones comerciales y crece la reputación de la empresa. Como ves, ganamos todos.  Además, la capacidad de rastrear y auditar facturas electrónicas en tiempo real facilita la preparación de informes financieros precisos. 

• Cada factura electrónica deja un rastro digital que puede ser fácilmente auditado.
• Permite un seguimiento preciso del estado de cada factura desde su emisión hasta su pago.
• Mejora la confianza entre socios comerciales al proporcionar un historial claro y accesible de todas las transacciones.