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WhatsApp, con su gran base de usuarios y facilidad de uso, se ha convertido en un canal imprescindible para muchas empresas y autónomos, con el que comunicarse de manera ágil y efectiva con sus clientes. Sin embargo, cuando se trata de comunicaciones importantes, como la firma de contratos o el intercambio de información sensible, surge una pregunta clave: ¿es posible dar valor legal a los mensajes enviados por esta plataforma?
La respuesta es sí, gracias al WhatsApp certificado. Hoy en día, la digitalización ha llegado también al ámbito de las comunicaciones certificadas, y herramientas como la mencionada, permiten a las empresas realizar procesos de manera rápida, segura y con todas las garantías legales.
Lleva unas horas con vida, como el que dice, y el WhatsApp certificado ya se ha convertido en una solución innovadora para sectores que necesitan autenticar sus interacciones, como pueden ser , asesorías y despachos profesionales, aseguradoras, bancos y empresas farmacéuticas. ¿Por qué? Porque gracias a la integración de certificados digitales para empresas y sistemas de firma electrónica, es posible enviar y recibir comunicaciones que tienen el mismo valor legal que un burofax o una notificación certificada, pero con la agilidad e inmediatez que caracteriza a WhatsApp.
Qué es un WhatsApp certificado
Un WhatsApp certificado es una conversación de WhatsApp que ha sido verificada y autentificada por un prestador de servicios de confianza. Estos prestadores actúan como «notarios digitales», cuya función es asegurarse de que los mensajes intercambiados entre las partes no han sido alterados y pueden servir como prueba legal en un procedimiento judicial.
A través de esta certificación, las empresas pueden enviar mensajes con firma electrónica, solicitar consentimientos de privacidad (cumpliendo con el RGPD) o incluso gestionar procesos de contratación, todo desde la comodidad y familiaridad que nos ofrece WhatsApp.
Para qué sirve enviar un WhatsApp certificado
Desde aseguradoras hasta instituciones financieras, muchas organizaciones están empezando a integrar o a hacer uso de este sistema en plataformas para enviar comunicaciones certificadas como Confye, para mejorar la experiencia del cliente y optimizar sus procesos de negocio.
Enviar un WhatsApp certificado permite:
- Certificar el envío de la comunicación.
- Certificar que el cliente ha recibido dicha comunicación.
- Asegurar la autenticidad y la integridad de todas las comunicaciones.
- Enviar hasta 65.536 caracteres por comunicación.
- Realizar comunicaciones a nivel internacional.
- Adjuntar documentos. En caso de que hubiera archivos adjuntos, certifica los documentos, pero no informa ni certifica que el destinatario ha accedido a ellos.
- Es posible utilizar formato de texto como el uso de negritas, cursivas, tachado y enumeración.
- También es posible, utilizar un canal secundario gratuitamente (mail o SMS) para asegurar la llegada del mensaje al destinatario final.
- Y finalmente, también existe la posibilidad de elegir el nivel de autenticación al destinatario gratuitamente por email o con un SMS de 50 céntimos.
Beneficios de enviar WhatsApp certificados
Entender el envío de WhatsApp certificados como simplemente una solución eficiente para la comunicación empresarial que quedarse en la superficie, ya que no podemos olvidar que supone un cambio fundamental en la forma en que las organizaciones gestionan la interacción con sus clientes y colaboradores. Esta herramienta, que combina la familiaridad de una aplicación de uso diario con la seguridad y validez legal de un proceso certificado, abre la puerta a un modelo de negocio más ágil, seguro y orientado a resultados.
1. Comunicación instantánea
Empresarialmente hablando, día a día, somos más dinámicos. La velocidad y la fiabilidad de las comunicaciones son esenciales, independiente del sector en el que trabajes. Y eso es exactamente lo que te ofrece, el WhatsApp certificado. Un puente entre la inmediatez y la legalidad. Las empresas ya no necesitan depender exclusivamente de métodos tradicionales como la carta certificada o el burofax online para asegurar que sus comunicaciones sean reconocidas legalmente. Ahora disponemos de burofaxes digitales, SMS y WhatsApp certificados. ¿Te gustaría aprender a cómo enviar un burofax digital o cómo enviar un email certificado? En nuestra plataforma Confye tienes la solución. Solución para todas y cada una de las posibles comunicaciones certificadas.
2. Cumplimiento normativo
Además, en sectores altamente regulados como el farmacéutico o el financiero, donde es indispensable el cumplimiento de normativas como el FDA 21 CFR parte 11, esta tecnología proporciona una capa adicional de confianza y cumplimiento normativo.
3. Seguridad jurídica
Por otro lado, este tipo de certificación mejora la seguridad jurídica, y a su vez, como ya hemos comentado previamente, también permite personalizar la experiencia del cliente. El hecho de que las comunicaciones certificadas se realicen a través de un canal tan cercano y accesible como WhatsApp aumenta considerablemente el nivel de interacción y compromiso del usuario. De esta manera, las empresas pueden realizar procesos complejos, como la firma de contratos o la aceptación de términos y condiciones, sin necesidad de complicar la experiencia del cliente, lo que quieras o no, favorece una relación de confianza y fidelización.
4. Automatización de procesos
¿A nivel operativo? La integración del WhatsApp certificado puede automatizar procesos críticos que antes requerían mucho tiempo y recursos. Por no hablar de que se acelera la toma de decisiones y se reducen los costos asociados a trámites presenciales o comunicaciones más lentas. Las empresas, además, pueden centralizar todas estas interacciones en una sola plataforma, como es Confye, una plataforma omnicanal, lo que facilita el seguimiento y la gestión de las comunicaciones certificadas a lo largo del tiempo.
5. Validez legal
Uno de los principales beneficios del WhatsApp certificado es este aspecto. Al ser emitido por un prestador de servicios de confianza, los mensajes certificados pueden presentarse como prueba en un proceso judicial, siempre que se cumplan con las normativas vigentes.
Además, aporta ventajas como la obtención y custodia de evidencias en entornos segurizados. A tener en cuenta que será necesaria la aparición de un perito informático colegiado.
6. Cercanía con el usuario final
WhatsApp es una de las plataformas de mensajería más utilizadas en el mundo. Desde niños a ancianos, pocas son las personas que no tienen instalada la aplicación en su smartphone. Esto lo convierte en una herramienta ideal para empresas que buscan mantener una relación cercana y directa con sus clientes. El hecho de que los mensajes sean certificados asegura que esta comunicación pueda ser tanto inmediata como legalmente válida.
7. Sencilla de utilizar
Al integrar una plataforma de firma digital directamente en WhatsApp, las empresas pueden facilitar a sus clientes la firma de documentos y la recepción de información importante sin que necesiten utilizar otras herramientas o sistemas.
Todo el proceso es rápido y sencillo para el usuario final, lo que mejora la experiencia del cliente y agiliza los trámites administrativos.
8. Muy económica
El envío de WhatsApp certificados es una solución asequible en comparación con otros métodos de certificación, como el burofax o el correo certificado. No solo es más barato, sino que también es más rápido, por lo que además de reducir costos operativos, también estarás mejorando la eficiencia.
9. Menor impacto ambiental
Al optar por la digitalización de las comunicaciones certificadas mediante WhatsApp certificado, se contribuye a reducir el uso de papel y otros recursos físicos. Beneficio importante para todas aquellas empresas que buscan cumplir con sus objetivos de sostenibilidad allá por el 2025.
Qué validez legal tiene un WhatsApp certificado
El WhatsApp certificado tiene una validez legal equivalente a otras formas de comunicación certificada, siempre y cuando cumpla con ciertos requisitos. Esto incluye la autenticación de las partes involucradas y la validación de la identidad a través de certificados digitales.
Además, debe estar mediado por un prestador de servicios de confianza cualificado, como los que se detallan en la normativa eIDAS, que garantice que los mensajes no han sido alterados.
Es importante destacar que el Tribunal Supremo ha dictaminado que para que una conversación de WhatsApp sea admitida como prueba, debe obtenerse de manera legal, respetando el derecho a la intimidad y sin vulnerar el secreto de las comunicaciones. La presunción iuris tantum que otorgan estos servicios refuerza aún más su valor probatorio.
Cuánto cuesta enviar un WhatsApp certificado
El coste de enviar un WhatsApp certificado es significativamente inferior al de otros medios de comunicación con valor legal, como el burofax o el correo electrónico certificado.
Dependiendo del servicio prestado y la cantidad de mensajes que se necesiten certificar, los precios pueden variar. Sin embargo, la inversión en este tipo de servicios es accesible para empresas de todos los tamaños, desde pequeñas startups hasta grandes corporaciones.
Qué sectores pueden utilizar WhatsApp certificado
Hablamos de una herramienta extremadamente versátil que puede ser utilizada por una amplia variedad de sectores. Desde aseguradoras hasta empresas farmacéuticas, las aplicaciones de esta tecnología son infinitas.
A) WhatsApp certificado para aseguradoras
Hace unas líneas, hemos visto cómo las aseguradoras pueden utilizar WhatsApp certificado para una variedad de procesos, desde la firma de pólizas hasta la gestión de siniestros. Veamos algunas más:
- Gestión de pólizas, como el envío de recordatorios de renovación, solicitar actualizaciones de datos personales y facilitar la contratación de nuevas pólizas a distancia.
- Gestión de siniestros y reclamaciones.
- Recordatorios de pagos y renovaciones de pólizas.
- Comunicación segura de datos sensibles.
- Gestión de asistencias en el extranjero (proporcionando al cliente un canal de comunicación seguro y directo con la aseguradora).
- Resolución de disputas.
- Demostrar el cumplimiento normativo de las regulaciones, como el IDD (Directiva sobre Distribución de Seguros), mediante la certificación de las comunicaciones con los clientes.
B) WhatsApp certificado para farmacéuticas
En el sector farmacéutico, como puede ser el estadounidense, la necesidad de cumplir con normativas estrictas como la FDA 21 CFR parte 11 hace que el uso de WhatsApp certificado sea una herramienta ideal. Permite el intercambio seguro de información entre médicos, laboratorios y pacientes, lo que consolida la confidencialidad y el cumplimiento normativo.
También nos permite:
- Proporcionar información del producto detallada sobre los medicamentos, incluyendo efectos secundarios y precauciones.
- Seguimiento de la farmacovigilancia, con el que recoger información sobre reacciones adversas a medicamentos y notificarlas a las autoridades sanitarias.
- Asegurar el cumplimiento de las regulaciones, como puede ser el de la FDA (Administración de Alimentos y Medicamentos de Estados Unidos) u otras agencias reguladoras, tales como la AESAN en España o la EMA en Europa.
Y dentro del sector sanitario:
- Citas médicas (confirmación, recordatorios y cancelaciones).
- Obtener el consentimiento informado del paciente para tratamientos médicos y procedimientos quirúrgicos.
- Comunicar los resultados de análisis y pruebas médicas de forma segura y confidencial.
C) WhatsApp certificado para bancos
Los bancos y las instituciones financieras también pueden beneficiarse enormemente de esta tecnología. Con WhatsApp certificado, pueden:
- Enviar notificaciones de vencimientos de préstamos o tarjetas de crédito.
- Gestionar contratos de servicios financieros de manera ágil y segura.
- Certificar la entrega de información precontractual.
- Apertura de cuentas a distancia, incluyendo la firma de contratos y la verificación de identidad.
- Operaciones bancarias, tales como autorizar transferencias, solicitar tarjetas de crédito y gestionar inversiones de forma segura y eficiente.
D) WhatsApp certificado para el sector público
Acciones como el garantizar la entrega de notificaciones oficiales a los ciudadanos, véase multas o avisos de procedimientos administrativos. Es un excelente modo de asegurarse de que los ciudadanos reciban la información en tiempo real y con validez legal.
E) WhatsApp certificado para comercio electrónico
El comercio electrónico también puede aprovechar el WhatsApp certificado para:
- Confirmar pedidos.
- Gestionar devoluciones.
- Certificar el consentimiento del usuario para recibir promociones comerciales.
Si estás pensando en que este tipo de comunicación tiene que aumentar la confianza del cliente en el proceso de compra, has acertado.
F) WhatsApp certificado para telecomunicaciones
Una solución estupenda para notificar a sus clientes sobre cambios en sus contratos, gestionar renovaciones y obtener consentimientos de manera ágil y eficiente.
Cómo puedo enviar un WhatsApp certificado
Enviar un WhatsApp certificado es un proceso sencillo que cualquier empresa puede implementar en sus operaciones diarias. ¿Difícil? Para nada. De hecho, ni tienes que descargar ninguna APP ni instalar ningún tipo de software.
¿Te gustaría aprender a cómo enviar un WhatsAPP certificado? A continuación, te detallamos los pasos para hacerlo a través de Confye, una plataforma especializada en la certificación de comunicaciones digitales.
1. Regístrate gratis en Confye
El primer paso es registrarte en la plataforma de Confye, que ofrece un servicio sencillo y accesible para certificar tus comunicaciones. Puedes empezar de manera gratuita y luego elegir un plan que se ajuste a las necesidades de tu empresa.
2. Selecciona enviar WhatsApp certificado
Una vez registrado, accede a la opción de enviar un WhatsApp certificado desde tu panel de usuario. Este paso es necesario para garantizar que tu mensaje se envíe de manera segura y con validez legal.
3. Escribe tu mensaje
Escribe el mensaje que deseas enviar a tu cliente o colaborador. Puedes personalizarlo según el tipo de información que quieras certificar, ya sea un contrato, una notificación o una confirmación de pedido.
4. Añade adjuntos
Si es necesario, añade adjuntos al mensaje, como contratos, facturas u otros documentos que necesites enviar.
5. Envía el mensaje
Haz clic en enviar y Confye se encargará de certificar el mensaje. El sistema garantiza que el mensaje llegará a su destinatario y que se conservarán todas las evidencias legales necesarias.
6. Obtén tu certificado
Finalmente, una vez enviado el mensaje, Confye generará un certificado que podrás descargar y utilizar como prueba en caso de cualquier disputa o procedimiento legal.
