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Las cartas sobre la mesa. ¿Tú también has soñado con poder enviar un email, pero con la misma validez legal que un burofax? Mandarlo desde tu mismo escritorio y en cuestión de minutos. Y poder decirle adiós de una vez a las horas perdidas. A los paseítos a Correos. Al dinero gastado en parkings y sobre todo, al que has gastado en mandar comunicaciones certificadas.
Si tu respuesta es sí, por favor, me gustaría saber cómo enviar un mail certificado, toma asiento, porque estás a punto de descubrir una herramienta que revolucionará tu forma de comunicarte. Pero antes de eso…
¿Qué es un email certificado?
Un email certificado no es otra cosa que un correo electrónico que cuenta con un certificado digital que verifica la identidad del remitente, la integridad del mensaje y la fecha y hora de envío. ¿Qué significa esto? Que el email no puede ser manipulado ni alterado, y que se puede demostrar fehacientemente que el remitente lo envió y el destinatario lo recibió.
Dicho de otra manera, un email certificado tiene la misma validez legal que un burofax tradicional, por lo que si lo piensas, se convierte en una herramienta muy útil para cualquier empresa que necesite comunicarse de manera fidedigna y segura.
Empresas y negocios como:
- Bufetes de abogados.
- Asesorías fiscales.
- Gestorías.
- Aseguradoras.
- Entidades financieras.
- Sectores como el inmobiliario.
Cómo funciona un email certificado
El proceso de envío de un email certificado es muy sencillo. Básicamente, se trata de redactar un correo electrónico normal y, antes de enviarlo, añadirle un certificado digital. Así de fácil. Eso sí, ese certificado digital debe estar emitido por un Prestador Cualificado de Servicios Electrónicos de Confianza (QTSP), como podemos ser Camerfirma, y garantizar la seguridad y validez legal del email.
Para acceder al email certificado, el destinatario deberá introducir un código de seguridad que se le habrá enviado previamente. Una vez que haya accedido al email, podrá leerlo y descargarlo.
¿Qué validez legal tiene un email certificado?
Como te decíamos antes, un email certificado tiene la misma validez legal que un burofax tradicional. Así que si estás pensando en poder usarlos como prueba ante un juicio o bien como medio de notificación fehaciente en cualquier tipo de procedimiento legal o administrativo, adelante. Otra opción es que directamente mandes un burofax electrónico. ¡Oh! ¿No lo sabías? Sí, también te damos ese servicio.
Una vez que el email ha sido enviado, el destinatario recibe una notificación. En esta, se le informa de que ha recibido un email certificado y se le proporciona un enlace para acceder al mismo.
En concreto, los emails certificados cumplen con los requisitos establecidos en la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de Firma Electrónica. Esta ley establece que la firma electrónica es un medio válido para la firma de documentos electrónicos y que tiene la misma eficacia jurídica que la firma manuscrita.
Cómo puedo enviar un email certificado
Estábamos deseando llegar a este punto. ¿Por qué? Para que veas lo fácil que es enviar un email certificado. Solo vas a necesitar:
- Un ordenador con conexión a internet.
- Un navegador web (Chrome, Firefox, Safari, Opera, etc.).
- Una cuenta de correo electrónico (incluso funciona con Hotmail).
- Un certificado digital emitido por un PSC.
- Una plataforma de envío de emails certificados, como Confye.
Sí, Confye es la herramienta de la que te hablábamos al principio. Y quien dice herramienta dice solución. Comprobemos, paso a paso, lo sencillo que es el envío de un email certificado.
- Accede a la plataforma de Confye.
- Crea una nueva cuenta o inicia sesión si ya tienes una.
- Redacta tu email como de costumbre.
- Adjunta los documentos que quieras enviar, si es necesario.
- Selecciona la opción de «Enviar certificado».
- Introduce la dirección de correo electrónico del destinatario.
- Selecciona las opciones de certificación que desees. Puedes elegir entre diferentes tipos de certificados, como firma digital, sello de tiempo o acuse de recibo.
- Revisa tu email y asegúrate de que toda la información es correcta.
- Haz clic en el botón «Enviar».
Y tal como te decíamos hace un momento, en cuanto el destinatario reciba el email, se le notificará por correo electrónico. Y para acceder al email certificado, solamente deberá introducir un código de seguridad que se le habrá enviado previamente.
Para qué sirve enviar un email certificado con validez legal
No es porque lo digamos nosotros, que también, pero enviar un email certificado con validez legal va a revolucionar la forma en que gestionas tus comunicaciones importantes. Imagina poder digitalizar tu asesoría. Que todas tus comunicaciones sean certificadas. Imagina poder garantizar que cada mensaje relevante que envíes no solo llegará a su destino, sino que también será inalterable y dispondrá de un respaldo legal sólido. O más bien deja de imaginar, y hazlo realidad contratando servicios como Confye.
No lo veas como simplemente una capa adicional de seguridad y formalidad. Si lo ves así te estarás dejando fuera la incomparable tranquilidad que supone saber que tus notificaciones, facturas o cambios contractuales serán reconocidos y registrados oficialmente.
Vivimos en un mundo donde la precisión y la confianza son esenciales, y más teniendo en cuenta algunos sectores, por esa misma razón, el email certificado se convierte en un aliado indispensable para asegurar que cada comunicación sea irrefutable y tenga el peso legal necesario.
1. Preavisos de deuda
Con los que notificar a los clientes de impagos, vencimientos o cambios en las condiciones de pago. Esto ofrece numerosas ventajas a las empresas que necesitan gestionar cobros morosos:
- El emisor del email recibe una notificación (acuse de recibo) confirmando que el preaviso de deuda ha sido entregado y abierto por el deudor.
- Se registra la fecha y hora exactas de envío y recepción del email.
- Se verifica la identidad del acreedor que envía el preaviso.
- El contenido del email certificado no puede ser modificado ni alterado una vez enviado.
- El preaviso de deuda enviado por email certificado tiene un carácter más formal y serio que una simple notificación por correo electrónico tradicional.
- A tener en cuenta que, la recepción de un email certificado puede tener un mayor impacto psicológico en el deudor, incentivando el pago de la deuda.
- Los emails certificados evitan la necesidad de enviar cartas certificadas por correo postal, lo que supone un ahorro en costes de envío y papelería.
- El proceso se agiliza considerablemente, ya que no es necesario esperar los tiempos de envío postal.
La empresa Telefónica utiliza emails certificados para enviar preavisos de deuda a sus clientes morosos, lo que les ha permitido reducir significativamente la morosidad y agilizar el cobro de las deudas.
2. Envío de facturas y presupuestos
¿Buscas transparencia y confianza en todas tus transacciones comerciales? Tus clientes también. Por eso y gracias al email certificado, empresas o corporaciones como la tuya, podéis asegurar que vuestros documentos financieros llegan a los destinatarios sin posibilidad de ser alterados o disputados.
Antes hablábamos de Telefónica. En este caso, gigantes como Amazon utilizan emails certificados para enviar facturas a sus proveedores, garantizando así la veracidad y recepción de estos documentos esenciales.
¿Y qué ganan con esto?
- Se aseguran la recepción del documento por parte del cliente.
- Proporcionan una prueba legal de envío y recepción.
- Reducen el riesgo de disputas sobre la entrega y contenido de la factura o presupuesto.
- Optimizan el proceso de cobro, reduciendo el tiempo de espera para el pago.
3. Vencimientos
Contratos, seguros, recibos… Son muchas las notificaciones que se pueden enviar a través de los emails certificados. Hablamos de comunicaciones vitales para mantener las relaciones contractuales al día y evitar posibles malentendidos o incumplimientos. Por ejemplo, empresas de seguros como AXA llevan tiempo usando emails certificados para recordar a sus clientes sobre los vencimientos de sus pólizas. Y de esta manera consiguen que los clientes estén siempre informados y, de esta manera, puedan tomar acciones necesarias a tiempo.
Apoyarte en el email certificado te garantizará que los clientes reciban el comunicado antes del vencimiento. Lo mismo que te proporcionarán un registro de comunicación, indispensable en caso de disputas. A su vez, te ayuda a evitar olvidos y/o retrasos en renovaciones. ¿Y lo mejor? Que te ayudará a mejorar la relación con tus clientes al aportarles una nueva solución más diligente y profesional.
4. Cambios de contratos y cláusulas
Los cambios a muchas personas no les suelen gustar. Y mucho menos cuando son cambios en cláusulas de contratos. O en los mismos contratos. De ahí que comunicar a los clientes cambios en los contratos y/o cláusulas de manera fehaciente es primordial para mantener la integridad y transparencia en las relaciones contractuales.
Empresas de telecomunicaciones como Vodafone utilizan emails certificados para informar a sus clientes sobre cambios en las condiciones de sus contratos, así, de esta manera se aseguran de que todas las partes estén debidamente informadas. Y sí, la subida de precio lo mismo no te gusta, pero no podrás quejarte de no haber sido debidamente informado/a.
5. Otros
¿Existen más opciones? Por supuesto, el email certificado también se puede utilizar en un sinfín de contextos donde la seguridad y la prueba de entrega son más que necesarios.
Esto puede incluir convocar a juntas o reuniones, remitir documentación importante, o realizar notificaciones fidedignas en procedimientos legales o administrativos. Algo que grandes corporaciones (como IBM) tienen bien interiorizado, ya que hacen uso de emails certificados para convocar a juntas directivas y asegurarse de que todos los miembros reciben la información necesaria para tomar decisiones informadas.
Ventajas de enviar emails certificados
Decir que en Camerfirma estamos comprometidos con la innovación y la seguridad en las comunicaciones digitales es quedarse corto. Por eso, ofrecemos a nuestros clientes soluciones como el email certificado como una alternativa válida, legal y segura a los métodos tradicionales de notificación. ¿Te parece poco? También disponemos de burofax digital, mensaje SMS certificado y en breves, también contarás con la posibilidad de usar nuestro servicio de WhatsApp certificado e incluso, burofax postal.
¿Que dónde puedes disfrutar de todos estos servicios? Pues a través de nuestra plataforma Confye.
Una plataforma que te aportará:
1. Validez legal:
Como ya hemos hablado antes, los emails certificados tienen la misma validez legal que un burofax tradicional. Por lo que pueden ser utilizados como prueba irrefutable en un proceso judicial o administrativo.
2. Rapidez:
Olvídate de los largos tiempos de espera y las engorrosas gestiones en Correos. Los emails certificados se pueden enviar en cuestión de minutos, desde cualquier lugar y en cualquier momento.
3. Sencillez de uso:
El proceso de envío de un email certificado es muy sencillo e intuitivo. No requiere conocimientos técnicos previos, y podrás hacerlo desde la comodidad de tu ordenador o dispositivo móvil.
4. Economía:
Los emails certificados son mucho más económicos que el burofax tradicional. Además, en Camerfirma ofrecemos packs para que puedas ahorrar aún más.
5. Eficiencia y sostenibilidad:
Apostar por el email certificado significa contribuir a un entorno más sostenible. Al reducir el uso del papel y las gestiones presenciales, minimizamos nuestro impacto en el medio ambiente.
6. Seguridad y trazabilidad:
La plataforma Confye te garantiza la máxima seguridad en el envío de tus emails certificados. Todos los mensajes se envían con cifrado de extremo a extremo y quedan registrados con un sello de tiempo cualificado, lo que garantiza su autenticidad e integridad.
7. Versatilidad:
Puedes enviar emails certificados a cualquier dirección de correo electrónico, incluso si el destinatario no utiliza la misma plataforma. Además, puedes adjuntar archivos de todo tipo a tus emails, como documentos, imágenes o vídeos.
Elige tu proveedor para enviar emails certificados
En el mercado actual, existen numerosas empresas que ofrecen servicios de email certificado. A la hora de elegir la más adecuada para ti, es fundamental comparar las diferentes opciones y seleccionar la que mejor se adapte a tus necesidades. En este apartado, nos centraremos en analizar cuatro de los proveedores más destacados: Confye, Signaturit, Firmafy y eEvidMail.
Confye, como ya te hemos explicado, se caracteriza por su facilidad de uso, su precio competitivo y su excelente atención al cliente. Además, te ofrecemos una amplia gama de funcionalidades, como la posibilidad de enviar emails certificados con acuse de recibo, programar el envío de emails para una fecha y hora determinada, o integrar la plataforma con otros sistemas.
Signaturit, por su parte, destaca por sus funcionalidades adicionales, como la personalización de los emails con la imagen corporativa de la empresa, o la posibilidad de crear plantillas de emails certificados.
Firmafy se presenta como una solución sencilla. Su plataforma es muy intuitiva y fácil de usar, y ofrece diferentes planes para adaptarse a las necesidades de cada empresa.
eEvidMail se enfoca en la seguridad y la validez legal de los emails certificados. Su plataforma, como la de Confye, cumple con los más estrictos estándares de seguridad y ofrece un servicio de custodia de los documentos electrónicos durante un periodo de tiempo determinado.
¿En definitiva? La mejor opción para ti dependerá siempre de tus necesidades específicas y presupuesto. Te recomendamos que compares las diferentes funcionalidades, precios y opiniones de los usuarios antes de tomar una decisión.
