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¿Sabes en qué época vivimos? ¿Y qué haces enviando burofax a la manera tradicional? Si es por la nostalgia, podemos entenderlo, pero teniendo en cuenta que la inmediatez y la comodidad son reinas en el momento en el que vivimos, las comunicaciones tradicionales como el burofax físico comienzan a verse relegadas a un segundo plano. En su lugar, surgen soluciones más eficientes, seguras y acordes con los tiempos que corren, como los emails certificados o mejor aún, los burofaxes electrónicos.
¿Te has preguntado alguna vez cómo puedes enviar comunicaciones certificadas con la misma validez legal que el burofax tradicional, pero disfrutando de la comodidad y rapidez que ofrece internet? La respuesta sigue siendo la misma: el burofax electrónico. Como empresa líder en soluciones de firma electrónica y seguridad digital, te invitamos a acompañarnos en este artículo donde veremos su funcionamiento, sus ventajas, cómo redactarlo y enviarlo, y mucho más comunicaciones certificadas
Qué es y para qué sirve el burofax electrónico
También conocido como burofax online o burofax digital, es un medio de comunicación certificado que se realiza por medios electrónicos. A diferencia del burofax tradicional en papel, que se envía por correo postal con acuse de recibo, el burofax electrónico se envía a través de una plataforma segura que garantiza la autenticidad, integridad y trazabilidad del mensaje.
El burofax electrónico tiene una amplia gama de aplicaciones, especialmente en el ámbito legal y comercial. Algunos de los casos más comunes en los que se utiliza son:
- Preavisos de deudas para informar a un deudor del impago de una deuda y los pasos a seguir para evitar acciones legales.
- Vencimientos y cambio de cláusulas de contratos para notificar a las partes de un contrato sobre vencimientos, modificaciones o cancelaciones.
- Reclamaciones de clientes para presentar reclamaciones a empresas o entidades de forma fehaciente.
- Notificaciones para comunicar decisiones administrativas, judiciales o de cualquier otra índole de forma oficial.
Qué datos necesito para enviar un burofax electrónico
Pues exactamente los mismos que para enviar un burofax en papel.
- Datos del emisor: Nombre, apellidos, DNI o NIF, dirección de correo electrónico y número de teléfono.
- Datos del destinatario: Nombre, apellidos, DNI o NIF, dirección de correo electrónico y, si se dispone, número de teléfono.
- Contenido del burofax: El mensaje que deseas comunicar, redactado de forma clara y concisa.
- Documentación adjunta (opcional): Si deseas adjuntar algún documento al burofax, como un contrato o una factura, puedes hacerlo en formato PDF.
Hay que tener en cuenta que existen unas pequeñas diferencias puntuales:
- En el burofax electrónico, la firma del emisor se realiza de forma digital mediante un certificado electrónico, mientras que en el burofax tradicional se firma a mano.
- El burofax electrónico no requiere de una dirección postal para el destinatario, ya que se envía a través de correo electrónico.
- En algunos casos, el burofax tradicional puede requerir documentación adicional, como un justificante de pago o una autorización expresa del destinatario.
Cuándo mandar un burofax electrónico
Como ya hemos visto antes, enviar un burofax electrónico se convierte en una herramienta útil en diversas situaciones, pero existen algunos casos en los que su uso es especialmente recomendable:
- Cuando se requiere una prueba fehaciente de la comunicación: El burofax electrónico deja constancia del envío, recepción y contenido del mensaje. Ideal en caso de disputas legales o administrativas.
- Cuando se necesita una comunicación urgente: El burofax electrónico se envía y recibe de forma instantánea, lo que lo convierte en una opción perfecta para comunicaciones urgentes.
- Cuando se desea ahorrar tiempo y dinero: El burofax electrónico elimina la necesidad de desplazarse a Correos, agiliza el proceso y resulta mucho más económico que el burofax tradicional.
Cómo redactar un burofax electrónico paso a paso
Redactar un burofax electrónico es un proceso sencillo que se puede realizar en pocos minutos. A continuación, te detallamos los pasos a seguir para que puedas enviar tu burofax de forma rápida y eficaz.
1. Elegir la plataforma adecuada
Existen diversas plataformas que ofrecen servicios de burofax electrónico. Es importante elegir una plataforma que sea segura, confiable y que se adapte a tus necesidades. Luego está Confye, que tiene todo eso y mucho más.
El registro es sencillo, rápido y gratuito, está pensado para todos (ya seas particular y empresa) y podrás recargar tu cartera y enviar tantos mensajes certificados como quieras.
2. Rellenar los datos del emisor y destinatario
Una vez hayas elegido la plataforma, deberás rellenar un formulario con los datos del emisor y del destinatario. Asegúrate de introducir la información correctamente para evitar errores en el envío.
3. Redactar el contenido del burofax
El contenido del burofax debe ser claro, conciso y preciso. Debe incluir la fecha, el lugar, el motivo del burofax y la firma del emisor. Puedes utilizar plantillas predefinidas o redactar el contenido desde cero, tú eliges.
4. Adjuntar documentación (opcional)
Si deseas adjuntar algún documento al burofax, puedes hacerlo en formato PDF.
5. Revisar y enviar el burofax
Antes de enviar el burofax, verifica cuidadosamente toda la información para asegurarte de que es correcta. Una vez revisada, puedes enviar el burofax electrónico.
¿Cuánto cuesta enviar un burofax electrónico?
Olvídate de los altos costes del burofax tradicional. El burofax electrónico se presenta como una alternativa mucho más económica, sin renunciar a la validez legal ni a la seguridad.
Hay que tener en cuenta que el precio de un burofax electrónico varía en función de la plataforma que se utilice y del número de páginas del documento que se envíe. Sin embargo, en general, son significativamente más baratos que los burofaxes tradicionales.
Para que te hagas una idea:
- Burofax electrónico: El precio por página suele oscilar entre 0,50€ y 1€, con descuentos por volumen.
- Burofax tradicional: El precio mínimo suele rondar los 10€ e incluye una página. A partir de ahí, se aplican cargos adicionales por cada página adicional.
Veámoslo con un posible caso:
Si necesitas enviar un burofax de 5 páginas, el coste aproximado sería para un burofax electrónico de entre 2,50€ y 5€, mientras que con un burofax tradicional nos iríamos a más de 15€.
Sin embargo, más allá del ahorro económico hay que quedarse con:
- Ahorras tiempo en transporte yendo a las oficinas de Correos.
- Solo pagas por los burofaxes que envías.
- Facturación electrónica para un mayor control de tus gastos.
Vías para enviar burofax electrónicos
Existen dos cómodas vías de envío para que puedas elegir la que mejor se adapte a tus necesidades:
1. SMS: Ideal para: Burofaxes cortos y urgentes que requieran una comunicación rápida y concisa.
Ventajas:
- Rapidez: Entrega instantánea del burofax al destinatario.
- Accesibilidad: Se puede enviar desde cualquier dispositivo móvil con conexión a internet.
- Comodidad: No requiere de la instalación de ningún software adicional.
- Eficacia: Asegura una alta tasa de apertura y lectura.
¿Cuándo se podría usar? Por ejemplo para notificar a un inquilino el impago de la renta de forma inmediata.
2. Correo electrónico: Perfecto para burofaxes más extensos que incluyan información detallada y documentación adjunta.
Ventajas:
- Versatilidad: Permite enviar burofaxes con mayor contenido textual y adjuntar documentos en formato PDF.
- Formalidad: Aporta un toque más formal a la comunicación.
- Registro: Deja constancia del envío y recepción del burofax en el buzón de correo electrónico.
- Accesibilidad: Se puede enviar desde cualquier dispositivo con acceso a internet y correo electrónico.
En este caso, nos podría servir para enviar una reclamación formal a una empresa por un producto defectuoso, adjuntando fotos o facturas. O si trabajas en la administración pública y necesitas enviar burofax también puedes hacerlo por estas vías. Recuerda que para facilitar el trabajo de los funcionarios puedes conseguir certificados digitales para ayuntamientos y diputaciones.
7 Beneficios del burofax electrónico
Cada día somos más digitales. Incluido tu empresa. Por eso, se necesitan herramientas de comunicación que sean eficaces, seguras y legales.
1. Validez legal
El burofax electrónico tiene exactamente la misma validez legal que el burofax tradicional. Esto significa que puede ser utilizado como prueba fehaciente en caso de disputas legales o administrativas.
2. Ahorro de tiempo
Como ya hemos explicado anteriormente, se envía y recibe de forma instantánea, lo que ahorra mucho tiempo en comparación con el burofax tradicional, que requiere de envío postal y acuse de recibo.
3. Mayor ratio de apertura
¿Sabías que los burofaxes electrónicos tienen un mayor ratio de apertura que los correos electrónicos tradicionales? La razón es simple, los destinatarios son más propensos a abrir un mensaje que lleva el sello de «burofax».
4. Ahorro económico y sostenibilidad
Ya lo hemos visto unas líneas atrás. No hace falta ni que eches cuentas, ya sabes que es mucho más rentable que el burofax en papel, ya que no requiere de gastos de envío ni de impresión.
5. Seguridad y autenticidad
El envío de los burofaxes electrónicos se hace a través de plataformas seguras que garantizan la autenticidad, integridad y trazabilidad del mensaje. Esto significa que el emisor puede estar seguro de que el mensaje ha llegado al destinatario correctamente y que no ha sido modificado.
6. Facilidad de uso
Las plataformas como Confye son fáciles de usar e intuitivas, incluso para personas con pocos conocimientos informáticos.
7. Accesibilidad
Al poder enviarlos desde cualquier lugar del mundo con conexión a internet.
Y llegado a este punto, solo queda una pregunta, ¿estás listo/a para dar el salto al burofax electrónico?
En Camerfirma te ofrecemos las herramientas y el asesoramiento necesarios para que puedas empezar a disfrutar de las ventajas de este servicio desde el minuto uno. Contacta con nosotros y descubre cómo esta innovadora solución puede optimizar tus comunicaciones y aportarte seguridad y tranquilidad en tus gestiones.
