Como digitalizar tu asesoría con éxito

¿Te encuentras en un mar de papeles, facturas y tareas repetitivas? ¿Sientes que tu asesoría se está quedando atrás en la era digital? O más que sentirlo, ya lo sabes. ¿Te gustaría ofrecer un mejor servicio a tus clientes y aumentar tu rentabilidad?

Si has respondido sí a alguna de estas preguntas, la digitalización de tu asesoría es la solución que estás buscando.

Ahora solo te falta averiguar qué es una asesoría digital, por qué debes digitalizar la tuya, qué tareas puedes mejorar con la digitalización y cuáles son las ventajas que te aportará. Pero tiene fácil solución, porque aquí mismo encontrarás la respuestas, así como algunos consejos para que la digitalización de tu asesoría sea un éxito.

Qué es una asesoría digital

Una asesoría digital no se diferencia mucho de su antecesora, salvo porque utiliza la tecnología a su favor para mejorar sus procesos, ofrecer un mejor servicio a sus clientes y aumentar su eficiencia. Y a tu pregunta de si puedes dar tu certificado digital a tu gestor, la respuesta es simple: sí. 

Las asesorías digitales utilizan una variedad de herramientas y tecnologías, como:

• Software de gestión para automatizar tareas, almacenar datos y comunicarse con los clientes, como A3Asesor, SAGE o Nivimu de Wolters Kluwer Nimbus.
• Certificados electrónicos de sus clientes, como por ejemplo el certificado de representante ante administraciones públicas con el que firmar documentos de forma digital.
• Factura electrónica para emitir y recibir facturas de forma electrónica.
• Comunicación online para comunicarse con los clientes a través de correo electrónico, chat y videoconferencia.

¿Por qué digitalizar tu asesoría?

Existen muchas razones por las que deberías digitalizar tu asesoría. Sobre todo si tenemos en cuenta que en 2019 solo el 10% de las gestorías y asesorías en España ofrecían servicios digitales y, por desgracia, en muchos sitios, seguimos sino igual, casi.

Por eso nunca está de más pensar en la digitalización de las asesorias: 

• Para mejorar la eficiencia al automatizar tareas repetitivas, liberándote a ti y a tu personal para que podáis centraros en tareas más estratégicas. EXTRA BALL: también seréis más productivos.
• Para ofrecer un mejor servicio a tus clientes al ser más rápidos, eficientes y aumentar tu catálogo de servicios. Pero para ello, deberás comunicarlo. Hacerles saber que te has subido al tren de la digitalización. 
• Para reducir costes al decirle adiós a los costes de impresión, envío y almacenamiento de documentos.
• Para ser más competitivo gracias a ofrecer un servicio más innovador y eficiente a tus clientes.

1. Tareas rutinarias

Sí, hay vida más allá de la introducción de datos o la elaboración de informes. Tareas que se pueden automatizar. Tareas como: 

• La digitalización te permite emitir y recibir facturas electrónicas, automatizar recordatorios de pago y gestionar cobros online, ahorrando tiempo y reduciendo errores.

• Importar automáticamente los movimientos de tus cuentas bancarias, simplificando la conciliación y evitando errores manuales.

• Implementar un sistema de agenda online para que tus clientes puedan reservar citas de forma fácil y segura, sin tener que hacer nada.
  
• Almacenar, organizar y compartir documentos de forma electrónica, sin la necesidad de archivadores físicos y facilitando el acceso a la información.
  
• Podrás comunicarte con tus clientes a través de correo electrónico, chat y videoconferencia, con lo que mejoras la atención al cliente y agilizas la resolución de dudas.

Recuerda, la digitalización no se trata simplemente de automatizar tareas, sino de optimizar procesos y mejorar la eficiencia en tu asesoría.

Al liberar tiempo de las tareas rutinarias, tú y tu equipo podréis dedicaros a actividades más estratégicas, como:

• Asesoramiento personalizado a tus clientes para así ofrecer un servicio más cercano y de mayor valor, profundizando en las necesidades de cada cliente.
• Implementar estrategias de marketing digital para atraer nuevos clientes y ampliar vuestra base de negocio.
• Análisis de datos e inteligencia empresarial con la que obtener información valiosa sobre tu negocio y tus clientes, lo que te permitirá tomar decisiones más acertadas.
• Centrarte en áreas específicas del sector que te permita diferenciarte de la competencia y ofrecer un servicio único. O lo que es lo mismo, especialización en nichos de mercado. 

No tengas miedo de dar el salto y empieza a explorar las posibilidades que la tecnología te ofrece para mejorar tu negocio y ofrecer un servicio excepcional a tus clientes.

2. Abundancia de papeleo

La acumulación de papeleo es un problema común en el sector legal. Documentos, contratos, expedientes… La gestión manual de esta ingente cantidad de información puede resultar tediosa, ineficiente y propensa a errores.

Sin embargo, la digitalización ha irrumpido en el mundo jurídico, ofreciendo soluciones innovadoras que están transformando la forma en que las asesorías, gestorías y despachos de abogados trabajan, almacenan y gestionan su información.

¿No nos crees? Veámoslo en el caso de Baker McKenzie, reconocido despacho internacional, que ha implementado un sistema de inteligencia artificial para la revisión de contratos. ¿Qué han conseguido?

• Reducir el tiempo necesario para revisar contratos en un 50%.
• Identificar y corregir errores y cláusulas potencialmente problemáticas de forma más rápida y precisa.
• Mejorar la calidad y consistencia de los contratos.

¿Es o no una razón para simplemente informarse? ¿Hacer un listado de pros y contras? Ya os confirmamos que ganan los PROS. 

3. Desplazamientos

Entregar documentos, reunirse con clientes o asistir a reuniones presenciales suponen un gran consumo de tiempo y dinero. Las horas perdidas en trayectos y la logística asociada a los viajes se traducen en una menor eficiencia y una reducción de la rentabilidad.

Afortunadamente, la digitalización ha irrumpido como una salvadora para las asesorías, ofreciendo soluciones innovadoras que permiten reducir drásticamente la necesidad de realizar desplazamientos.

Herramientas como la firma electrónica y la comunicación online a través de correo electrónico, videoconferencia o incluso, la mensajería instantánea, permiten a las asesorías interactuar con sus clientes de forma remota, eliminando la necesidad de reuniones presenciales y los viajes asociados a ellas.

¿Qué tareas puedes mejorar al digitalizar una asesoría?

La digitalización ofrece una oportunidad única para que las asesorías transformen sus procesos, mejoren su eficiencia, reduzcan costes y ofrezcan un servicio excepcional a sus clientes. ¿Por qué no aprovecharse de ello?

A) Almacenamiento ilimitado

Olvídate del espacio físico limitado y de la búsqueda interminable de documentos. Despídete del papeleo y abraza de una vez la comodidad. La digitalización te permitirá almacenar tus documentos de forma segura en la nube, con acceso ilimitado desde cualquier lugar y dispositivo.

Podrás acceder a la información de tu asesoría desde tu ordenador, tu tablet o tu teléfono móvil, sin importar dónde te encuentres. Esto te permitirá ahorrar tiempo, mejorar la eficiencia y facilitar la colaboración con tus compañeros y clientes.

Además, la seguridad de tus documentos estará garantizada gracias a los estrictos protocolos de seguridad de los proveedores de almacenamiento en la nube.

B) Notificaciones inmediatas

Mantente informado al instante sobre todo lo que sucede en tu asesoría. ¿Cómo? A través de notificaciones inmediatas sobre eventos importantes, como:

• Vencimientos de plazos. Recibe alertas sobre fechas límite de declaraciones, pagos o presentaciones, para que nunca te pierdas un plazo importante.
• Nuevos mensajes de tus clientes. Responde a las consultas y solicitudes de tus clientes de forma rápida y eficiente, mejorando la atención al cliente y la satisfacción.
• Cambios en la normativa. Mantente al día sobre las últimas modificaciones legales que afectan a tu sector, para que puedas ofrecer a tus clientes el mejor asesoramiento posible.

C) Firma con certificados digitales de tus clientes

En este sector, la gestión de los certificados digitales de los clientes es una tarea compleja y que requiere de tiempo y recursos. Toca encargarse de solicitar, renovar y almacenar los certificados de vuestros clientes, lo que puede suponer una carga administrativa considerable.

Camerfirma Cloud te ofrece una solución integral para la gestión de certificados digitales en la nube, especialmente diseñada para las necesidades de las asesorías como la tuya. 

Podrás:

• Delegar la gestión de certificados a tus clientes que podrán solicitar, renovar y descargar sus certificados digitales de forma autónoma, a través de un portal web intuitivo y fácil de usar.
• Centralizar toda la información en un único lugar donde podrás visualizar y gestionar todos los certificados digitales de tus clientes de forma segura y organizada.
• Automatizar tareas repetitivas como el envío de notificaciones de vencimiento de certificados o la renovación automática de los mismos, ahorrando tiempo y recursos.
• Ofrecer un servicio de valor añadido a tus clientes al proporcionarles una solución sencilla y segura para la gestión de sus certificados digitales, estarás ofreciéndoles un servicio de valor añadido que les permitirá ahorrar tiempo y mejorar su eficiencia.

D) Programas de contabilidad

Estos programas te permiten registrar de forma automática y precisa todos tus ingresos y gastos, obtener una visión completa de la situación financiera de tu asesoría en tiempo real, generar informes financieros detallados, realizar un seguimiento exhaustivo del IVA y automatizar tareas repetitivas, ahorrando tiempo y recursos.

Con uno de ellos, podrás agilizar los procesos contables, mejorar la colaboración entre los miembros de tu equipo, tomar decisiones más informadas, cumplir con todas las obligaciones fiscales y legales, proteger tu información financiera confidencial y, en definitiva, mejorar la eficiencia de tu gestión financiera, tomar decisiones estratégicas acertadas y garantizar el cumplimiento de la normativa.

No lo dudes. Es una decisión acertada. 

E) Registros de horarios

Con un sistema de registros de horarios digitales, podrás registrar de forma automática:

• La entrada y salida de cada empleado. 
• Monitorizar su presencia en tiempo real. 
• Acceder a informes detallados de las horas trabajadas.
• Implementar políticas de flexibilidad laboral. 
• Analizar patrones de trabajo para optimizar la asignación de tareas. 
• Anticipar cuellos de botella. 
• Generar informes detallados que sirvan como evidencia en caso de inspecciones laborales. 
• Facilitar la comunicación entre los miembros del equipo. 
• Crear un ambiente de trabajo más transparente y organizado.

Algunos ejemplos son Clockify o Smokeball.

F) Digitalización de documentos

Di adiós al papel. La digitalización te da la oportunidad de digitalizar tus documentos en papel, lo que te ayudará a ahorrar espacio y:

• Mejorar la seguridad al almacenar tus documentos de forma segura en la nube, lo que reduce el riesgo de pérdida o robo.
• Facilitar el acceso a la información desde cualquier lugar y dispositivo.
• Proteger el medio ambiente al reducir el consumo de papel.

Ventajas de digitalizar una asesoría

Soñar es gratis, pero ¿para qué soñar con un lugar donde las tareas repetitivas se realizan automáticamente, donde la información está disponible al instante y en cualquier lugar, donde la toma de decisiones se basa en datos precisos y donde la comunicación con los clientes es fluida y eficiente, si eso ya puedes conseguirlo gracias a la digitalización?

Veamos más a fondo algunos de los beneficios.

1. Procesos digitalizados

Se reducen los errores. ¿La razón? El acabar con tanto proceso manual. Procesos que nos ralentizan y que al ser repetitivos pueden llevar al fallo, al error. Por algo el hombre es el único animal capaz de tropezarse con la misma piedra. Así que sí, no solo iremos más rápido, sino que además, iremos mejor. 

2. Mayor productividad

Trabaja menos y mejor. Vamos, lo que a todos nos gustaría. Al digitalizar podrás trabajar de forma más eficiente, lo que te libera tiempo para que puedas centrarte en tareas más estratégicas y aumentar tu productividad. Tan simple como eso. 

3. Información en la nube

La digitalización de tu asesoría legal te abre las puertas a un mundo de posibilidades gracias a la tecnología en la nube. Piénsalo. Poder acceder a toda la información de tus clientes, expedientes y procesos legales desde cualquier lugar del mundo y en cualquier momento, utilizando solo un dispositivo con conexión a internet.

Esto se traduce en los siguientes beneficios:

• Acceso inmediato para poder consultar tus documentos, revisar expedientes y preparar presentaciones desde la comodidad de tu oficina, en casa o incluso durante un viaje de negocios.
• Permite que los miembros de tu equipo trabajen de forma remota o en colaboración, sin importar su ubicación física.
• Ofrece una atención más rápida y personalizada a tus clientes al tener su información a la mano, sin importar la hora o el lugar en el que se encuentren.
• Reduce el tiempo dedicado a la búsqueda de documentos y facilita la colaboración entre los miembros del equipo.
• Seguridad garantizada.

4. Toma de decisiones rápida

Con la digitalización, la intuición ya no es la única guía, sino que se complementa con un análisis profundo de datos, permitiéndote ofrecer un servicio legal de mayor calidad y precisión a tus clientes.

• Accede a una gran cantidad de datos de tus clientes, casos y procesos legales de forma organizada y segura.
• Utiliza herramientas de inteligencia empresarial para identificar patrones y tendencias en los datos, lo que te permite anticipar riesgos y oportunidades.
• Toma decisiones informadas y respaldadas por datos concretos, y si es necesario, optimiza las estrategias legales para cada caso.

5. Reducción de costes

Subirse a la digitalización te ofrece un sinfín de posibilidades para optimizar recursos y reducir costes. Desde la automatización inteligente de tareas repetitivas hasta la implementación de soluciones en la nube, pasando por la negociación estratégica con proveedores y el fomento de una cultura de eficiencia, la digitalización te permite:

• Liberar a tu equipo de tareas tediosas y enfocarlo en actividades de mayor valor añadido.
• Eliminar la necesidad de costosos archivadores físicos y almacenar documentos de forma segura en la nube.
• Reducir gastos de oficina mediante el teletrabajo y la implementación de planes de mantenimiento preventivo.
• Acceder a mejores precios y servicios a través de la comparación y negociación con proveedores.
• Crear una cultura organizacional donde la eficiencia y el ahorro de costes sean valores fundamentales.

6. Aumento de rentabilidad

Con la digitalización podrás crear un círculo virtuoso, que no vicioso, donde la eficiencia, la reducción de costes y la satisfacción del cliente se retroalimentan, lo que impulsará el crecimiento y rentabilidad de tu asesoría legal.

7. Asesoría eco-friendly

Contribuye al cuidado del medio ambiente. ¿Cómo?

Reduciendo el consumo de papel mediante el almacenamiento digital seguro, la firma electrónica y la comunicación digital. Optimizando el consumo de energía con soluciones en la nube, dispositivos eficientes y hábitos responsables. Gestionando los residuos de forma sostenible digitalizando procesos, reciclando y reutilizando materiales, y optando por proveedores responsables. Fomentando una cultura eco-friendly, capacitando a tu equipo y comunicando tu compromiso ambiental a tus clientes. 

O si lo prefieres dicho de otra manera, digitalizando tu asesoría. 

8. Protección de datos

No olvides implementar medidas de seguridad avanzadas tales como el cifrado de datos, el control de accesos o la protección contra malware. O sí, olvídate de ellas, porque de eso se encarga la digitalización. 

Lo mismo que del cumplimiento de normativas como la RGPD y LOPDGDD. 

Consejos para digitalizar una asesoría

Si estás pensando en digitalizar tu asesoría, aquí te dejamos algunas pautas por las que empezar:

1. Forma a tu equipo

Es importante que tu equipo esté formado en el uso de las nuevas herramientas y tecnologías que vas a implementar.

2. Fija objetivos

Define qué quieres conseguir con la digitalización y establece objetivos claros y medibles.

3. Aprovecha los recursos

Existen muchos recursos disponibles para ayudarte a digitalizar tu asesoría, como subvenciones, consultorías y herramientas online gratuitas.

Recuerda: la digitalización es un proceso continuo. Es importante que estés dispuesto a adaptarte a los cambios y a seguir aprendiendo nuevas tecnologías.

Y bien, ¿estás listo/a para dar el salto a la asesoría digital?