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La firma electrónica ha revolucionado los procesos de firma, tantos en las empresas y organizaciones como a nivel personal. Gracias a ella ahora se puede ahorrar tiempo y esfuerzos, ya que evita la necesidad de coordinar previamente una cita, de trasladarse hacia un sitio y de hacer colas, entre otros hitos que volvían al proceso ineficiente.
Existen diversos tipos de firma electrónica a los cuales el usuario puede recurrir, siendo uno de ellos la firma con OTP. En este post te contaremos qué es, cuáles son sus ventajas, su carácter legal y cómo hacer para firmar un documento con este método.
¿Qué es la firma electrónica con OTP?
¿Te ha llegado alguna vez un SMS con un código para finalizar una operación? Posiblemente habrás notado que cada vez son más los servicios ofrecidos por internet que lo solicitan, y es que se ha vuelto indispensable para la realización de ciertas operaciones.
La firma electrónica con OTP (One Time Password) es un sistema de firma que involucra un código o contraseña de un solo uso. Es decir, se añade al proceso de firma una instancia de validación que involucra el envío de un código numérico a tu móvil a través de un SMS, para ser utilizado por única vez dentro de un período de tiempo establecido.
Como consecuencia, ofrece mayor validez jurídica y, por lo tanto, se puede utilizar para firmar documentos sensibles digitalmente. Una consulta que surge con frecuencia es si este tipo de firma es de carácter legal. La respuesta es sí, y debajo te explicaremos el por qué.
¿Es legal firmar con OTP?
La firma electrónica con OTP es un excelente método para firmar tus documentos de forma ágil cumpliendo los requisitos legales. Esto se debe a que una persona puede disponer de un número de teléfono móvil cuando su identidad es primero verificada por parte de la operadora. Es decir, no es posible comprar una tarjeta SIM de forma anónima, se requiere de un documento de identidad para hacerlo.
Por lo tanto, el número del móvil está directamente relacionado con un sujeto, quien, en este caso, será el firmante. Al haber un vínculo único entre el poseedor del número y éste, se considera que la firma es altamente segura y exclusiva.
Así pues, la firma con OTP cumplimenta los requisitos establecidos de firma electrónica avanzada en el Reglamento (UE) n º910/2014 (eIDAS):
- La firma está conectada con un único firmante
- Dicho firmante posee una identidad corroborada ya que el número móvil es personal
- Se trata de una firma segura, en la que el firmante posee el control (es él quien solicita el código OTP para avanzar con el proceso de firma)
- La firma no puede ser luego modificada, gracias a que está enlazada con los datos firmados.
Ventajas de firmar con OTP
Las ventajas de recurrir a la firma digital en vez de a la firma tradicional (firma presencial, a mano) son ampliamente conocidas. Ahora bien, ¿por qué elegir firmar con un código OTP?
Firmar electrónicamente un documento con OTP conlleva varias ventajas. A continuación mencionaremos las más importantes:
1. Más seguro
Gracias a que el código OTP es enviado al teléfono de una persona, las probabilidades de fraude o robo de identidad durante una operación son mucho menores. Los datos no pueden ser intervenidos o duplicados a través de Internet, y el poseedor de la línea móvil ha sido previamente identificado.
A su vez, el código puede ser utilizado una única vez y tiene validez temporal, volviéndolo aún más seguro.
2. Más fácil y eficiente
Firmar a través de un código OTP es rápido y no conlleva costos extra para el usuario. Gracias al nivel de seguridad proporcionado, evita el desplazamiento de la persona, a la vez que garantiza la validez de su firma.
Además, es muy sencillo para el usuario. No se requiere de conocimientos específicos o de poseer algún sistema instalado. Por el contrario, solo debe tener su teléfono móvil a mano y completar con el código OTP en la casilla solicitada.
3. Alcance
No importa la marca o el sistema operativo del teléfono del firmante; todos los móviles poseen el servicio de SMS, lo que hace que la firma con OTP sea compatible para todos los usuarios.
4. Legal
Tal como mencionado anteriormente, firmar con OTP está dentro de los marcos legales que debe cumplir una firma.
¿Cúando se puede utilizar la firma con OTP?
La firma con OTP es típicamente utilizada cuando se trata de documentos sensibles que requieren de un grado más alto de seguridad, como los siguientes:
- Operaciones y transferencias bancarias
- Contratos con proveedores, laborales, con clientes.
- Pólizas de seguros
- Compras online
- Entre otros.
¿Cómo firmar electrónicamente con OTP?
Firmar un documento con OTP es muy sencillo para el usuario. Para ello deberá:
1. Avanzar con el proceso de firma según el programa utilizado.
2. Tener el móvil a mano. El firmante recibirá un mensaje de texto con un código numérico único que expira.
3. Se deberá añadir dicho código recibido en el formulario que visualizará en la pantalla.
4. Por último, deberá seleccionar la opción firmar.
5. ¡Listo! El documento ya estará listo.
Software digital para firmar con OTP
En Camerfirma ofrecemos GoSign, un software de firma digital compatible con todos los tipos de firma electrónica definidos en el Reglamento eIDAS, incluyendo la firma con OTP. La herramienta se utiliza tanto para el formato de firma simple, como para la firma electrónica avanzada y la firma electrónica cualificada.
Hay 3 versiones disponibles: la versión gratuita, GoSign Desktop, con la cual se puede firmar, sellar y verificar todos los documentos de forma rápida y sencilla; GoSign PRO, que permite firmar, sellar y validar varios archivos a la vez, enviar contratos a firmar y descargar informes; y por último GoSign Business, que ofrece funciones avanzadas para el proceso de firma, como la creación de flujos más complejos o la gestión de procesos de validación.
¿Cómo realizar un circuito con firma simple y OTP en GoSign Business?
Realizar un circuito de firma simple con OTP en GoSign es muy rápido.
- Selecciona el archivo que desea enviar a firmar
- Puedes personalizar su nombre, elegir la caducidad del expediente o categorizarlo como urgente.
- Haz clic sobre Otros Ajustes, y en Ajustes Adicionales selecciona el nivel de privacidad deseado.
- A continuación, en la sección Destinatarios y Acciones escoge a quién quieres enviarle el documento a firmar. Confirma.
- En Acción Requerida, selecciona la acción firma, y en Tipo de Firma opta por la firma simple.
- En Acciones Adicionales, haz clic sobre Agregar contraseña.
- Debajo, elige el método de autorización OTP SMS. Escribe luego el número de teléfono móvil del destinatario.
- Confirma.
- Haz clic sobre Siguiente y visualiza el documento. Puedes seleccionar dónde quieres que el firmante coloque su firma.
- Por último, presiona el botón Siguiente y ¡listo!. La operación se ha completado.
- En Mis Expedientes podrás ver el documento pendiente de ser firmado.
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