Muchas personas tienen un segundo nombre que ocultan. Intercambian sus apellidos. O directamente se lo cambian. Y eso mismo puedes hacer con la denominación social de tu empresa. Modificar el nombre legal que identifica a tu empresa en todas sus relaciones jurídicas y comerciales. Cambiarlo, pero ahora digitalmente. Sí, has leído bien, de manera telemática. 

A través del certificado de sede electrónica, decimos adiós a las visitas al Registro Mercantil. A las largas colas. Acompáñanos los próximos 5 minutos y te explicaremos cómo hacerlo. 

Qué es cambiar la denominación social del registro mercantil

¿Qué implica cambiar la denominación social de tu empresa? Supone modificar el nombre legalmente registrado en el Registro Mercantil Central (RMC). Este nombre es básico porque identifica a tu empresa en todas sus relaciones jurídicas y comerciales y además, evita que tu negocio acabe en el limbo empresarial. 

Algunos puntos clave a considerar son:

• La denominación social debe ser única y no puede coincidir con ninguna otra registrada.
• Necesitarás una certificación negativa del Registro Mercantil Central para confirmar la disponibilidad del nuevo nombre.
• Esta certificación tiene una validez de seis meses para la reserva del nombre y tres meses para el otorgamiento de la escritura.

Es importante recordar que este cambio debe ser aprobado por la Junta General de la sociedad, y posteriormente, se debe otorgar una escritura pública ante notario.

Razones por las que una empresa tiene que cambiar la denominación social

¿Por qué querríamos cambiar la denominación social de nuestra empresa? Existen varias razones estratégicas y operativas para hacerlo:

1. Acciones estratégicas

Una de las razones principales para cambiar la denominación social del Registro Mercantil Central es alinear el nombre de la empresa con una nueva estrategia corporativa. ¿Tu empresa está fusionándose con otra o adquiriendo una nueva línea de negocio? Un cambio en la denominación puede ser necesario para reflejar estas nuevas direcciones.

¿Por qué? 

Porque demuestra que la empresa lucha por su posición en el mercado. Comunica a los stakeholders externos una evolución en la dirección de la compañía. Unifica la visión interna, y hace que todos los empleados entiendan y se alineen con los objetivos estratégicos renovados. 

No olvidemos que la nueva denominación puede también desempeñar un papel imprescindible en la simplificación de la narrativa de la marca después de una fusión o adquisición. Integrar las identidades de dos entidades comerciales en una única y coherente denominación, no es fácil. Es más, es muy complicado. Sin embargo,  ayuda a minimizar la confusión del cliente, facilita una transición más suave de las operaciones y consolida la presencia de la marca en nuevos mercados o sectores.

2. Connotaciones negativas de la denominación social actual

¿Tu actual denominación social está asociada a eventos desafortunados? Conviene darle solución. Por eso, un cambio de denominación social puede ayudar a mejorar la percepción pública y a distanciarse de cualquier imagen negativa.

Las razones son dos: 

• Evitar asociaciones con problemas anteriores.
• Mejorar la reputación de la empresa.

Es el caso de Philip Morris, que en 2003 cambió su nombre a Altria Group Inc. Este cambio fue parte de un esfuerzo estratégico para mejorar su imagen corporativa y distanciarse de las connotaciones negativas asociadas con la industria del tabaco. Al cambiar su denominación social, buscaron reflejar que eran una compañía más diversificada y menos vinculada exclusivamente a los productos de tabaco, posicionándose mejor frente a los inversores y el público en general.

Hay que tener en cuenta además, que este cambio también puede abrir nuevas oportunidades de colaboración con otras empresas y patrocinadores que previamente podrían haber evitado asociaciones debido a la reputación negativa. Un nuevo nombre es un borrón y cuenta nueva. Limpia el lienzo y le da a la empresa reconstruir y fortalecer relaciones en la industria bajo una nueva luz, más positiva y actualizada.

3. Cambio en la línea de negocio

¿Tu empresa ha diversificado o cambiado su línea de negocio? Pues permítenos un consejo. Asegúrate de que tu denominación social refleje correctamente las nuevas actividades o productos que ofreces.

Un cambio significativo en la línea de negocio requiere una comunicación clara y efectiva para asegurar que el mercado está entendiendo la evolución de la empresa. Que saben a dónde vamos. Por no hablar de que una nueva denominación social que refleje esta diversificación puede ser una herramienta poderosa de branding que respalde la estrategia de marketing. Todo suma. Además, tener un buen nombre te abre muchas puertas, como nos demostró Homer Simpson al pasar a ser Max Power. 

Al mismo tiempo, la actualización de la denominación social para reflejar nuevas líneas de negocio puede ayudar a mitigar el riesgo de confusión en el mercado y reforzar la coherencia de la marca. Esto es especialmente crítico en industrias donde la claridad del propósito y la identidad de marca pueden influir directamente en la decisión de compra del consumidor.

Véase Google, que en 2015 reorganizó sus diversas líneas de negocio bajo una nueva entidad matriz llamada Alphabet Inc. Este cambio les permitió diferenciar bien entre sus diferentes divisiones, como Google (que abarca su motor de búsqueda y otros productos relacionados con Internet) y otras áreas de innovación y desarrollo, como Waymo (vehículos autónomos) y Verily (ciencia de la vida). 

4. Cambio de propietario

Un nuevo nombre puede simbolizar el inicio de una nueva era bajo una nueva dirección. ¿Ha habido un cambio de propietario en tu empresa? Decir adiós a un legado con el que quizás ya no se está de acuerdo o bien se ha quedado desfasado. 

Hablamos de una oportunidad única para transformar la imagen pública de la empresa. Un auténtico empezar de cero. Es un llamamiento a todo el mundo que dice que la empresa no solo ha cambiado de manos. También está lista para abordar el futuro con una visión fresca y renovada.

Un nuevo nombre marca el inicio de cambios en la cultura corporativa, políticas internas y enfoques hacia el mercado. Y no, no nos olvidamos de ello. También  puede atraer nuevos inversores y talentos que estén alineados con la nueva dirección.

Pasos para cambiar la denominación social del registro mercantil vía telemática

¿Te preguntas cómo cambiar la denominación social de tu empresa de manera telemática? Antes de nada, necesitarás disponer de certificados de empresa. Sí aún no los dispones, recuerda que nuestro soporte puede aconsejarte la opción que mejor se adapta a vuestras necesidades. 

Una vez aclarado esto, aquí te dejamos los pasos clave:

1. Solicitar al Registro Mercantil la certificación negativa de denominación

Obtener la certificación negativa es un paso esencial sí, pero ¿sabías que también ofrece una oportunidad para evaluar la singularidad y la resonancia de tu nueva denominación social? Un nombre que sea fácilmente reconocible y que se asocie con los valores de tu empresa puede fortalecer tu marca y mejorar tu visibilidad en el mercado. Y con este proceso te aseguras que tu nuevo nombre además de ser único también es apropiado y relevante para tu sector. 

Te recomendamos tener varias opciones. Al menos cinco, ya que es posible que tu primera opción no esté disponible. Siendo previsor/a, podrás seleccionar una opción alternativa sin retrasar el proceso de cambio. 

¿Ya tenemos los nombres? Bien, solicitemos esa certificación negativa al Registro Mercantil Central. ¿Cómo hacerlo?

• Puedes hacerlo directamente en las oficinas del RMC.
• Enviar una solicitud por correo.
• Realizar la solicitud por vía telemática a través del formulario disponible en la web del RMC.

2. Modificar estatutos y escritura

Como si fuese trabajo de cirujanos, el modificar los estatutos y redactar una nueva escritura notarial requieren precisión y atención al detalle. Punto uno,  asegurarse de que todos los cambios reflejen claramente las intenciones y directrices legales actuales de la empresa. 

¿Por qué lo hacemos? Porque además de legalizar el cambio de denominación social, es una oportunidad para parar un momento y poder revisar y actualizar otros aspectos de los estatutos que podrían haber quedado obsoletos, necesiten ajustes para alinearse mejor con las nuevas estrategias empresariales o bien sea por cambios en la legislación.

La intervención de un notario hará que todos los documentos sean jurídicamente sólidos y que el proceso se adhiera a todas las normativas pertinentes. Además, la presencia de un profesional legal durante estos cambios proporciona una capa adicional de seguridad legal, ofreciendo a los socios y a la dirección una tranquilidad en cuanto a la conformidad y la validez de los nuevos estatutos.

3. Notificar a Hacienda y a la Seguridad Social

Notificar el cambio de denominación social a la Agencia Tributaria y a la Seguridad Social no solo es un requisito legal. Es también el modo de asegurar que todas las obligaciones fiscales y sociales se gestionen bajo el nombre correcto. 

¿Qué conseguimos realizando este paso? Prevenir. ¿El qué?:

• Futuros problemas legales.
• Confusiones en las operaciones financieras. 
• Errores en las de recursos humanos. 

Eso sí, la presentación de la documentación tiene que ser precisa. No puede faltar nada. Conviene revisar antes de presentar, ya que de esta manera evitaremos retrasos o errores en los registros oficiales. La Administración Pública recibe cientos de miles de notificaciones todos los días. Pongámoslo fácil. Subámonos al tren de la digitalización y empecemos a hacer uso de los certificados de empresa.

Una vez hemos notificado, es como si hubiéramos golpeado el casco de un barco con una botella. Nuestra empresa está bautizada y ya podemos empezar a operar con su nueva identidad. 

¿Sabes qué más necesitas?

• Presentar el modelo censal 036 en la Agencia Tributaria.
• Informar a la Seguridad Social, especialmente si tienes empleados.

4. Cambiar la denominación de todos los documentos

Finalmente, debes actualizar la denominación social en todos los documentos oficiales de la empresa. Esto incluye:

• Facturas y contratos.
• Documentación interna y externa.

Modificar la denominación social en todos los documentos oficiales es el único modo para mantener la coherencia de la marca en todas las comunicaciones y operaciones. De esta manera nos aseguramos de que todos reconozcan y se adapten a la nueva identidad de la empresa. Y cuando decimos todos, nos referimos a: 

• Socios.
• Stakeholders.
• Clientes. 
• Proveedores. 

Es una medida integral que afecta desde el marketing hasta las operaciones, incluyendo la publicidad, el sitio web de la empresa, y las comunicaciones internas y externas.

5. Qué pasa con la antigua denominación social de mi empresa

¿Te preocupa qué ocurre con la antigua denominación social? El antiguo nombre o denominación social seguirá apareciendo en el Registro, pero transcurrido un año desde la fecha de la inscripción del cambio de denominación en el Registro mercantil, tu anterior denominación ya no se usará, se producirá la caducidad y se cancelará en el Registro mercantil.

Qué coste tiene cambiar la denominación social de mi empresa

Los costes pueden variar, pero ten en cuenta que tocará abonar:

Tasas del Registro Mercantil

Pueden variar dependiendo de la comunidad autónoma, pero generalmente oscilan entre 50 y 100 euros. 

Honorarios notariales por la modificación de estatutos

La modificación de los estatutos sociales requiere la formalización de una escritura pública ante notario. Estos pueden variar en función de la complejidad de la escritura y el capital social de la empresa. Pero calcula desde los 200 hasta los 500 euros.

Posibles costos de actualización de documentación.

Es probable que debas actualizar diversos documentos oficiales y contractuales de la empresa, como papelería, tarjetas de presentación, página web, contratos con proveedores y clientes, entre otros. Evidentemente, esto depende del tipo de empresa que seas. Si eres paperless no tendrás este problema. 

Costes de comunicación y marketing.

Campañas de marketing, actualizaciones en redes sociales y publicidad. Dependerá de cómo lo quieras comunicar. 

Asesoría legal y administrativa.

En algunos casos y dependiendo del tamaño de la empresa puede ser necesario contratar asesoramiento jurídico y administrativo para garantizar que todos los aspectos del cambio de denominación se realicen conforme a la normativa vigente y sin contratiempos. Es por eso que recomendamos considerar un presupuesto adicional para estos gastos.

Tiempo y recursos internos.

En muchas ocasiones no se le da la importancia que merece. Reuniones, coordinación con el notario, el registro y otros actores relevantes, así como la gestión de la actualización de documentos y sistemas internos, es tiempo del personal y ese tiempo es dinero. 

Ventajas de hacer un cambio de denominación social telemáticamente

¿Qué beneficios obtienes al realizar este trámite de manera telemática?

Seguridad

Realizar el cambio de manera telemática garantiza la seguridad de los datos y reduce el riesgo de errores humanos.

Ahorro de tiempo

Evita desplazamientos y trámites presenciales, ahorrando tiempo valioso que puedes dedicar a otras áreas de tu negocio.

Comodidad

Gestiona todo el proceso desde la comodidad de tu oficina o incluso desde casa, haciendo uso de herramientas digitales eficientes.