Índice
Si s‟analitza el funcionament d‟una empresa al llarg dels anys, es notarà com els seus processos han anat canviant, i, en especial, com els mètodes de resolució s‟han anat adaptant a la conjuntura. La tecnologia ha revolucionat la manera d’operar, simplificant i eficientitzant les tasques que abans es feien de manera física. Aquest és el cas de la signatura electrònica, la qual evita desplaçaments, accelera processos, i elimina lús de paper i tinta, a més de ser completament segura i més còmoda.
En utilitzar un programa per signar electrònicament un document es poden obtenir diversos avantatges, ja que, a més de permetre signar amb certificat digital, pot oferir altres funcions com ara enviar i rebre contractes, crear fluxos de signatura o validar la seva autenticitat. Comptar amb aquest programari s’ha tornat imprescindible per a les empreses, per això en aquesta nota t’explicarem què és un programa de signatura electrònica, per a què serveix, com funciona i quins són els seus avantatges.
Què és i per a què serveix un programari de signatura electrònica
El programari de signatura electrònica és una eina que permet signar un document de forma digital, així com gestionar el procés de signatura i validar-lo . Gràcies a ell s’agilitzen les tasques i es pot accedir a altres funcions necessàries per a la correcta administració dels documents signats.
Per exemple, quan es vol enviar un contracte a un client, signar un document públic, realitzar una transacció bancària o qualsevol altre tràmit o procediment que requereixi de la identificació, autorització o conformitat d’una persona, es pot recórrer a aquesta eina i aconseguir, així, estalviar temps i haver d’estar presencialment a algun lloc, alhora que possibilita portar un registre exhaustiu i en temps real del procés, entre molts més beneficis.
Quan es fa servir un certificat digital la signatura d’un document es torna igual de vàlida que una manuscrita , però és molt més convenient. La identitat del signant queda verificada, així com la validesa del document, indispensable per a la realització de tràmits públics o transaccions sensibles, tal com esmentat anteriorment. Els programes de signatura electrònica permeten signar amb certificat digital i fer, així, que sigui el mateix signar en paper presencialment que electrònicament a distància.
Aplicacions d’un programari de signatura electrònica
Els següents són alguns exemples de quan se sol utilitzar un programari de signatura electrònica:
- Celebrar contractes
- Signar transaccions o documents comercials o bancaris
- Realitzar declaracions tributàries
- Dur a terme tràmits de ladministració pública
- Votar electrònicament
- Per a l’historial clínic
Com funciona un programari de signatura electrònica
Els passos que cal seguir per signar un document depenen del programa instal·lat. No obstant això, i en termes generals, quan l’usuari necessita signar un fitxer i compta amb un certificat digital, a través del programari de signatura electrònica es generarà un document únic que no podrà ser modificat. En cas de ser canviat, se’n crearà un altre. Durant el procés es requerirà una contrasenya per validar la identitat.
Usos d’un programari de signatura electrònica
Algunes de les accions més típiques que pots fer amb els programes de signatura digital són:
- Seleccionar quin tipus de signatura utilitzaràs.
- Segellar un document.
- Signar diversos fitxers en simultani.
- Donar seguiment al procés de signatura.
- Verificar l’autenticitat del document.
- Personalitzar la signatura.
Avantatges de comptar amb un programari de signatura electrònica
Utilitzar un programari de signatura electrònica per signar un document o gestionar processos de signatura porta grans avantatges per a qualsevol organització o individu. Com a resultat, avui dia és molt inusual trobar empreses que no hagin adquirit lhàbit dutilitzar aquests sistemes en les seves operacions diàries. Els següents són alguns dels beneficis que proveeixen:
1. Elimina la distància
No importa on siguis ni l’hora que sigui, sempre podràs signar documents mentre comptis amb un certificat digital i un programa de signatura electrònica.
2. Major seguretat
Gràcies a la utilització de certificats digitals la identitat del signant queda corroborada, així com la veracitat del document. Els programaris de signatura electrònica asseguren que els documents no han estat manipulats i redueix així el risc al frau. En addició, el fitxer pot ser encriptat amb contrasenya privada, convertint-lo en més segur.
3. Major productivitat
Amb els programes de signatura digital ja no cal imprimir paper, signar-lo, escanejar-lo i enviar-lo. Pots signar-lo directament des del teu mòbil, tablet o desktop, cosa que redueix el risc a errors i eficientitza els temps. A més, pots trobar tots els documents centralitzats en una mateixa eina, fonamental per reduir el temps de cerca o evitar que els fitxers siguin perduts.
4. Major satisfacció de clients, partners i empleats
Optimitzar el procés de signatura porta avantatges per a qualsevol part involucrada. A més de ser més còmode i prolix, resulta més senzill i ràpid, incrementant la satisfacció dels que participin en el procés.
5. Redueix costos
Emmagatzemar els documents signats digitalment evita la necessitat d’espai físic de desament, així com de materials administratius. A més, estalvia viàtics en desplaçaments, serveis de missatgeria i temps que podria ser dedicat a una altra tasca.
6. Cuida el medi ambient
La signatura electrònica posa fi a la impressió de documents, estalviant paper i tinta. A més de tenir un benefici econòmic, això contribueix a tenir cura del medi ambient.
7. Més possibilitats de negocis
Poder tancar acords ràpidament en el moment indicat és fonamental per a l’equip de vendes d’una empresa. Gràcies a la utilització de programaris de signatura electrònica, els temps en el procés de signatura es veuran reduïts, permetent aprofitar les oportunitats quan sorgeixen.
Programari de signatura electrònica per a empreses i particulars GoSign
Des de Camerfirma estem orgullosos de presentar GoSign, un programari de signatura electrònica amb el qual podràs gestionar els teus processos de signatura de la manera més senzilla i eficient. Suporta totes les signatures electròniques definides al Reglament eIDAS, ja sigui la signatura simple, signatura electrònica avançada o signatura electrònica qualificada. Hi ha tres versions disponibles depenent de la necessitat de cada client:
GoSign Desktop
GoSign Desktop és un programari gratuït amb el qual podràs signar, segellar i verificar tots els teus documents de forma ràpida i senzilla.
GoSign PRO
Amb la versió PRO podràs signar, segellar i validar diversos arxius alhora, enviar contractes a signar i descarregar informes
GoSign BUSINESS
GoSign Business ofereix funcions avançades per al procés de signatura, com ara la creació de fluxos més complexos o la gestió de processos de validació. Permet compartir els documents amb qualsevol persona i monitoritzar cada instància en temps real, tant des del teu desktop com des del teu telèfon o tauleta.
>> Descarregar GoSign Business
Són molts els avantatges de comptar amb un programari de signatura digital, i cada cop són més les empreses que trien GoSign per als seus processos de signatura electrònics. Si tens dubtes o consultes respecte als nostres productes, pots contactar-nos fent clic aquí .
