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A ver, que levante la mano todo aquel que tenga un vecino que no paga las cuotas de la comunidad. Lo que imaginábamos. Por eso, nos gustaría preguntarte, ¿no te encantaría encontrar una solución efectiva para notificar impagos de forma oficial y recuperar de una vez la deuda? Lidiar con la morosidad, no es fácil. Lo sabemos. Por eso, hemos preparado esta guía completa para ayudarte a gestionar la reclamación de deuda comunidad de propietarios de manera eficiente y legal.
La morosidad, como el poner la música muy alta o sacar la basura cuando no toca, puede generar tensiones y afectar el funcionamiento de la comunidad. Por eso, es importante saber cómo actuar ante esta situación. ¿Conoces los pasos necesarios para reclamar la deuda de forma correcta y evitar problemas legales? Déjanos explicarte todo lo que necesitas saber para reclamar una deuda de comunidad de propietarios, desde la carta de reclamación hasta el proceso judicial, si fuera necesario. Y, como te acompañamos en el sentimiento, te ofrecemos un modelo de carta de reclamación de deuda descargable para tu comunidad de propietarios.
Qué es una reclamación de deuda de comunidad de propietarios
Es el proceso mediante el cual la comunidad exige el pago de las cuotas pendientes a un propietario moroso. Este proceso puede (y debería) iniciarse de forma amistosa, a través de una carta de reclamación de deuda de la comunidad de propietarios, y, en caso de no obtener respuesta, puede derivar en un procedimiento judicial.
Sobra decir que es fundamental que la comunidad cuente con el certificado digital de comunidad de propietarios para realizar trámites online de forma segura y eficiente, como el envío de comunicaciones certificadas con validez legal.
La importancia de hacer correctamente una reclamación de deuda en una comunidad de propietarios
El refrán dice que si quieres que las cosas salgan bien, hazlas tú mismo. Nosotros preferimos hacerlas bien y punto. Y eso es lo que hay que hacer exactamente para presentar una reclamación.
Entendemos que ya hemos pasado por el haberle reclamado verbalmente al vecino lo adeudado y que este nos haya dicho que nones. Ok, antes de redactar la carta de reclamación, tenemos que entender que este documento es el primer paso formal en un proceso que puede escalar hacia instancias legales. Preparar una reclamación implica una recopilación exhaustiva de la información, incluyendo no solo el monto adeudado y el período correspondiente, sino también las actas de las juntas donde se aprobaron las cuotas y los posibles acuerdos de pago previos. Es mucho trabajo. Y es necesario hacerlo bien.
Hay que asegurarse de que la comunidad ha seguido los procedimientos adecuados. ¿Se han notificado formalmente las deudas en juntas anteriores? También se deben considerar las implicaciones legales de cada paso, lo que incluye el gran olvidado, el plazo de reclamación de la deuda. Contar con un certificado digital de comunidad de propietarios os facilitará la gestión electrónica de comunicaciones certificadas, un aspecto cada vez más relevante para notificar impagos de forma oficial y garantizar, por otro lado, que el deudor ha sido debidamente informado, lo cual, ya os confirmamos que es fundamental para el éxito de la reclamación.
Y tú te preguntarás, ¿merece la pena el gestionar correctamente una reclamación de deuda? Dínoslo tú mismo cuando veas que:
- Agiliza la recuperación de la deuda.
- Evita conflictos entre vecinos.
- Protege los derechos de los propietarios cumplidores.
- Establece un precedente para evitar futuros impagos.
- Optimiza la gestión de la comunidad.
Motivos por los que hay que escribir una carta de reclamación de deuda de comunidad de propietarios
El envío de una carta de reclamación es como sacar una bandera blanca en una trinchera. Se entiende que se quiere llegar a un acuerdo. Pacífico, claro está. Facilita la posibilidad de llegar a una resolución extrajudicial, como un plan de pagos, que puede ser beneficioso para ambas partes.
Tampoco podemos olvidar que al documentar este intento de resolución amistosa, la comunidad se protege ante posibles alegaciones futuras del deudor. Es importante recordar que, en caso de que la deuda persista, contar con pruebas del envío de la carta y su contenido (a través de comunicaciones certificadas) le dará una posición reforzada a la comunidad en un eventual proceso judicial, momento donde se tendrá en cuenta el plazo de reclamación de deuda por parte de la comunidad de propietarios.
Vale que no es una comunidad de propietarios, pero empresas como Telefónica o Iberdrola utilizan cartas de reclamación de deuda como primer paso antes de interrumpir el servicio a sus clientes morosos. Repetimos, no es lo mismo, pero te haces una idea, ¿verdad?
Datos y obligaciones que debe incluir una carta de reclamación de deuda de comunidad de propietarios
¿Qué debe incluir? ¿Qué debemos aportar y no puede faltar? Una carta de reclamación de deuda debe incluir la siguiente información:
A) Datos de la comunidad de vecinos
- Nombre y dirección de la comunidad.
- Número de identificación fiscal (NIF).
- Datos de contacto del administrador o presidente.
B) Datos del vecino moroso
- Nombre y apellidos del propietario deudor.
- Número de identificación fiscal (NIF).
- Dirección del inmueble.
C) Descripción detallada de la deuda
- Importe total adeudado.
- Desglose de las cuotas impagadas (mes y año).
- Concepto de las cuotas (ordinarias, extraordinarias, etc.).
- Intereses de demora aplicables, si los hay.
D) Plazos de pago
- Fecha límite para el pago de la deuda.
- Forma de pago (transferencia bancaria, cheque, etc.).
- Información bancaria para realizar el pago.
E) Advertencias
- Advertencia de inicio de acciones legales en caso de impago.
- Posibilidad de inclusión en listados de morosos.
- Responsabilidad por los gastos judiciales derivados de la reclamación.
E) Firmas
- Firma del administrador o presidente de la comunidad.
- Sello de la comunidad (si lo hay).
F) Fechas
- Fecha de emisión de la carta.
- Fecha límite de pago.
Además de todos estos datos, te recomendamos que también añadas:
- Información sobre la forma de cálculo de la deuda, detallando cómo se ha calculado el importe adeudado, incluyendo la cuota ordinaria, los recargos por demora (si los hay) y cualquier otro concepto aplicable.
- Para la base legal de la reclamación, es conveniente mencionar el artículo 21 de la Ley de Propiedad Horizontal que ampara la reclamación de deudas a los propietarios morosos.
- Información sobre la posibilidad de negociar un plan de pagos, en el caso de que se quiera ofrecer la opción de establecer uno, adaptado a la situación económica del deudor, siempre y cuando esto sea viable para la comunidad.
- Aviso sobre la inclusión en ficheros de morosidad. ¿Qué es esto? Es el hecho de informar al deudor sobre la posibilidad de ser incluido en ficheros de morosidad en caso de no atender la reclamación, cumpliendo con la normativa de protección de datos.
- Recordatorio sobre las consecuencias del impago. O lo que es lo mismo, explicarle que, además de las acciones legales, el impago puede acarrear la privación del derecho de voto en las juntas de propietarios, según lo establecido en la Ley de Propiedad Horizontal.
- Información adicional relevante. En este apartado se puede incluir cualquier otra información que pueda ser relevante para el caso concreto, como referencias a acuerdos previos o comunicaciones relacionadas con la deuda.
Cómo se redacta una carta de reclamación de deuda para la comunidad de vecinos
Para redactar una carta de reclamación de deuda efectiva, te recomendamos seguir estos pasos:
- Recopila toda la información necesaria (datos de la comunidad, del vecino moroso, importe de la deuda, etc.).
- Utiliza un tono formal y respetuoso (evita expresiones ofensivas o amenazantes. Sabemos que puede ser complicado, pero no es el momento ni el lugar).
- Sé claro y conciso (la deuda tiene que estar explicada de forma detallada, así como los plazos de pago).
- Incluye advertencias sobre las consecuencias del impago (inicio de acciones legales, inclusión en listados de morosos, etc.).
- Revisa la carta cuidadosamente antes de enviarla. Lo mismo que cuando entregabas un examen al profesor/a. Asegúrate de que no haya errores y de que toda la información sea correcta.
Consejos para redactar la reclamación de una deuda a la comunidad de propietarios
- Sé proactivo. Es decir, no esperéis a que la deuda sea demasiado grande para reclamarla.
- Comunicaros con el vecino moroso. Intentad hablar con él antes de enviar la carta para entender su situación y buscar una solución amistosa.
- Documentad todas las comunicaciones. Importante el guardar copia de las cartas, correos electrónicos y conversaciones telefónicas.
- Asesorarlos con un abogado especializado en comunidades de propietarios, sobre todo si la deuda es importante o el vecino hace oídos sordos.
Modelo de carta para notificar la reclamación de deuda comunidad de propietarios
Bien, ya sabemos todos los datos que tiene que incluir la carta de reclamación. Pero, ¿qué más información debe incluir? ¿Cómo nos aseguramos de que cumple con los requisitos legales?
Para facilitaros este proceso, en Camerfirma os dejamos un modelo descargable y personalizable. Diseñado por expertos en la materia, cumple con todos los requisitos legales necesarios para que tu reclamación sea efectiva.
Cómo puedo enviar una reclamación de deuda de la comunidad de propietarios de forma económica y legal
Y lo que es más importante, de manera más económica y digital, para que la reciba el moroso en su propio móvil. A través de un WhatsApp. Sí, todo esto es posible gracias a las soluciones de comunicaciones certificadas que te ofrecemos en Camerfirma. Estas te permiten enviar notificaciones certificadas con validez legal por vía electrónica, lo que os ayudará a ahorrar en costes de envío postal y gestión documental.
Además, nuestras comunicaciones certificadas garantizan la integridad y confidencialidad de la información, por no hablar de que también acreditan el envío y la recepción de la comunicación, lo que refuerza su validez legal, si a futuro, no se llega a un acuerdo amistoso.
Quién reclama las deudas de la comunidad de propietarios
Sí, en las juntas de propietarios puede hablar todo el mundo, pero no todo el mundo puede realizar las reclamaciones. Estas deben ser presentadas por:
- El administrador de la comunidad.
- El presidente de la comunidad.
- Un abogado contratado por la comunidad.
En cualquier caso, es indispensable que la comunidad cuente con el acuerdo de la junta de propietarios para iniciar el proceso de reclamación.
¿Cómo reclamar las cuotas impagadas?
Se entiende que un propietario, ya sea de una vivienda o un local, está en deuda con la comunidad cuando deja de pagar los recibos mensuales. Es importante recalcar que el responsable es el dueño del inmueble y no el inquilino, en caso de que esté alquilado.
A partir de este momento, la comunidad puede reclamar la cantidad adeudada. Para ello, hay que llevar a cabo las siguientes acciones:
1. Convocar una Junta de propietarios
Antes de llevar a cabo cualquier acción legal, la comunidad de vecinos debe reunirse en junta. En el orden del día debe incluir la liquidación de las deudas de cada propietario y aprobar mediante votación la reclamación de las cantidades pendientes mediante vías judiciales.
2. Notificar el acuerdo al vecino moroso
En el caso de que se haya decidido reclamar la deuda, hay que avisar al propietario afectado. La notificación debe llegar a su domicilio, aunque si este no vive en el edificio y no disponemos de su dirección, podemos hacerla llegar a la dirección que forma parte de la comunidad, o bien, podemos comunicarnos con él vía digital, siempre y cuando contemos con el consentimiento expreso del propietario para recibir notificaciones por vía electrónica. Consentimiento que, por otro lado, debe ser libre, informado, específico e inequívoco.
Para que sea válida, tenemos que tener la seguridad de que el destinatario la ha recibido correctamente. Puedes, por ejemplo, enviar una carta con acuse de recibo, un email certificado, un WhatsApp certificado, un burofax, etc.
Recuerda incluir, en el contenido de la carta, la fecha, así como la firma del secretario y el visto bueno del Presidente.
3. Iniciar el procedimiento monitorio
Este sirve para reclamar el pago de deudas monetarias de forma rápida y sencilla. Está regulado por la Ley de Enjuiciamiento Civil y también en el artículo 21 de la Ley de Propiedad Horizontal.
¿Qué nos hace falta para poder poner en marcha este proceso?
- Notificar al propietario, como hemos dicho más arriba, de la convocatoria en donde se notifique en un punto del orden del día la intención de la comunidad de certificar la deuda e iniciar el proceso judicial.
- Reflejar en el acta las cantidades a demandar y sus conceptos de forma clara y concisa, así como su aprobación por mayoría simple.
- Informar al propietario de la aprobación y de las acciones que se van a llevar a cabo.
Con todo esto, la comunidad deberá presentar la demanda en el juzgado de primera instancia que corresponda con el domicilio del deudor.
4. Adjuntar toda la documentación a la demanda
Para reclamar las deudas a la comunidad de propietarios mediante un proceso monitorio es fundamental presentar información suficiente en la demanda. Será necesario incluir:
- Datos identificativos de la comunidad demandante.
- Datos identificativos del vecino en deuda.
- El importe de la deuda que se reclama.
- Certificado del acuerdo en junta aprobando la liquidación de la deuda y su impago.
- Documento acreditativo de la notificación del deudor del acuerdo que aprueba la liquidación de la deuda.
- Justificantes de los gastos ocasionados por el requerimiento del pago.
- Adjuntar otros documentos que, si bien no son obligatorios, sí pueden resultar convenientes (extractos bancarios, historial de comunicaciones, contrato de arrendamiento si aplica, presupuestos/facturas de servicios comunitarios, informe económico de la comunidad, etc.).
- Solicitud de embargo preventivo.
5. Esperar la respuesta del deudor
Si el juzgado admite a trámite la demanda, el propietario moroso tendrá un plazo de veinte días hábiles para pagar o, por el contrario, no contestar u oponerse.
¿Qué ocurre en el segundo caso? El propietario puede alegar que no debe la cantidad que se le reclama, que no se le ha notificado, etc. y oponerse a abonar la deuda. En tal caso, será necesario celebrar un juicio. Mientras tanto, se podrá solicitar el embargo preventivo de los bienes del deudor.
Si no responde, el juzgado dictará un decreto para ejecutar la deuda y embargar sus bienes hasta cobrar el importe reclamado.
6. Respetar la privacidad de propietario en deuda con la comunidad
En todo este proceso no hay que olvidar que existe una Ley Orgánica de Protección de Datos Personales. Hay que ser cuidadosos con el tratamiento que se hace de la información de los propietarios; sin embargo, hay que aclarar que Agencia Española de Protección de Datos manifiesta que, ni la convocatoria de la junta que incluya el listado de deudores, ni el acta de la misma, son contrarias a la normativa de protección de datos.
Lo que no se puede hacer es publicar esta información, en el tablón de anuncios de la comunidad a la vista de vecinos, porque también lo estará para cualquier persona que pase por allí. Solo se puede recurrir a esta vía de comunicación cuando todas las anteriores no han funcionado.
7. Contratar a un abogado y un procurador
Cuando el proceso monitorio fracasa y la deuda es superior a 2.000 € es necesario recurrir a un juicio ordinario. Llegados a este punto es obligatorio estar asistido con un abogado o un procurador.
¿Cuándo prescriben las deudas con la comunidad de propietarios?
El artículo 1964 del Código Civil dicta que las reclamaciones de deuda prescriben a partir de los cinco años desde que se puede exigir el cumplimiento de la obligación. Es decir, desde que el propietario no abona la cuota sin importar que esta sea ordinaria o extraordinaria.
Este artículo fue modificado en 2015 con la reforma del Código Civil, por eso, las deudas generadas hasta ese año no prescriben hasta pasados 15 años. Así, una deuda contraída en 2021 no prescribirá hasta 2036.
Ventajas de enviar reclamación de deudas de comunidad de propietarios con Confye.
La morosidad en las comunidades de propietarios es como la tortura de la gota de agua. Es algo que, poco a poco, va minando la salud financiera y el bienestar de la comunidad. Ante esta problemática, nuestra solución para comunicaciones digitales Confye, os ofrece una solución innovadora y eficiente para la reclamación de la deuda.
¿Qué es Confye y cómo simplifica el proceso de reclamación?
Confye es una plataforma diseñada para simplificar y agilizar el envío de comunicaciones certificadas. Permite a las comunidades gestionar de manera eficiente las notificaciones a los propietarios morosos, ahorrando tiempo y recursos.
¿Qué opciones de envío me ofrece Confye?
- Correo electrónico certificado con acuse de recibo y certificación del contenido, garantizando la recepción por parte del destinatario.
- SMS certificado con certificación del contenido y confirmación de entrega, ideal para notificaciones urgentes.
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- Ahorro de tiempo y recursos al simplificarse el proceso de envío y seguimiento de las comunicaciones.
- Mayor eficiencia, al agilizarse el proceso de reclamación, reduciendo los plazos de cobro.
- Control y seguimiento. Podrás realizar un seguimiento detallado del estado de las comunicaciones, sabiendo en todo momento si el destinatario ha recibido y leído la notificación.
- El envío a través de Confye es más económico que otros métodos tradicionales, como el burofax en papel o el correo certificado.
Esperamos que nunca tengáis que presentar una carta de reclamación, pero al menos, ahora ya sabéis como hacerlo de la mejor manera posible.
