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¿Por qué cada vez más empresas incorporan la firma electrónica en su día a día? Fácil. Este innovador proceso, además de acelerar las operaciones comerciales, incorpora un nivel superior de autenticación y verificación documental. Adoptar esta tecnología supone una mejora para las empresas, sobre todo para aquellas que desean mantener su posición en un mercado que, cada vez es más competitivo y sobre todo, más digital.
¿Qué es el proceso de firma electrónica?
La firma electrónica representa una convergencia entre tecnología y legalidad. O lo que es lo mismo, nos facilita la autenticación de documentos en el ámbito digital. Sobre todo en los procesos de onboarding digital. Esta tecnología emplea métodos criptográficos que aseguran la identidad del firmante y la integridad del documento, garantizando que no ha sido alterado desde el momento de su firma.
Fundamentos técnicos de la firma electrónica (uso de certificados digitales)
Se basa en el uso de certificados digitales, que son emitidos por autoridades certificadoras reconocidas, como es el caso de Camerfirma. Estos certificados vinculan datos de verificación de firma a una persona específica, utilizando para ello técnicas de criptografía asimétrica. Esta tecnología asegura que la firma es única y verificable, lo que significa que cualquier alteración del documento después de firmado puede ser detectada fácilmente.
Aplicaciones prácticas en el entorno empresarial
La implementación de la firma electrónica en una empresa puede abarcar desde la firma de contratos, formación de empleados hasta la autorización de transacciones y documentos internos.
- Contratación de personal. Agiliza el proceso de incorporación de nuevos empleados al permitir la firma remota de contratos laborales.
- Acuerdos con proveedores. Facilita las operaciones comerciales al permitir la firma de acuerdos y pedidos de compra de manera digital.
- Gestión documental interna. Permite la aprobación de políticas internas y otros documentos relevantes sin la necesidad de encuentros presenciales.
Y estos son solo algunos ejemplos.
Cómo implementar la firma electrónica en tu proceso de onboarding
Integrar la firma electrónica en el proceso de onboarding es bueno para todas las partes. Tanto para la empresa, que optimiza la gestión del tiempo y los recursos, como para el empleado o cliente, ya que mejoramos su experiencia.
1. Estudio de las necesidades
Antes de implementar una solución de firma electrónica, tómate un tiempo. Es momento de realizar un análisis detallado de las necesidades de la empresa. Esto incluye identificar los tipos de documentos que se firman regularmente durante el onboarding, los requisitos legales específicos de la industria, y las expectativas de los empleados y otros stakeholders.
Algunas preguntas clave a considerar son:
- ¿Qué procesos de onboarding podrían beneficiarse más de la firma electrónica?
- ¿Existen requisitos legales específicos para la firma de documentos en nuestro sector?
- ¿Cómo se alinea esta tecnología con los objetivos a largo plazo de la empresa?
2. Implementación de la firma electrónica GoSign
GoSign es una plataforma de firma electrónica que facilita la implementación de este proceso en las empresas. Comienza con la selección del tipo de firma electrónica más adecuada para tus necesidades (simple, avanzada o cualificada). Los pasos incluyen:
- Integración tecnológica: Configurar y probar la integración de GoSign con los sistemas de gestión documental existentes.
- Legal y cumplimiento: Asegurar que la solución cumpla con las normativas locales e internacionales de firma electrónica.
- Pruebas piloto: Realizar una serie de pruebas piloto para asegurar que los procesos funcionan como se espera antes de un despliegue completo.
3. Poner en marcha la plataforma de onboarding TOP
La plataforma de onboarding TOP es una herramienta integral que se puede integrar con GoSign para proporcionar una experiencia de onboarding fluida y completamente digital. La puesta en marcha de TOP supone:
- Configuración de la plataforma: Personalizar el flujo de trabajo de onboarding para adaptarse a las necesidades específicas de la empresa.
- Integración de firma electrónica: Asegurar que todos los documentos necesarios durante el onboarding puedan ser firmados digitalmente.
- Accesibilidad y usabilidad: Garantizar que la plataforma sea fácil de usar para todos los nuevos empleados, independientemente de su ubicación o dispositivo.
4. Llevar a cabo el proyecto dentro de la empresa
Implementar la firma electrónica requiere una gestión de proyecto eficaz. ¿Qué supone esto?
- Asignación de roles y responsabilidades: Define quién será responsable de cada etapa del proceso de implementación.
- Cronograma del proyecto: Establece un timeline claro con objetivos específicos y fechas de revisión.
- Gestión de cambios: Prepara a la organización para el cambio mediante la comunicación proactiva y la gestión de expectativas.
La gestión eficaz de la implementación de la firma electrónica va más allá de la asignación de roles y la creación de un cronograma. Es fundamental establecer mecanismos de comunicación efectivos que permitan mantener informados a todos los involucrados sobre el progreso del proyecto. Utilizar herramientas de gestión de proyectos puede ayudar a visualizar las fases del proyecto y a monitorear las tareas en tiempo real, lo que aumenta la transparencia y mejora la colaboración entre los equipos.
Tampoco podemos olvidar que es necesario involucrar a los líderes de opinión dentro de la empresa que puedan actuar como embajadores del cambio, fomentando una actitud positiva hacia la adopción de nuevas tecnologías y facilitando la transición para sus colegas.
Otro aspecto importante es la evaluación de riesgos. Antes de la implementación, es necesario identificar posibles problemas que podrían afectar el éxito del proyecto. Esto puede incluir resistencia al cambio por parte de los empleados, dificultades técnicas o limitaciones legales específicas del sector. Desarrollar un plan de contingencia es una buena opción para empezar.
5. Información y formación de los empleados
Una parte crítica de la implementación es asegurarse de que todos los empleados entiendan cómo utilizar la firma electrónica y la plataforma de onboarding. Esto puede incluir:
- Sesiones de formación: Organiza talleres y seminarios para entrenar a los empleados en el uso de la nueva tecnología. Te será de ayuda.
- Materiales de apoyo: Desarrolla guías y FAQs que los empleados puedan consultar en cualquier momento.
- Soporte técnico: Establece un servicio de soporte para resolver cualquier duda o problema que pueda surgir.
Asimismo, es importante adoptar un punto de vista interactivo y participativo en la formación sobre la firma electrónica y la plataforma de onboarding. Demos, simulaciones, escenarios prácticos donde los empleados pueden experimentar de primera mano cómo funcionará el sistema en situaciones reales. Estos ejercicios ayudan a consolidar el aprendizaje, y permiten a los empleados explorar el sistema en un entorno controlado, aumentando su confianza y competencia antes de utilizarlo en su trabajo diario.
Para reforzar el aprendizaje continuo y el apoyo, puede ser útil implementar un sistema de mentoría, donde los empleados más experimentados en la tecnología ayuden a sus compañeros a través de sesiones regulares de preguntas y respuestas o mediante la creación de un foro interno.
Otra opción es medir la eficacia de la formación a través de encuestas y evaluaciones regulares. Puede proporcionar información valiosa sobre áreas de mejora y satisfacción del empleado con el proceso de formación, lo que permite realizar ajustes necesarios para maximizar la adopción y el uso efectivo de la tecnología de firma electrónica.
6. Evaluación de los resultados del proyecto
Finalmente, es esencial evaluar la efectividad de la implementación de la firma electrónica en el proceso de onboarding. Lo que nos lleva a:
- Recopilación de feedback: Opiniones de los nuevos empleados y de los gestores de RRHH sobre la facilidad de uso y la eficacia del proceso.
- Análisis de rendimiento: Revisa los tiempos de procesamiento, las tasas de error, y otros indicadores de rendimiento para medir mejoras.
- Ajustes continuos: Utiliza los datos recogidos para realizar ajustes y mejorar el sistema de manera continua.
Ventajas de implementar el proceso de firma electrónica en tu empresa
No cometamos el error de ver la firma electrónica simplemente como una mera modernización. Sus beneficios son numerosos y sobre todo, tangibles. Veamos en detalle cada uno de ellos.
1. Aumento de la eficiencia
La implementación de la firma electrónica agiliza significativamente los procesos administrativos y operativos. Al eliminar la necesidad de impresión, envío y almacenamiento de documentos físicos, se reducen los tiempos de respuesta. Muy a tener en cuenta en procesos que requieran aprobaciones rápidas o la interacción con múltiples partes, como contrataciones, aprobaciones financieras y acuerdos legales.
- Automatización de flujos de trabajo: Configuración de procesos que automáticamente redirigen los documentos a los firmantes relevantes sin intervención manual.
- Reducción de ciclos de aprobación: Los documentos pueden ser firmados y devueltos en minutos.
2. Mejora de la seguridad
Es por todos sabido, que las firmas electrónicas ofrecen mejoras significativas en seguridad en comparación con las firmas manuscritas tradicionales. Utilizando tecnologías de encriptación y autenticación, cada firma electrónica está vinculada de manera única al firmante y asegura que cualquier cambio en el documento después de firmado sea detectable.
Lo que nos lleva a:
- Verificación de identidad: Las plataformas de firma electrónica incorporan métodos de verificación de identidad que pueden incluir autenticación de dos factores, biometría o códigos de acceso únicos.
- Registro de auditoría: Cada documento firmado incluye un registro detallado de todas las acciones realizadas, proporcionando una pista de auditoría completa para fines legales y de cumplimiento.
Esto, además de cumplir con las normativas de protección de datos, también nos ayuda a construir la confianza con los usuarios y los clientes.
¿Cómo lo hacen? Fácil. Emplean algoritmos de encriptación avanzada que cifran los documentos antes de su transmisión y almacenamiento. Esto asegura que la información sensible sólo pueda ser accedida por las partes autorizadas, protegiendo contra el acceso no autorizado, la manipulación o la pérdida de datos.
Otro punto a tener en cuenta es el uso de infraestructuras de clave pública (PKI), que proporcionan un marco de seguridad sólido a través del cual las claves públicas se emiten y se gestionan. La PKI se asegura de que la firma electrónica generada sea validada de manera confiable, verificando la autenticidad de la clave pública del firmante y, por lo tanto, la autenticidad de la firma misma.
Capas y capas adicionales de seguridad que mantienen la integridad de los documentos firmados electrónicamente. Protecciones que hacen que las operaciones empresariales se realicen sin riesgos de seguridad significativos.
3. Reducción de uso de papel
Implementar la firma electrónica es un paso importante hacia la creación de una oficina sin papel. No es solo el impacto ambiental que reducimos, hay que tener en cuenta también los costos asociados con la impresión, el almacenamiento y la gestión de documentos físicos.
En España se estima que un empleado gasta una media de 50 kilos de papel al año. Ahora haz cuentas.
- Sostenibilidad: Menor consumo de papel contribuye a la reducción de la deforestación y las emisiones de carbono asociadas con la fabricación y el transporte de papel.
- Eficiencia en el espacio de oficina: Eliminar el almacenamiento de archivos físicos libera espacio en la oficina que puede ser utilizado para otros fines, como nuevos puestos de trabajo.
4. Mayor flexibilidad
Los empleados y clientes pueden firmar documentos desde cualquier lugar, en cualquier dispositivo, en cualquier momento, lo que facilita las transacciones a distancia y mejora la accesibilidad para todos los involucrados.
- Adaptabilidad a estilos de trabajo móviles: Potencia el trabajo remoto y las operaciones en diferentes zonas horarias o ubicaciones geográficas.
- Acceso en cualquier momento: Los documentos están disponibles para ser firmados 24/7, lo que acelera las operaciones globales.
5. Incremento del engagement del empleado
¿Buscas mejorar la experiencia del empleado? ¿Hacer que su proceso de onboarding sea más agradable? ¿Efectivo? ¿Para ambas partes? La firma electrónica es tu solución.
Proporcionar una experiencia de integración digital y eficiente muestra un compromiso con la modernización y el respeto por el tiempo del empleado.
- Onboarding más rápido y efectivo: Los nuevos empleados completan los trámites necesarios de manera más rápida, lo que les permite enfocarse en la integración y formación.
- Mejor experiencia del empleado: Un proceso de incorporación simplificado aumentará la satisfacción y el compromiso del empleado desde el primer día.
No olvidemos que los empleados podrán además verificar en tiempo real el estado de sus solicitudes, contratos o cualquier documento relevante, reduciendo la ansiedad y la incertidumbre sobre los procesos administrativos. Esta claridad en la comunicación y procesos resulta en un ambiente de trabajo más armonioso y transparente.
