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Con la aceleración de la transformación digital en los negocios, la gestión de contratos eficiente se ha vuelto indispensable para mantener la competitividad y asegurar el cumplimiento normativo. Sobre todo este último. Las plataformas de onboarding y gestión de contratos, junto con el uso de certificados para firmar contratos digitalmente, están simplificando y fortaleciendo este proceso esencial. ¿Por qué no aprovecharnos de ello?
En los próximos cinco minutos, te explicaremos las diversas herramientas que existen, como los certificados digitales para la firma de contratos. Herramientas que facilitan desde la creación hasta la firma y el seguimiento, permitiendo a las empresas, como la tuya, maximizar su eficacia operativa y minimizar riesgos.
¿Qué es la gestión de contratos?
A simple y grosso modo, es el proceso mediante el cual las empresas organizan y controlan el ciclo de vida de sus contratos, desde la creación hasta la renovación o finalización. Se asegura de que los acuerdos se realicen de acuerdo con las políticas y regulaciones corporativas, y además, maximiza el rendimiento operativo, mientras que a su vez, minimiza los riesgos legales.
Y no solo eso. También:
- Ayuda a evitar errores costosos.
- Mejora las relaciones con los socios.
- Optimiza los procesos internos.
- Facilita la transparencia en las operaciones comerciales.
- Mejor seguimiento y evaluación del cumplimiento contractual por parte de todas las partes involucradas.
Sin olvidar que los contratos bien gestionados también proporcionan datos valiosos que pueden ser analizados para mejorar la toma de decisiones y estrategias futuras.
Claves de la gestión de contratos
- Establecimiento de objetivos contractuales.
- Análisis de riesgos.
- Estandarización de procesos.
- Integración de tecnología.
- Auditoría y revisión continua.
- Formación y capacitación.
¿Cómo hacer una buena gestión de contratos en 2024?
A medida que avanza el año, las empresas se enfrentan a un panorama cada vez más digitalizado. Y ya os avisamos que esto no va a parar. No hay marcha atrás. Hay que subirse de una vez al tren de la digitalización. Las organizaciones deben adoptar herramientas y estrategias que les permitan adaptarse a las necesidades cambiantes del mercado y de la regulación. Esto implica no solamente adoptar nuevas tecnologías. Hay que asegurarse también de que los equipos estén adecuadamente capacitados para utilizar estas herramientas de manera efectiva.
¿Buscas ir más allá? Un punto de vista proactivo puede incluir la implementación de soluciones basadas en inteligencia artificial para predecir riesgos y sugerir acciones correctivas. Además, desde Camerfirma siempre recomendamos mantener una base de datos centralizada y actualizada de todos los contratos. Esto te permitirá un acceso rápido y fiable a la información clave, lo cual es primordial para responder ágilmente a los cambios del mercado o requisitos legales.
Herramientas para la gestión de contratos
Pensadas para revolucionar la manera en que las empresas gestionan sus contratos, estas soluciones lo mismo que simplifican la creación y almacenamiento de documentos, facilitan la firma y el seguimiento de los acuerdos de manera segura y eficiente.
Gosign
Es una plataforma que permite a los usuarios firmar contratos digitalmente con total seguridad jurídica. Al integrar esta herramienta en sus procesos, las empresas reducen el tiempo necesario para ejecutar acuerdos, mientras a su vez, se aseguran que el cumplimiento de las normativas vigentes sobre firma electrónica. Además, proporciona un registro auditado de todas las operaciones, aumentando la transparencia y la trazabilidad de las acciones realizadas.
- Autenticidad y legalidad. Permite firmar documentos con una validez jurídica equivalente a la firma manuscrita, cumpliendo con el Reglamento eIDAS y soportando todas las firmas electrónicas.
- Accesibilidad y conveniencia. No requiere instalaciones por parte de la otra parte. Los documentos pueden ser firmados usando un enlace directo, con el dedo o el ratón, simplificando el proceso de firma sin restricciones de dispositivo o formato.
- Integración y flexibilidad. Se adapta fácilmente a diferentes entornos profesionales y necesidades de seguridad, y es capaz de manejar conjuntos de documentos y varios tipos de firmas digitales en un único proceso.
- Más eficiente. Digitaliza los procesos de firma de documentos reduciendo significativamente el tiempo dedicado a la gestión de trámites tradicionales. GoSign ofrece la capacidad de ejecutar firmas hasta un 85% más rápido comparado con métodos convencionales.
- Mayor seguridad: Como parte de InfoCert, una de las principales autoridades de certificación en Europa, GoSign asegura la máxima seguridad en cada transacción y firma realizada.
- Monitorización y control. Permite una gestión completa de los procesos de firma con clientes, proveedores y colaboradores, facilitando el seguimiento en tiempo real y proporcionando informes detallados de validación.
TOP – Camerfirma
Otra de nuestras herramientas estrella. TOP de Camerfirma es una plataforma de onboarding y gestión de contratos que ofrece un enfoque integral para la administración de documentos contractuales. Esta solución proporciona una gestión eficiente de todo el ciclo de vida del contrato, desde la solicitud hasta la firma y renovación, todo en un entorno digital seguro. Lo que distingue a TOP es su capacidad para integrarse con otros sistemas empresariales, lo que facilita un flujo de trabajo continuo y reduce la duplicación de esfuerzos.
ContractSafe
Pensada para ayudar a las empresas a organizar y acceder a sus contratos de forma rápida y segura, esta herramienta dispone de características como la búsqueda avanzada y alertas de fechas clave, lo que garantiza que nunca se pasen por alto los términos contractuales importantes. Es útil para empresas con un gran volumen de contratos, ya que ofrece soluciones que ayudan a gestionar los documentos de manera eficaz y a mantener la conformidad con las regulaciones vigentes.
Gatekeeper
Basada en inteligencia artificial, Gatekeeper es una solución de gestión de contratos que se centra en la automatización del flujo de trabajo y la colaboración. Permite a las empresas:
- Mantener un control riguroso sobre sus contratos.
- La colaboración entre equipos.
- Toma de decisiones basada en datos.
Además, dispone de paneles de control intuitivos para una visión general y detallada del estado de los contratos, lo que permite una supervisión proactiva y una gestión eficiente de los plazos y obligaciones contractuales.
ContractWorks
De origen americano, ContractWorks ofrece una gestión de contratos simplificada, con un fuerte enfoque en la seguridad y la facilidad de uso. Su capacidad para proporcionar firmas electrónicas y almacenamiento seguro hace que sea una opción para empresas que busquen digitalizar la gestión de sus contratos.
Etapas del proceso de gestión de contratos
La gestión de contratos implica varias etapas críticas, cada una de las cuales requiere atención detallada para asegurar el éxito del proceso.
Solicitud de contrato
Esta etapa inicial implica la identificación de la necesidad de un contrato y la formulación de una solicitud que detalle los requerimientos específicos del acuerdo. Es necesario que esta fase se maneje con precisión, ya que establece la base para todas las negociaciones y redacciones subsiguientes.
Una solicitud clara y detallada ayuda a evitar malentendidos y asegura que todas las partes tengan las mismas expectativas desde el inicio.
Redacción del contrato
En este punto se definen los términos y condiciones que regirán la relación entre las partes. La redacción ha de ser clara y precisa para evitar ambigüedades que puedan causar disputas futuras.
Utilizar plantillas estandarizadas y herramientas de gestión de contratos puede ayudar a asegurar la consistencia y la conformidad con las leyes aplicables. Además, recomendamos la colaboración entre los departamentos legales y operativos para asegurar que todas las cláusulas reflejen adecuadamente las necesidades operativas y los requisitos legales.
Negociación del contrato
Llegamos al punto donde las partes discuten y acuerdan los términos específicos. Durante esta fase, es importante mantener una comunicación abierta y constructiva para alinear los intereses de todas las partes. Las herramientas de gestión de contratos pueden facilitar este proceso al proporcionar plataformas donde se pueden hacer seguimiento en tiempo real de:
- Modificaciones.
- Comentarios.
- Aprobaciones.
Aprobación del contrato
Una vez negociado el contrato, sigue la aprobación por parte de las autoridades pertinentes dentro de cada organización. Este paso suele requerir la revisión de los altos mandos o de los departamentos jurídicos para verificar que el contrato cumple con todos los estándares internos y externos necesarios.
La automatización de este proceso mediante herramientas digitales reduce los tiempos de espera ayudando a mantener un flujo constante en la tramitación de los contratos.
Firma del contrato
Marca la formalización del acuerdo. Con el aumento de la digitalización, firmar contratos digitalmente se ha vuelto una norma, ya que ofrece una manera rápida, segura y verificable de sellar documentos. Las plataformas como Gosign, garantizan que las firmas sean válidas legalmente y vinculantes, proporcionando además un registro auditable que puede ser determinante en caso de disputas.
Obligaciones contractuales
Después de la firma, comienza la etapa de ejecución de las obligaciones contractuales. Para ello las empresas deberían tener sistemas para monitorear el cumplimiento de estas obligaciones por todas las partes. Las herramientas de gestión de contratos suelen incluir funcionalidades que permiten rastrear los hitos del contrato y alertar a los responsables cuando se acercan las fechas de cumplimiento o cuando se detectan desviaciones de los términos acordados.
Cumplimiento del contrato
Involucra asegurarse de que todas las partes cumplan con lo estipulado en el acuerdo. Esto abarca desde el monitoreo regular a la evaluación de la ejecución del contrato en relación con los términos acordados.
Renovación del contrato
Finalmente, la renovación del contrato es una oportunidad para revisar los términos y ajustarlos según sea necesario. Debe realizarse un tiempo prudencial, muy anterior a la fecha de vencimiento del contrato actual para permitir suficiente tiempo para la renegociación y para asegurar la continuidad del servicio o la relación comercial.
Soluciones como las que te venimos hablando, pueden automatizar las notificaciones y preparar el terreno para una transición suave hacia la renovación del contrato.
Estas etapas, gestionadas adecuadamente a través de herramientas y estrategias efectivas, forman el ciclo de vida de la gestión de contratos que, cuando se ejecuta bien, puede llevar a relaciones comerciales más sólidas y resultados empresariales exitosos.
¿Por qué es importante digitalizar la gestión de contratos?
Porque impulsa la eficiencia. Porque hace que todo sea más transparente. Porque nos aporta seguridad. Porque nos ofrece ventajas significativas que pueden marcar la diferencia en el rendimiento de una empresa.
Beneficios de la digitalización de la gestión de contratos
- Eficiencia. Reduce los tiempos de procesamiento y mejora la eficiencia operativa al eliminar gran parte del manejo manual de documentos. Esto se traduce en ciclos de contrato más rápidos y un tiempo de respuesta más ágil ante las oportunidades de mercado.
- Acceso y seguimiento. Los documentos relevantes se almacenan de manera segura en la nube, permitiendo un acceso fácil y rápido desde cualquier lugar y en cualquier momento. ¿Qué conseguimos así? Un mejor seguimiento y gestión del ciclo de vida de los contratos.
- Reducción de errores humanos. Las plataformas digitales ofrecen herramientas de revisión y validación que aseguran la precisión de los datos en cada paso.
- Cumplimiento normativo. Garantiza que todos los contratos se creen, firmen y almacenen de acuerdo con las leyes y regulaciones vigentes.
- Análisis. La digitalización permite a las empresas recopilar y analizar datos sobre la gestión de contratos, lo que facilita la identificación de tendencias, cuellos de botella y oportunidades de mejora.
Con las herramientas adecuadas y un enfoque bien planificado, las empresas podéis transformar la manera en que manejáis vuestros contratos, logrando una ventaja competitiva en el proceso.
Te preguntamos de nuevo. ¿Por qué no aprovecharse de ella? Contacta ahora con nuestro equipo técnico y descubre qué solución se adapta mejor a las necesidades de tu negocio.
