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Las facturas son esenciales en el control de la contabilidad de los negocios. Son los documentos que muestran cada una de las operaciones comerciales de compraventa, tanto de bienes como de los servicios que ofrece una empresa.
Para que sea aceptada cómo válida, la factura debe cumplir con ciertos requisitos. Y uno de ellos es no tener errores. Pero las equivocaciones ocurren, un error en el importe, en los datos fiscales o en el cálculo de los impuestos, etc. ¿Qué hacer?
Como solución a estos casos existe la factura rectificativa. A continuación, te explicamos ¿qué es este tipo de factura y en qué casos procede la rectificación de las facturas emitidas.
¿Qué es una factura rectificativa?
La factura rectificativa es el tipo de factura que puede emitirse para corregir, modificar o ampliar alguno de los datos que contiene la factura original.
Estas facturas cuentan con un sistema de numeración propio, pero deben hacer mención explícita del número de la factura que está corrigiendo o rectificando.
¿Para qué sirve la factura rectificativa?
Como sabes, cuando emites una factura ésta se registra en el sistema de contabilidad del negocio. Y si la factura posee un error, no existe la posibilidad de enmendarla o eliminarla y hacer otra.
Así que, lo correcto es emitir una factura rectificativa que corrija, amplíe o modifique los datos implicados. Pero siempre conservando intacta la factura original.
¿Cuándo se debe utilizar una factura rectificativa?
Entre los motivos más habituales de la rectificación de facturas emitidas están los siguientes:
- Error de cálculo. En el caso de que la factura original presente un error en el importe del impuesto, por ejemplo, del IRPF o de IVA.
- Modificación del importe total de la operación.
- Error en datos de identificación, sean del receptor o del emisor.
- Falta de datos obligatorios o de requisitos mínimos en la factura original.
- Devolución del importe, sea total o parcial.
La factura rectificativa debe emitirse inmediatamente suceda el supuesto que la causa, es decir, tan pronto como te percates de tal circunstancia. Pero siempre dentro de un período de 4 años, contados a partir de la fecha de emisión de la factura errónea.
Como ves, en general, una de las principales razones para realizar una factura rectificativa es el factor error humano. ¿Cómo solventar el error? Veamos.
¿Cómo hacer una factura rectificativa?
El cómo hacer una factura rectificativa depende de cada caso. Por ejemplo, una factura rectificativa puede:
- Contener solo el importe o dato modificado, que a su vez puede ser un importe positivo o negativo. En esta circunstancia, será válida tanto la factura original como la que muestra la rectificación.
- Emitirse con toda la información correcta. En este caso, ésta factura sustituye a la original. Quedando la original anulada, más no eliminada.
- Contener la corrección de varias facturas originales. Siempre que se identifiquen cada una de las facturas que se desean modificar.
Requisitos de una factura rectificativa
Este tipo de factura también debe contener una serie de requisitos obligatorios. En primer lugar, se debe indicar claramente que es rectificativa, preferiblemente en la zona superior del documento. Además, debe presentar:
- El número y fecha de devengo de la factura original que se está rectificando.
- El número de factura rectificativa, que debe ser independiente de la secuencia que tienen las facturas originales.
- El detalle de la modificación, ampliación o corrección que se necesita realizar.
- Los demás datos obligatorios en una factura ordinaria, como:
- La fecha de emisión de la factura rectificativa.
- Los datos fiscales del emisor y el receptor.
- El concepto, en el que se menciona el producto o servicio comercializado.
- Tipo impositivo.
- Base imponible e importe total.
Tipos de factura rectificativa
Podemos identificar dos tipos de factura rectificativa, la factura rectificativa positiva y la factura rectificativa negativa o de devolución. ¿Cuándo usar una u otra? Realmente no se ha establecido un criterio único, pero pueden distinguirse de la siguiente manera.
- La factura rectificativa negativa. También llamadas de abono, son las facturas cuyo importe modificado o corregido es negativo. Exactamente, son las que se utilizan para corregir o anular una factura ordinaria en los casos de error en el importe, como:
- Devoluciones del pedido, parciales o totales.
- Recuperación del IVA, en caso de facturas que no se hayan cobrado o facturas impagadas
- Error o modificación de la base imponible o del monto total de la factura.
- La factura rectificativa positiva. En este caso se corrigen:
- Los datos del cliente o del emisor.
- Datos de la factura, como la fecha de devengo o la de vencimiento de la factura original.
- El porcentaje del IVA o del IRPF.
Pero es ¿factura de abono o rectificativa? Anteriormente, hablar de factura de abono o rectificativa era lo mismo. Es partir del 2013 que la factura de abono pasa a ser un tipo de factura rectificativa.
Ejemplo de factura rectificativa
A continuación, te entregamos dos modelos de factura rectificativa:
Si has emitido una factura original por la venta del producto X, como la siguiente:
Pero observas que cometiste un error en la dirección del cliente. Entonces el modelo de la factura rectificativa queda del siguiente modo:
Pero observas que cometiste un error en la dirección del cliente. Entonces el modelo de la factura rectificativa queda del siguiente modo:
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Porque los sistemas que facilitan la facturación electrónica no solo permiten eliminar la probabilidad de errores, también agilizan el proceso de creación y envío del documento.
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