¿Qué es el sello electrónico o sello digital?

El certificado de sello electrónico es el sello estampado de toda la vida y sirve para identificar una empresa o entidad sin la necesidad de incluir datos personales, por lo que solo está disponible para personas jurídicas.

El sello electrónico (también conocido como sello digital) debe cumplir con las regulaciones del reglamento eIDAS y está diseñado para garantizar la integridad y autenticidad de los documentos vinculados al mismo.

Es la información del propio sello digital la que define esta autenticidad. Los fraudes en los sellos se logran evitar gracias al uso de un certificado digital cualificado asociado a la creación del sello electrónico. 

Mediante una clave privada única generada desde la creación del sello se logra que no haya equívocos: la entidad que creó en su día un sello electrónico no puede negar que lo asoció a un documento en concreto. 

En el momento en que este documento se modifica, el sello digital ya no es válido.

¿Necesitas comprar un certificado de sello electrónico?

Diferencia entre firma electrónica y sello electrónico

La firma electrónica es un conjunto de datos electrónicos que incluyen información personal y única -por lo que no hay posibilidad de repudio- sobre su firmante en el documento electrónico al que va asociada.

Principalmente la firma electrónica sirve principalmente para identificar al firmante de manera inequívoca y asegurar así la integridad del documento firmado. De este modo y a efectos legales, el documento electrónico tiene la misma validez legal que el original.

Por otro lado, el sello electrónico, aunque también sirve para identificar y asegurar la integridad de un documento, este ha sido diseñado para personas jurídicas. 

A diferencia de la firma electrónica, el sello digital permite a una empresa jurídica autenticarse y estampar firmas electrónicas sin la necesidad de añadir información personal de un representante. 

Muchas empresas desconocen esta diferencia y utilizan un certificado digital de apoderado o de representante legal para firmas y autenticaciones entre componentes informáticos que forman parte de procesos automatizados sin intervenciones humanas, como generaciones de recibos, facturas, etc. 

Tipos de sello digital para empresas

Desde Camerfirma ofrecemos diferentes formatos de certificado de sellos digitales en función de los usos.

CERTIFICADO DE SELLO ELECTRÓNICO P12

Puede instalarse en un gran número de ordenadores o máquinas y estos suelen estar asociados a personas que no van a hacer sellado masivo, aunque también sería posible importarlo a una aplicación que permita este tipo de servicio.

CERTIFICADO DE SELLO ELECTRÓNICO CSR

El usuario genera la clave privada en la máquina donde va a instalar el certificado de sello electrónico. Esta es intransferible y no puede reutilizarse, por lo que no puede instarlo en otra máquina. Suele usarse para procesos críticos y para departamentos técnicos.

CERTIFICADO DE SELLO ELECTRÓNICO HW

Va implementado en una tarjeta y mucho más enfocado enfocado al cliente que quiere darle la mayor validez jurídica a la firma, ya que hace firma cualificada.

Beneficios del sello electrónico para tu organización

• Como ya hemos dicho anteriormente, uno de los beneficios principales es que no necesita la incorporación de datos personales de ningún representante, por lo que, su estampa tampoco depende de una persona en concreto. 

• Garantiza la autenticidad e integridad de los documentos vinculados al sello digital estampado.

• Reducción de costes y optimización del proceso comercial. Sellar los documentos de manera digital y automatizada, agiliza los trámites 

• Simplificación de uso.

Sellos de órgano: Los sellos Electrónicos para las Administraciones Públicas

Los sellos electrónicos están siempre enfocados hacia las empresas, tanto para poder aplicar el sello en documento de ámbito privado, así como de ámbito público, generando una relación oficial entre las empresas y las AAPP. 

Es decir, si una empresa de cualquier índole adquiere un sello digital a nombre de la organización o de un departamento específico, tendrá la capacidad de sellar documentos tanto en un ámbito privado como público.

No obstante, en Camerfirma ofrecemos sellos electrónicos para la actuación automatizada (SEPAA). Este tipo de sello digital es exclusivo para el uso de Administraciones Públicas, como pueden ser ayuntamientos, el SEPE, Seguridad Social, etc) y se conocen como sellos de órgano.

Este sello electrónico serviría como sustituto digital del sello estampado que las Administraciones Públicas utilizan, diferente al sello electrónico mencionado en epígrafes anteriores en este post. 

¿Por qué es diferente el sello de órgano al sello electrónico para empresas?

Esta diferenciación se debe a la publicación de una normativa que obligó a las AAPP a que su sello electrónico llevase determinada información y unos campos únicos, por eso los campos del SEPAA, que solo se pueden usar en el ámbito público y, por lo tanto son distintos a los que se encuentran en los de sello electrónico de empresas. 

La documentación a presentar es también totalmente distinta, puesto que el solicitante debe acreditar la existencia de la Administración Pública en concreto y los poderes del autorizante. 

Cómo obtener el sello digital para tu organización

¿Cómo crear un sello digital para empresas paso a paso?

Con Camerfirma puedes obtener un sello electrónico para tu empresa en el mismo día de la compra. Lo único que necesitas es entrar en nuestra página Certificado Sello Electrónico / Factura Electrónica y escoger el sello digital que más se ajuste a tus necesidades, por tiempo y formato.

Una vez escogido solo tienes que hacer click en el botón de comprar correspondiente y accederás a una página similar a la siguiente imagen.

Una vez rellenamos los datos correctamente solo tenemos que seguir las indicaciones de la pantalla. Al finalizar, recibiremos un email donde podremos descargarnos el sello electrónico de nuestra empresa o departamento.

Renovación y duración del sello digital para entidades

A diferencia del certificado digital de ciudadano o cualquier otro de persona física, el solicitante necesita volver a comprar el sello electrónico para poder renovarlo. 

Generalmente, los usuarios suelen adquirir el de 4 años de duración, puesto que a la larga, sale más económico. 

Por nuestra parte, nosotros avisamos cuando este está a punto de caducar.

¿Es obligatorio tener sello digital para empresa?

No es obligatorio que todas las empresas cuenten con un sello digital, pero existen varios casos en los que tenerlo resulta altamente recomendable o incluso necesario, especialmente en sectores o actividades que requieren altos niveles de seguridad y autenticidad en sus transacciones electrónicas. Vamos a ver algunos casos:

1. Administración Pública

En muchos países, el sello digital es necesario para que las empresas puedan interactuar de manera oficial con la administración pública. Por ejemplo, para:

• Enviar facturas electrónicas a través de plataformas como FACe en España.
• Firmar contratos o licitaciones electrónicamente en procedimientos de contratación pública.

2. Facturación Electrónica

Si tu empresa emite facturas electrónicas, en algunos países o sectores es obligatorio firmarlas digitalmente para asegurar su autenticidad y prevenir manipulaciones.

• Ejemplos:
  • En Latinoamérica, países como México y Brasil exigen que las empresas usen firmas o sellos digitales para emitir facturas electrónicas.
  • En la Unión Europea, la normativa eIDAS regula la validez de las facturas electrónicas, y aunque no obliga el uso de sello digital, lo recomienda para asegurar integridad y autenticidad.

3. Comercio electrónico y transacciones seguras

Si tu empresa realiza transacciones online, un sello digital aporta una capa adicional de confianza y seguridad para tus clientes, ya que garantiza que la empresa es legítima y que las transacciones no han sido manipuladas.

4. Certificaciones y Cumplimiento Normativo

Sectores regulados, como el financiero, sanitario o jurídico, pueden requerir que los documentos emitidos tengan un sello digital para cumplir con regulaciones específicas de privacidad, seguridad y trazabilidad de datos.

Ahorra comprando sellos electrónicos con más duración en el tiempo

Optar por sellos electrónicos con mayor duración permite a las empresas ahorrar costes, ya que la inversión inicial en un sello a largo plazo suele ser más económica que las renovaciones frecuentes. Esto es especialmente ventajoso para empresas con un uso elevado de firmas digitales en transacciones electrónicas o interacciones con la administración pública, ya que reduce los gastos anuales de renovación.

Además, un sello electrónico de larga duración simplifica la gestión administrativa, minimizando el tiempo que el equipo dedica a gestionar certificados y evitando trámites burocráticos anuales. Esto significa que el personal puede centrarse en tareas estratégicas sin preocuparse por vencimientos inesperados o interrupciones en las operaciones.

Finalmente, los sellos de mayor duración facilitan el cumplimiento normativo, ya que aseguran que la empresa siempre esté en regla. Esto es fundamental en sectores regulados, donde un certificado vencido puede generar multas o detener actividades. En general, estos sellos permiten una planificación financiera estable y un uso eficiente de recursos, resultando en un proceso de certificación más efectivo y económico.